Interview mit Constanze Zarth, COO bei der Group Business Software AG

Moderne IT ist eine Daueraufgabe

Der IT-Chef will einen Onlineshop anbinden, Web-2.0-Oberflächen einführen, Zugriff von mobilen Endgeräten aus ermöglichen und die Integration anderer Anwendungssysteme vorantreiben. Wie sich dabei die Prioritäten richtig setzen und Dauerbaustellen vermeiden lassen, erläutert Constanze Zarth im Gespräch mit DV-Dialog. Als Chief Operating Officer (COO) ist sie bei der Group Business Software AG (GBS) für das Europageschäft verantwortlich – insbesondere auch für die Cloud-basierte Anwendungsbereitstellung und die Modernisierung von Lotus-Umgebungen.

Constanze Zarth, Chief Operating Officer (COO) bei der Group Business Software AG,

Ein Evergreen auf der Hitliste der Aufgaben von IT-Chefs ist die Anwendungsmodernisierung. Oftmals sind in Unternehmen Anwendungen im Einsatz, bei denen es hinsichtlich neuer Themen wie E-Commerce, mobile Zugriffe oder moderne Bedienoberflächen vielfach hapert. Insbesondere dann, wenn es sich nicht um eine gut gepflegte Standardsoftware handelt, sondern um eine über viele Jahr hinweg gewachsene Eigenentwicklung oder die Lösung eines Lieferanten, der mittlerweile vom Markt verschwunden ist.

Da eine Ablösung oftmals teuer, riskant und zeitaufwendig ist, empfiehlt sich die gezielte Modernisierung dieser Anwendungen, etwa indem Schnittstellen und GUIs überarbeitet oder fehlende Features ergänzt werden. Zumal die Einführung neuer Standardsoftware nicht zwingend Funktionalität und Performance verbessert. Die Modernisierung der IT erfolgt mit Java, PHP und .Net – oder auch mit RPG Open Access. Vorhandene AS/400-Lösungen werden weiter genutzt, die Entwicklung neuer Module und Anwendungen auf Windows und Web verlagert. So eröffnen sich Lösungswege für Aufgaben, die auf klassischen Wegen gar nicht oder nur mit unverhältnismäßig viel Aufwand realisierbar wären. Problematisch wird es, wenn die Entwickler der vorhandenen Anwendungen nicht mehr im Unternehmen sind. Zumal RPG-Programmierer immer seltener zu finden sind, während Web- und Windows-Entwickler überall nachwachsen.

Im Rahmen einer strategischen Neuausrichtung rückt GBS als Experte in Sachen „Collaboration“ und IBM/Lotus nun das Know-how auf dem Gebiet moderner IT-Anwendungen in den Fokus – unter dem Slogan „Expertise matters“. Diese Neuausrichtung folgt unmittelbar auf die Gründung von vier Competence Centern, die das Wissen in den Bereichen Security, Portal & Business Process Management, Modernisierung und Mobility bündeln.


Frau Zarth, an welchen typischen Merkmalen kann ein IT-Leiter erkennen, dass in seiner IT ein Modernisierungsbedarf besteht?
Constanze Zarth:
Ganz einfach daran, dass seine Anwender unzufrieden sind. Und dass sie Anforderungen stellen, denen er gar nicht oder nur sehr schwer und damit verspätet gerecht werden kann. Zum Beispiel will das Management vom Tablet-PC aus mit bestimmten Anwendungen arbeiten, was jedoch nicht funktioniert.Es gibt aber auch noch ein zweites typisches Indiz: Wenn die Applikationen nicht mehr so eingesetzt werden können, dass sie geänderte Geschäftsprozesse und Unternehmensziele akkurat unterstützen.

