Mieten statt kaufen auch für On-Premises-Software

Wer heute noch eine fest installierte Office-Version verwenden möchte, muss auf der Microsoft-Webseite etwas länger suchen. Am liebsten nämlich sollen alle nur noch mit Office365 arbeiten. Das damit verbundene CapEx-Bezahlmodell bietet in der Tat einige Vorzüge – und zwar nicht nur für den Softwarehersteller.

Bislang konnten Subscription in erster Linie Unternehmen nutzen, die ihre Anwendungen aus der Cloud beziehen. Inzwischen zeichnet sich ein neuer Trend ab: Immer mehr Softwarehersteller bieten Mietmodelle auch für on-premises installierte Software und sogar Hardware an. Dass deren Beliebtheitsgrad steigt, hat handfeste Gründe – der CapEx-to-OpEx-Shift liegt in der Luft.

Zur Erinnerung: CapEx steht für Capital Expenditure, zu Deutsch Investitionskosten. Es geht um Ausgaben für längerfristige Anlagegüter, die bei Anschaffung bezahlt und dann über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden, zum Beispiel Betriebs- und Geschäftsausstattungen, Fahrzeugpark, Immobilien und Maschinen. Ihre Nutzung ist auf mehrere Jahre ausgelegt, Abschreibungen werden über die Nutzungsdauer ergebniswirksam verteilt. Der Liquiditätsabfluss findet zum Kaufzeitpunkt statt. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) wird nicht belastet, da es sich um eine Umwandlung von Umlaufvermögen in Anlagevermögen handelt.

OpEx hingegen bedeutet Operational Expenditure, zu Deutsch Betriebskosten. Dazu gehören etwa Materialaufwände für die Produktion, Personalkosten, Raumkosten und Lagerkosten. Sie werden in vollem Umfang der jeweiligen Bilanzierungsperiode zugeordnet und sind auch nur in diesem Zeitraum zahlungswirksam.

CapEx und OpEx unterscheiden sich demnach durch die Fragen, wann gezahlt wird, wie sich dies auf die Liquidität auswirkt und ob die GuV belastet wird oder es sich um eine Vermögensumwandlung handelt.

Kaufen oder Mieten: Was bietet welche Vorteile?

Wenn es um die Anschaffung und Nutzung von IT geht, sind beide Formen möglich. Beim Sofortkauf von Hard- und Software entstehen Investitionskosten (CapEx), bei der Miete (Abo-Modell, Subscription) Betriebskosten (OpEx). Variante eins kann sinnvoll sein in einem überdurchschnittlich erfolgreichen Geschäftsjahr, in welchem dann direkt die Steuerlast gesenkt wird. Gewichtigere Gründe sprechen jedoch für die Mietoption:

• Sie sichert Liquidität und macht flexibler – wichtig für Unternehmen, die eine Wachstumsstrategie verfolgen und z.B. auch auf M&A (Mergers & Acquisitions) setzen. Aufgrund der höheren Flexibilität ist auch das Investitionsrisiko geringer.
  
  
• Abo-Modelle sorgen für Planbarkeit; die auftretenden Kosten sind vorab bekannt und es ist transparent, woran sie sich bemessen (z.B. am Vorgangs- oder Dokumentenvolumen).
  
  
• Mit unerwarteten Zusatzkosten ist nicht zu rechnen, da Wartung, Upgrades, Reparaturen und Ersatz bei Defekt beim Mietmodell in der Regel inkludiert sind.

Mietmodelle um Dienstleistungen ergänzen

Nicht ohne Grund also werden Mietmodelle in der IT immer beliebter. Ihr Einsatz bei On-Premises-Software wird das Pendel künftig noch weiter in Richtung OpEx ausschlagen lassen. So können auch Unternehmen, die (noch) nicht in die Cloud wechseln möchten, von dem CapEx-to-OpEx-Shift profitieren.

