Neue Ansätze von Com400 und eks

Migrationstools für Altarchive

Die Migration alter elektronischer Archive auf neue Systeme ist eine Herausforderung. Zwei neue Migrationstools sollen den IT-Chefs helfen, indem sie einen neuen Ansatz ermöglichen: Die Einbinndung der verhandenen Dokumente in das neue Dokumentenmanagement-System.

Die eks Informatik GmbH bietet dafür den Ldox Archive Exporter an. Die Software ermöglicht laut Hersteller die schnelle Migration auch sehr großer DMS-Archive mit Millionen Dokumenten. Die Übertragung der Dokumentreferenzen (z.B aus Comarch ECM iS bzw. Infostore in Infoshare) stellt sicher, dass diese im Zielsystem sofort bereitstehen.

Keine Dokumentenkonvertierung mehr

Also gibt es keine Warte- und Ausfall­zeiten mehr, die normalerweise bei einer Migration aufgrund der Laufzeit für die Dokumentenkonvertierung entstehen. Die zeitaufwändige physische Migration des gesamten Archivs entfällt, da die Dokumente über den Exporter bereits in Infoshare sichtbar und damit auch reproduzierbar sind. „Die abschließende physische Migration und – falls nötig – Formatkonvertierung erfolgt dann ohne zeitlichen Druck während des laufenden Betriebs im Hintergrund“, erklärt eks-Geschäftsführerin Elisabeth Schwendinger. „Dabei werden alle Schritte dokumentiert und pro verarbeitetem Dokument erfasst.“

Das Migrationstool unterstützt als Quellsystem z.B. Infostore, WAF/400 und Visual Info von IBM, Ceyoniq CE, Easy 2.x oder Gräbert. Importformate gibt es für die Zielsysteme Comarch ECM iS, Infoshare, Easy, Elo, Habel oder Ixos und weitere. Das Migrationstool bietet sowohl eine Export-/Importfunktion mit Speicherung im Dateisystem/Storage als auch eine direkte Kopiermöglichkeit der Daten aus dem bestehenden in das neue Archiv (ohne Zwischenspeicherung). Bei der Migration aus Info­store können auch die Notizen und Annotationen berücksichtigt werden. Die Indexdaten sind in be­liebigen Formaten verfügbar.

Com400 integriert Altarchive

Die Migration der Altarchive in die Zukunft verschieben und damit viel Druck aus Umstellungsprojekten nehmen kann auch die neue Schnittstelle Archive.connect400. Sie ist eines der ersten Ergebnisse der Initiative Com400, die vergangenes Jahr von der deutschem 2B Consulting GmbH und der Schweizer Adeon AG gestartet wurde. Laut André Bossink, Vertriebs- und Marketingleiter bei 2B Consulting, werden damit alle technischen Hürden überwunden, um auch Altarchive in das moderne ECM-System d.3 der D.velop AG zu integrieren.

Das heißt: Es gibt auch hier eine Alternative zu herkömmlichen Migrations­strategien, denn die Altarchive können so innerhalb von wenigen Tagen in die modernen Anwendungsoberflächen von d.3 eingebunden werden. Im Fokus von Com400 stehen dabei die Altarchive, die auf der Plattform IBM i (AS/400) etabliert sind. Die dafür gemeinsam entwickelte Schnittstelle besteht aus drei wesentlichen Funktionen:

  • 1. Index-Loader, über den die Dokumente im d.3 System als Altdokumente registriert werden.
  • 2. Storage-Connector, der auf Recherche-Anfragen des d.3-Systems reagiert und die Altdokumente zur Ansicht direkt vom Storage anfordert.
  • 3. eine konfigurierbare Migration, die im Hintergrund Altdokumente in d.3-Strukturen überführt.

„Durch die Integration mit Archive.connect400 ist eine zeitlich begrenzte Koexistenz von Altarchiv und neuem ECM möglich“, betont Bossink. „Dabei ist d.3 als führendes System mit den modernen Werkzeugen sofort funktionsfähig.“ So werde in kürzester Zeit das Altarchiv auf d.3 umgestellt; die eigentliche Migration der Dokumente könne dann sukzessive folgen – bis zur Abschaltung des Altarchivs zu einem späteren Zeitpunkt. Das stellt Bossink zur Zeit auch auf der Cebit (Halle 3, Stand H20) unter Beweis.

www.ldox.net

www.com400.de

Bildquelle: Thinkstock

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