Also betrifft die Modernisierung sowohl Hard- als auch Software?
Zarth:
Genau. Wobei die zentralen Server- und Speichersysteme ja schon seit jeher regelmäßig durch Upgrades modernisiert und erweitert werden. Bei der Hardware kann sich die Investition in modernere Systeme schon wegen der besseren Performance oder der Einsparungen bei den Energie- und Wartungskosten lohnen. Es gibt aber auch neue Anforderungen bei End- und Peripheriegeräten, zum Beispiel wenn es um die mobile Datenerfassung mit RFID oder Barcode geht. Softwareseitig bergen Themen wie E-Commerce, Portale, Collaboration oder Social Business Modernisierungsbedarf in sich. Denn damit ändern sich in den Unternehmen die Prozesse, was wiederum Anpassungen an die IT-Strukturen erfordert, die diese Prozesse unterstützen oder gar automatisieren sollen.

Was halten Sie von der Binsenweisheit der IT: Never touch a running system ...
Zarth:
Damit werden wir oft konfrontiert, denn sie beruht ja auf entsprechenden Erfahrungen. Diese Erfahrungen betreffen den Betrieb der IT. Wenn es aber darum geht, den Marktanforderungen schnell Rechnung zu tragen und mit der Innovation Schritt zu halten, dann sollte man die IT-Systeme anpassen – und zwar am besten sofort, ganz behutsam und mit feiner Dosierung. Denn wenn man zu lange wartet und die IT-Systeme nicht „anfasst“, gibt es in der Regel ein böses Erwachen. Sollte eine komplette Umstellung aller IT-Systeme von jetzt auf gleich nötig werden, wird es kostspielig und nervenaufreibend.

Wie lange dauert es denn, bis eine bewährte IT-Anwendung endgültig alt und unpassend geworden ist?
Zarth:
Das lässt sich so pauschal nicht sagen. Nur eines ist klar: Wenn der IT-Leiter nicht schrittweise seine Anwendungen aus- und umbaut, handelt er sich über kurz oder lang große Probleme ein. Deshalb empfehlen wir, die Anwendungen in regelmäßigen Abständen daraufhin zu überprüfen, ob Innovationen sinnvoll eingebaut werden können und ob Geschäftsprozesse noch optimal unterstützt werden. Dabei ist zu bedenken: Ständige Änderungen würden zu Akzeptanzproblemen führen, weil die Mitarbeiter jedes Mal umlernen müssten. Also gilt es, Art und Umfang der Modernisierungsschritte sorgsam zu planen. Darüber hinaus darf man nie vergessen, dass man bei der Modernisierung die Anwender mitnehmen muss – durch entsprechende Maßnahmen im Support und durch Schulungen.

Wie lange lässt sich denn eine Anwendung noch modernisieren, bis sie endgültig aus­getauscht werden muss?
Zarth:
Das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Es gibt maßgeschneiderte Warenwirtschafts- oder Produktionsplanungssysteme, die auch nach 15 oder 20 Jahren noch absolut gute Dienste leisten, ohne dass ein Ende des Lebenszyklus in Sicht wäre. Wir beobachten aber, dass die Anwendungen mehr und mehr von den Mitarbeitern geprägt werden. Wer zu Hause iPad und Smartphone nutzt, will das auch bei der Arbeit tun. Ist das mit der vorhandenen Software nicht mehr möglich, schwindet die Akzeptanz und ein Austausch wird notwendig.

Zum Betrieb der Anwendungen ist oft eine geeignete Plattform nötig, wie zum Beispiel Lotus Domino. Wann ist hier eine Modernisierung sinnvoll?
Zarth:
Im Domino-Umfeld spielen die unterschiedlichen Anwendungsszenarien eine maßgebliche Rolle. Viele Applikationsinseln, z.B. an verteilten Niederlassungen, verfügen über Prozesse mit unterschiedlichen Workflows und Benutzeroberflächen. Da kann Modernisierung sehr schnell große Kostenersparnisse bringen, allein schon durch die Vereinheitlichung. Sind die gewachsenen, heterogenen Domino-Anwendungen erst einmal strukturiert und standardisiert, werden nicht nur Administration, Helpdesk und Troubleshooting einfacher, sondern auch die Weiterentwicklung. Dann lassen sich zum Beispiel systematisch mobile Anwendungen ergänzen, die problemlos unternehmensweit in jeder Niederlassung genutzt werden können.