Um Kosten noch besser planen zu können, bieten sich Modelle an, die auch gleich Services mit umfassen. Das kann beim Hosting der Systeme beginnen und bis zu einem umfassenden Managed-Services-Ansatz reichen. Im Subscription-Ansatz verteilen sich die Kosten zum einen gleichmäßig, andererseits bietet dieser noch mehr Sicherheit vor unerwarteten Zusatzkosten.

Mietmodelle mit inkludierten Services vereinfachen nicht nur die Kalkulation der Kosten, sondern entlasten auch IT-Abteilungen. Aufgrund des Fachkräftemangels, der insbesondere im IT-Bereich deutlich zutage tritt, arbeiten die Abteilungen in vielen Unternehmen heute mit dünner Personaldecke. Lastspitzen, Urlaub und Krankheit von Beschäftigten und zusätzliche Projekte bringen sie schnell an ihr Limit. Die Auslagerung bestimmter Aufgaben an Dienstleister oder Hersteller hilft, die angespannte Situation zu verbessern.

Software-as-a-Service als finale Ausbaustufe

SaaS-Lösungen aus der Public Cloud vereinen die Vorteile von Mietmodellen mit der maximalen Auslagerung von IT-Aufgaben. Software, Hardware und Service – diese Komponenten von IT-Lösungen sind bei dieser Bereitstellungsform nahtlos verwoben. Dadurch bieten sich hier Mietmodelle an, die alle genannten Kosten bereits abdecken. Der CapEx-to-OpEx-Shift ergibt sich mit dem Schritt zu SaaS und Cloud also quasi automatisch.

Wie sich zeigt, müssen die Schritte von Kaufen zu Mieten, von Software zu Service, von On-Premises zu Cloud nicht gleichzeitig stattfinden. Es ist nicht nur möglich, sondern durchaus üblich, diese Umstellungen zu entkoppeln. Damit werden die Transformationsprozesse vereinfacht und können auch Schritt für Schritt angegangen werden. 

In der Realität streben Unternehmen zumeist hybride Szenarien an. Services aus der Public Cloud werden für generische, häufig auftretende Prozesse genutzt, da sich diese standardisieren lassen und keinen besonders hohen Grad an Individualisierung erfordern. Individuelle Abläufe hingegen, wie die Verbindung mit einem ERP-System (z.B. SAP), verbleiben on-premises. Künftig bedeutet dies nicht mehr zwangsläufig, dass sie auch gekauft werden müssen, sondern dass auch hier Mietmodelle möglich sind.

Die xSuite Group entwickelt für ihre Kunden modulare Lösungen, die SAP-Systeme um flexible Services für spezialisierte Teilprozesse aus der Cloud ergänzen und sich über APIs einfach und nahtlos integrieren lassen. Dabei lässt sich durch den CapEx-to-OpEx-Shift nun granular festlegen, was gemietet und was gekauft werden soll – unabhängig davon, wo die Anwendung installiert ist. xSuite ist Softwarehersteller von Anwendungen für dokumentenbasierte Prozesse und stellt weltweit standardisierte, digitale Lösungen bereit, die ein einfaches, sicheres und schnelles Arbeiten ermöglichen. Die Automatisierung wichtiger Arbeitsprozesse in Verbindung mit einem durchgängigen Dokumentenmanagement stehen im Mittelpunkt. Kernkompetenz ist die Eingangsrechnungsverarbeitung innerhalb von SAP für den Mittelstand, Konzerne und öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird dies durch Anwendungen für Einkaufs- und Auftragsprozesse sowie Archivierung.

Die Software von xSuite wird in der Cloud, on-premises oder hybrid betrieben. xSuite liefert alles aus einer Hand (Softwarekomponenten und Dienstleistungen). Regelmäßige SAP-Zertifizierungen bestätigen den hohen Qualitätsstandard. Sie gelten für verschiedene Lösungen und Einsatzumgebungen von SAP. Mit xSuite werden pro Jahr mehr als 60 Millionen Rechnungen verarbeitet. Über 200.000 User nutzen die Software.

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