Mit Filesharing aus der Cloud-Zwickmühle

Das Problem: Microsoft Office speichert Daten in der Cloud, etwa dann, wenn User ihre Dokumente über Microsoft-Produkte wie One Drive, Sharepoint oder Teams teilen und gemeinsam bearbeiten. Die Abo-Version Microsoft 365 geht noch gnadenloser mit Daten um und speichert gleich alle Dokumente oder E-Mails in der Cloud.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11-12/2021. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Der Haken: Microsoft unterliegt als US-Unternehmen dem Cloud Act. Das bedeutet, dass die amerikanische Regierung Zugriff auf die Daten in der Cloud hat. Zudem kippte der europäische Gerichtshof mit dem Schrems-II-Urteil den so genannten „Privacy Shield“, wodurch es keine rechtliche Grundlage mehr für den Datentransfer in die USA gibt. 

Bleibt Unternehmern also nur die Wahl zwischen Pest und Cholera? Nein! Durch eine geschickte Anpassung der Microsoft-Umgebung können sie vermeiden, dass Dokumente in die Cloud der Redmonder wandern – und Microsoft Office dadurch datenschutzkonform einsetzen. So haben sie die Möglichkeit, statt One Drive oder Sharepoint eine alternative Lösung als zentrale Dateiablage zu nutzen, die sie als Private Cloud im eigenen Rechenzentrum oder bei einem IT-Dienstleister ihrer Wahl betreiben können. Am besten eignen sich dafür so genannte Filesharing-Lösungen. 

Wahl zwischen Pest und Cholera?

Eine solche Lösung können Unternehmen an Microsoft Office Online Server anbinden. Dabei handelt es sich um eine Browser-Version der Office-Programme, die Unternehmen ebenfalls im eigenen Rechenzentrum oder bei einem selbst gewählten IT-Dienstleister betreiben können, und die sich durch ihre offenen Schnittstellen gut in fremde Filesharing-Lösungen integrieren lässt. Diese Kombination erlaubt es Usern, Office-Dokumente mit Microsoft Word, Excel oder Powerpoint zu bearbeiten, ohne dass eine Übertragung in die Microsoft-Cloud stattfindet.

Durch die Kombination mit einer Filesharing-Lösung können User außerdem auch Outlook risikofrei nutzen. Anstatt Dokumente zu versenden, verschicken sie lediglich Links zu Dateien oder Ordnern, die in der Filesharing-Lösung abgelegt sind. Dokumente verlassen dadurch niemals die Private Cloud. Um Dokumente datenschutzkonform auszutauschen und gemeinsam zu bearbeiten, kann das Filesharing auch direkt in Microsoft Teams integriert werden. Diese Einbindung ist zwar technisch anspruchsvoll, aber wird von einigen Anbietern bereits umgesetzt.

Setzen Unternehmen auf Filesharing als zentralen Datenspeicher, deb sie selbst oder per Managed-Service betreiben, und integrieren das in die Microsoft-Anwendungen, riskieren sie keine unbefugten Zugriffe oder Datenschutzverstöße. Mit einer Filesharing-Lösung wie Own Cloud ist das problemlos möglich. Durch die Integration in die Microsoft-Welt kommt es dabei weder zu Inkompatibilitäten noch zu Produktivitätsverlust. Nutzen Unternehmen Microsoft Office integriert in nachgelagerten Systemen wie etwa SAP, kann es je nach konkretem Setup erforderlich sein, auch diese Systeme an das Filesharing anzubinden. Durch die offenen APIs von Own Cloud ist das aber unkompliziert und mit geringen Aufwand umsetzbar. 

Bildquelle: Own Cloud