Bekanntlich führen ja alle Wege nach Rom. Welchen Weg empfehlen Sie denn für die Mobilisierung von Domino-Anwendungen? Sollte man sich auf lupenreine Browseroberflächen beschränken, besser Plug-ins verwenden oder doch maßgeschneiderte Apps erstellen?
Zarth:
Da gibt es keinen Königsweg. Letztlich hängt es von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Geht es um spezielle Funktionen, z.B. agile Vertriebsprozesse, dann kann die Investition in die Entwicklung eigener Apps durchaus Sinn ergeben. Diese Apps ergänzen dann gezielt die vorhandene Funktionalität der zentralen Anwendungen. Oft reicht aber auch eine Weboberfläche, etwa wenn es sich um einen simplen Informations­abruf handelt und nur grundlegende Funktionalitäten abgebildet werden sollen. Zumal hier mit HTML5 vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten hinzukommen, wie z.B. Video, Audio oder das Einbinden von Grafiken. Über Plug-ins lassen sich dann auch noch gezielt Zusatzfunktionen implementieren.

In der Praxis hängt es natürlich auch davon ab, was die Plattform bietet – im Falle von Lotus Domino also die XPages oder die Collaboration-Tools. XPages, eine erstmals in Domino 8.5 eingebaute Technologie, ermöglicht dem Entwickler ein iteratives Vorgehen dank der schnellen Entwicklung von Prototypen, die dann nach und nach mit Leben und Funktion gefüllt werden. Mit den Social-Business-Versionen von Lotus bietet IBM außerdem Mobility Packages, mit denen sich die Lotus-Anwendungen einfach mobilisieren lassen.

Unabhängig von der Zielplattform?
Zarth:
Genau das ist unser Ansatz; die Zielplattform sollte möglichst keine Rolle spielen. Die mobile Lösung wird ja nicht zwingend auf ein bestimmtes Endgerät hin optimiert, sondern auf den konkreten Anwendungsfall. Ob die Anwendung dann von einem iPad, Blackberry, Android- oder Windows-Gerät genutzt wird, ist sekundär. Das sollte der Kunde frei entscheiden können. Er braucht auch die Flexibilität, diese Endgeräte einfach auszutauschen, ohne die Anwendung großartig ändern zu müssen.

Auch unabhängig davon, ob Online- und/oder Offline-Arbeit unterstützt werden soll?
Zarth:
Beide Varianten haben ihre Daseinsberechtigung. Während ein reiner Onlinezugriff nur wenig Datenhaltung auf dem mobilen Endgerät nötig macht, ist zugleich der Zugang in Gebieten ohne Mobilverbindung eingeschränkt. Das kann Arbeitsabläufe unterbrechen. Mobile Anwendungen mit Replikationsfunktionalität umgehen dieses Problem, indem sie einen definierten Datenbestand auf das Mobilgerät übertragen. Hier wird jedoch eine zusätz-liche Absicherung, z.B. durch ein Mobile Device Management, notwendig.

Sie empfehlen, regelmäßig und in kleinen Schritten zu modernisieren. Ist solch eine permanente Modernisierung nicht zu teuer?
Zarth:
Modernisierung wird wie gesagt vor allem dann richtig teuer, wenn alles auf einmal renoviert werden soll. Ein fortlaufend gelebter Modernisierungsprozess sollte daher Bestandteil der Unternehmensstrategie sein, da er so für die notwendige Nachhaltigkeit im Lebenszyklus der IT sorgt. Dabei sollte immer die Frage nach dem Ziel der Modernisierung im Fokus stehen:   also Aus- und Umbau der Anwendungen oder auch Migration sowie Optimierung der Plattform und Wirtschaftlichkeit. Modernisierung wird also erst dann teuer, wenn das Ziel nicht klar definiert ist.

