Was die Einführung digitaler Mitarbeiterdokumente behindert

Mehr Personalakte wagen

Vielen Unternehmen ist die digitale Archivierung von Belegen wie Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen mittlerweile in Fleisch und Blut übergegangen – mit einer Ausnahme: Bei Mitarbeiterdokumenten schrecken selbst die größten Digitalisierungs-Fans davor zurück.

Manuel Metzler, eks

Manuel Metzler, Leiter des Vertriebs bei der eks Informatik GmbH, Götzis

Aktuell hat nur jeder zehnte Kunde der eks Informatik GmbH eine digitale Personalakte im Einsatz. Von der Einführung werden die Unternehmen vor allem durch drei maßgebliche Gründe abgehalten, beobachtet Manuel Metzler, Leiter des Vertriebs bei dem Spezialisten für Dokumenten- und Workflow-Management sowie digitale Aktenverwaltung.

„Während sich die generellen Vorteile einer digitalen Personalakte meist sofort erschließen, sprengen die konkrete Anpassung für das eigene Unternehmen und der Funktionsumfang oft den Rahmen“, weiß der Digitalisierungs-Experte Metzler. „Als zweiter Punkt erscheint der Aufwand für die Digitalisierung bestehender Mitarbeiterdokumente zu groß, da jedes einzelne verarbeitet werden muss. Zu guter Letzt fehlt der Überblick über die Möglichkeiten, die eine digitale Personalakte Unternehmen jeder Größe bietet – hier schwingt zudem die Angst mit, gegen DSGVO-Vorschriften zu verstoßen.“

Die generelle Stärke der digitalen Personalakte, die auf einem Dokumentenmanagement-System (DMS) basiert, sieht Manuel Metzler darin, dass sie Daten aus verschiedenen Unternehmensanwendungen bündeln und vereint in einer Übersicht anzeigen kann. Über einen „Aktendeckel“ (oder ein Dashboard) lassen sich dann alle Informationen zu einem Mitarbeiter finden: Adresse, Lohnnachweis, Einstufung, Vorgesetzter usw. Bereits vorhandene Dokumente können schnell über einen Scan-Dienstleister oder via OCR-Erkennung integriert werden.

Onboarding- und Offboarding-Workflows

Schnittstellen zu anderen Systemen bieten die Möglichkeit zur Integration aktueller Daten, wie beispielsweise den derzeitigen Stundensaldo. Alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum „Zahltagzettel“ – finden sich dann an einem Ort wieder. Egal ob Arztbestätigung oder Urlaubsschein: sämtliche Belege sind rechtsgültig, unveränderbar und versioniert archiviert.

Durch eine Reminder-Funktion werden bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch Erinnerungs-E-Mails vor Vertragsablauf an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung gesendet. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird dadurch einfacher, da die jeweiligen Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können.

Gepaart mit Onboarding- und Offboarding-Workflows lässt sich auch gezielt die Digitalisierung von HR-Dokumenten und -Prozessen umsetzen, sagt Metzler. Unterlagen für neu eintretende Mitarbeiter können dann mittels Workflows nachvollziehbar an die zuständigen Abteilungen gesendet werden. Mittels Drag-and-Drop wird die E-Mail mit der Krankmeldung eines Mitarbeiters in der Akte archiviert. Die Indexierung des Dokuments erfolgt zum größten Teil automatisch, da einfach die Indexwerte aus der digitalen Personalakte übernommen werden.

Viele Argumente sprechen für die digitale Personalakte

Einige der meistgenannten Argumente für die Einführung, wie die Digitalisierung von Papierdokumenten an sich und die Einsparung von Platz durch das Auflösen von Papierordnern, greifen zu kurz und sind zu unspezifisch. Denn die Stärke der digitalen Personalakte liegt darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und diese vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen.

Dadurch können eine Vielzahl der bislang händisch ausgeführten Prozesse via Mausklick vollzogen werden. Ein typisches Beispiel wäre der zeitliche Aufwand eines Personalverantwortlichen, der in einer „offline“ Mitarbeiterakte die Krankmeldung der letzten beiden Jahre zusammentragen muss. Im Vergleich dazu ist die Zeitersparnis für digitalisierte Personalabteilungen enorm. Jeglicher Aufwand für die Aktensuche und „Ordnerkramerei“ entfällt.

DSGVO? Kein Thema!

Das Thema Datenschutzgrundverordnung ist in diesem Zusammenhang allgegenwärtig und stellt bei einer digitalen Personalakte kein Problem dar: Da sich alle Dokumente an einem Ort befinden, kann der Zugriff darauf über Berechtigungen granular gesteuert werden. Dem Mitarbeiter wird es dadurch möglich, jederzeit seine eigene Akte zu sehen.

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist sicher nicht trivial. Einmal aufgebaut und eingerichtet, spart sie jedoch Zeit und Platz, reduziert die Verwaltungskosten und zahlt sich in barer Münze aus. In Verbindung mit einem revisionssicheren DMS wird auch die unveränderliche Speicherung der Personaldokumente sichergestellt und die Papierakten können endgültig abgeschafft werden.

Gemeinsam mit den Partnern Comarch und Kendox hat die 2004 gegründete eks Informatik GmbH lokale und internationale Projekte nicht nur in Österreich, Deutschland und der Schweiz, sondern auch in Ländern wie Spanien, Frankreich, Tschechien, Slowakei, Polen, Mexico oder USA durchgeführt. Maßgebliche Zielplattformen dabei sind IBM i (AS/400, iSeries), Windows, Lotus Notes/Domino sowie Webbrowser-fähige Endgeräte.

Bildquelle: eks Informatik GmbH

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