Worauf kommt es an, damit Modernisierungsprojekte erfolgreich sind?
Zarth:
Zuerst ist eine exakte Istanalyse notwendig, um die Ausgangsposition und die Strategie definieren zu können. Welche Anwendungen sind vorhanden? Auf welcher Infrastruktur laufen sie? Wie sieht das Mengengerüst aus – sprich welche Applikationen werden wann, wie, wo und von wie vielen Usern genutzt?

Die Antworten sind auch für die Zieldefinition wichtig. Es gilt, eine Modernisierungsstrategie festzulegen, um dieses Ziel zu erreichen. Dabei sind unterschiedliche Wege empfehlenswert, abhängig von Ausgangspunkt, Anforderungen und Ziel. Sollen Kunden oder Lieferanten über Portale angesprochen werden? Soll der Außendienstmitarbeiter Lagerbestände einfach abfragen und Bestellungen verbindlich eingeben können? Soll das vor allem schnell sein – oder vor allem sehr sicher, möglichst kostengünstig oder aber skalierbar?

Manchmal stellt man sogar fest, dass ältere Anwendungen kaum noch genutzt werden. Diese waren früher wichtig, können heute aber vielleicht sogar ganz abgeschafft werden. Das spart Lizenzen, Hardwareressourcen und auch Administrationsaufwand.

Das A und O bei Modernisierungsprojekten ist also nach der Ist- und Zielanalyse die Modernisierungsstrategie mit der Festlegung der einzelnen Schritte; manche davon können auch parallel erfolgen, um Zeit und Kosten zu sparen. Das ergibt sich aus der Analyse im Vorfeld. Diese darf also auf keinen Fall zu kurz kommen, denn sonst wird eine Modernisierung garantiert sehr teuer.

Welche Technologien sind bei der Modernisierung, Ergänzung und Integration verschiedener IT-Systeme Erfolg versprechend?
Zarth:
Da kommen verschiedene Technologien zum Tragen. Die Integration lässt sich über Cloud-Modelle oder beispielsweise über Portaltechnologien realisieren. Geht es um die Modernisierung der Oberfläche oder die Harmonisierung des Erscheinungsbildes von zehn oder 15 Jahre gewachsenen Lotus-Anwendungen, gibt es Templates, Tools und Technologien. Geht es um mobile Anwendungen, dann werden die aktuellen Browser und moderne Webstandards wie HTML5, CSF, Dojo oder Javascript wichtig. Hier gibt es Technologiesprünge, die behutsam in die IT-Strategie eingebunden werden wollen. Als Königsdisziplin in Modernisierungsprojekten gilt die Integration der Geschäftsanwendungen. Hier steht die Schnittstellenproblematik im Vordergrund, d.h. das Zusammenspiel von Web-2.0-Anwendungen mit den gewachsenen Lösungen. Also wie man den Spagat schafft zwischen Modernisierung des Alten und dem Zusammenspiel mit dem Neuen.

In welchen Anwendungsfeldern ist Cloud Computing heute schon eine Alternative?
Zarth:
Cloud-Lösungen finden sich heute schon in vielen Fachabteilungen im Einsatz. Denn oftmals wird deren Nutzung nicht mehr nur durch den IT-Chef forciert, sondern von diesen Fachabteilungen vorangetrieben. Sie kaufen lösungsorientiert ein ohne aufwendige Installationen. Daher ist eine Integration mit der IT-Strategie notwendig, um das Entstehen von Insellösungen zu vermeiden.

Dabei ist Cloud Computing an sich nichts Neues, sondern die Weiterentwicklung alt­bewährter Technologien wie SOA, Webservices oder Virtualisierung. Cloud Computing ist ja nur deshalb in aller Munde, weil sich damit neue Applikationen sehr schnell auch standortübergreifend bereitstellen und skalieren lassen. Das Schöne daran: Anwendungen lassen sich nutzungsabhängig und kostenstellenorientiert managen. Die IT kann somit als Profit Center auftreten und Leistungen flexibler anbieten.

Wo beginnt der IT-Chef sinnvollerweise mit der Cloud-Einführung?
Zarth:
Bei standardisierten Anwendungen, die er einfach ausrollen und managen kann. Das kann die digitale Personalakte sein, das Vertragsmanagement oder auch die Vertriebs- und Marketingunterstützung mit einem CRM-System. Nicht umsonst zählen Hersteller wie Salesforce.com zu den Pionieren des Cloud Computing. Auch mobile Anwendungen eignen sich oft gut für die Cloud. Prozesse, die sehr gut skalieren müssen, etwa im Ticketing oder wegen saisonaler Schwankungen in Onlineshop, sind ebenfalls für den Einsatz in der Cloud prädestiniert. Gemäß dem Motto „Pay as you go“ wird dabei ja nur die Leistung bezahlt, die auch abgerufen wird.

Welche neue Qualität bringt IBM mit den Pure Systems in das Cloud Computing ein?
Zarth:
Integration ist der Schlüsselbegriff, genau wie seinerzeit 1988 bei der AS/400-Einführung. Durch ein integriertes Expertensystem will IBM die Komplexität aus der Konfiguration der passenden Hard- und Software- bzw. Netzwerk-ressourcen sowie aus der Bereitstellung neuer Anwendungen herausnehmen. Für die Anwender wird damit der IT-Einsatz insgesamt einfacher, für uns als Softwarehaus die Entwicklung zertifizierter Lösungen.

Damit tun wir uns auch leichter, neue Anwendungen in den Markt zu tragen. Denn wir können sie aufgrund der klar definierten Anforderungen schnell auf den Pure Systems zum Einsatz bringen, wie wir beim Launch der Geräte im Sommer bereits mit unserer Lösung GBS Pavone live unter Beweis gestellt haben.

Wie unterstützt GBS den Kunden bei Modernisierungsvorhaben?
Zarth:
Wir haben ein Angebot entwickelt, mit dem wir unabhängig von der Zielplattform die Modernisierungsvorhaben unserer Kunden unterstützen. Das heißt, bestehende IBM-Lotus-Domino-Anwendungen lassen sich damit ins Web-2.0- und Cloud-Zeitalter überführen. Unsere Technologie „GBS Insights“ unterstützt die Istanalyse in Modernisierungsprojekten, beispielsweise durch die automatisierte Erfassung von Nutzerverhalten, Datenbank-  und IT-Infrastruktur. Auf dieser Basis können wir dann gemeinsam mit dem Kunden eine Modernisierungsstrategie ausarbeiten und konkrete Empfehlungen geben.
Dabei bietet „GBS Insights“ alle Informationen, die zur zielgerichteten Migration, Optimierung oder Mobilisierung der Lotus-Umgebung nötig sind, etwa eine detaillierte Aufstellung möglicher Kosteneinsparungen und Leistungssteigerungen. Oder die Auswahl der für eine „Mobilisierung“ geeigneten Anwendungen inklusive eines Projektplans. Das reduziert nicht nur die Beeinträchtigung der Geschäftsprozesse, sondern auch Betriebskosten und Projektaufwände.

Nach dieser Analyse folgt die Umsetzung der Modernisierungspläne ...
Zarth:
Auch dafür bieten wir Lösungen und Services an, beispielsweise zur Migration von Lotus-Umgebungen, zur Umwandlung von Notes-Applikationen in Web-2.0-fähige Anwendungen oder zum Einsatz modernisierter Anwendungen in der Cloud. Aber auch die Bereitstellung von Lotus-Anwendungen auf mobilen Geräten oder die Optimierung der Lotus-Infrastruktur können wir weitgehend automatisieren.

Eine Automation an dieser Stelle lohnt sich insbesondere dann, wenn eine große Anzahl bewährter Notes-Applikationen modernisiert werden soll, ein Outsourcing bzw. Hosting der Lotus-Infrastruktur geplant ist oder wenn eine Migration in die Cloud angestrebt wird.

www.gbs.com

 

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