Modernisierung der FiBu

Gesetzliche Grundlage der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist das Ende 2023 verabschiedete Wachstumschancengesetz. Den Bundesrat hat dies mittlerweile durchlaufen und lag bis Ende Februar im Vermittlungsausschuss. Dessen Beschlussempfehlung hatte der Bundestag angenommen. Nach schlussendlicher Zustimmung des Bundesrates Anfang April kann das Gesetz nun endgültig in Kraft treten.

Umsatzsteuerbetrug soll unmöglich werden

Die Finanzverwaltungen werden künftig durch die voraussichtlich ab 1.1. 2025 geltenden Vorschriften zeitnah Kenntnis darüber erlangen, welches Unternehmen welche Rechnung welchem Geschäftspartner in welcher Höhe geschickt hat. Dies soll ihnen aufwändige Steuerprüfungen im Nachgang ersparen. Noch keine Vorgaben gibt es im Gesetzgebungspaket für das geplante Meldesystem. Dieses kann zum Beispiel so funktionieren: Man schickt eine elektronische Rechnung an den Geschäftspartner und muss parallel aus der Rechnung bestimmte Daten extrahieren und zeitnah an die Finanzverwaltung übermitteln. Damit soll es unmöglich werden, Umsatzsteuer zu hinterziehen.

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Beide Vorgänge entkoppelt der Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz: Zuerst wird die elektronische Rechnung eingeführt, später das Meldesystem. Was die aktuelle Gesetzgebung ebenfalls nicht beinhaltet, ist die Frage der Übertragung: per E-Mail oder Portal? Die Plattformen für das künftige Meldesystem zum Steuer-Reporting sind logischerweise prädestiniert, auch für die Rechnungsübertragung genutzt zu werden. Dieser Übertragungsweg wird zum Beispiel schon in Italien verwendet. Bis dies auch in Deutschland so weit ist (frühestens ab 1.1.2028), ist weiterhin der Rechnungsversand per E-Mail möglich.

Projektvorbereitung, Auswahl Technologie und Partner

Wenn ab dem 1.1.2025 jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein muss, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren, benötigt es Software wie die der xSuite Group, die dazu dienen, diese Vorgänge technisch durchzuführen. Mit dem kommenden Gesetz zur E-Rechnungspflicht sind also spezielle E-Invoicing-Dienstleister gefragt, die die Übermittlung übernehmen und dafür sorgen, dass die Rechnungsempfänger ihre Dokumente immer im gewünschten Format erhalten. Die Auswahl der passenden Technologien und Partner sollte daher von den Unternehmen gründlich vorbereitet werden, idealerweise durch Bildung eines abteilungsübergreifenden Projektteams „E-Invoicing“.

In diesem Gremium wird zunächst geklärt, welche rechtlichen Voraussetzungen überhaupt für das eigene Unternehmen gelten. Es findet außerdem eine Analyse der bisherigen Struktur der Rechnungseingangs- und -ausgangsprozesse statt: wie sind die Durchlaufzeiten, welche Kosten entstehen hier? Dem schließt sich eine Bewertungsphase an, innerhalb derer untersucht wird, inwieweit sich die Prozesse optimieren lassen und welche Einsparungen z.B. durch die Verlagerung von Input- und Output-Anwendungen in die Cloud möglich sind. Zur infrastrukturellen Vorbereitung gehören ferner das Bereitstellen von Zertifikaten für eine sichere Verbindung, externe Systemanbindungen, Einrichten von Firewalls, Virenscanner etc.

Weiter ist im Rahmen einer Kreditoren- und Debitorenanalyse zu klären, welche Lieferanten bzw. Kunden aktuell in der Lage sind, E-Rechnungen zu senden bzw. zu empfangen und welche Überzeugungsarbeit zu leisten wäre, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu erzielen.

Ein Kick-off Meeting markiert den Beginn eines Projektes und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wichtig ist, alle Stakeholder, die in den Rechnungseingangs- und -ausgangsprozess unmittelbar involviert sind von Anbeginn an einzubinden und dafür zu sorgen, dass das Thema den richtigen Stellenwert erhält. Zeitziele aufgrund rechtlicher Fristen sowie qualitative Ziele zur Prozessoptimierung müssen rechtzeitig kommuniziert werden. Aus den genannten Analysen und Zielvorgaben entsteht schließlich ein Anforderungskatalog, auf Basis dessen die Auswahl von Softwareanbieter und Dienstleister stattfinden kann.

Definition E-Rechnung

Elektronische Rechnungen sind solche, die in einem strukturierten elektronischen Format (entsprechend der CEN-Norm EN 16931 aus Richtlinie 2014/55/EU) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung bzw. eine vollständige und richtige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen. Technisch erfüllen unter anderem dieses Erfordernis die Formate XRechnung sowie Zugferd 2.x. Von einer E-Rechnung spricht man auch dann, wenn der strukturierte Teil um einen visuellen ergänzt wird, i.d.R. ein PDF (hybrid). Bisher kann sich die Empfangsseite aussuchen, welchen Teil sie für die Weiterverarbeitung verwendet, künftig wird der strukturierte Teil Vorrang haben. Alle Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, gelten unter der neuen Regelung künftig als „Sonstige Rechnung“.

Geplante Pflichten, Ausnahmen und Übergangsregelungen

Die Pflicht wird nicht nur für Empfang und Verarbeitung gelten, sondern auch für den Versand von steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen im Inland: Auch dieser soll dann voraussichtlich ab 1.1.2025 elektronisch in einem strukturierten Format erfolgen. Ausgenommen davon sind Kleinbetragsrechnungen bis 250,- € netto und Fahrausweise.

In den ersten zwei Jahren (derzeit bis 31.12.2026) darf man weiterhin Papierrechnungen verschicken, ebenso wie andere elektronische Formate (diese aber nur, wenn der Empfänger einwilligt). Die Papierrechnung hat keinen Vorrang mehr. Wer bereits ab 1.1.25 vollständige elektronische Rechnungen verschicken möchte, kann dies tun – der Empfänger hätte dann die Verpflichtung zu ihrer Annahme.

Für Kleinunternehmen (unter 800T€-Vorjahresumsatz) ist eine um ein Jahr verlängerte Ausnahmeregelung geplant (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers). Voraussichtlich ab dem 1.1.2028 müssten dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Vorrang E-Rechnung im In- und Ausland

Ab dem geplanten Datum 1.1.2025 wird die Papierrechnung als sonstige Rechnung deklariert, mit verschwindendem Vorrang. Standard soll ab diesem Zeitpunkt dann die elektronische Rechnung sein. Nach Ablauf einer Übergangsfrist (voraussichtlich zum 1.1.2028) sind dann Papierrechnungen für den B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

Die genannten Regelungen gelten nur für die im Inland übermittelten Rechnungen (inkl. Debitorenrechnungen im Gutschriftverfahren). Sie müssen demzufolge noch mit den europaweiten Beschlüssen abgestimmt werden, die dann für alle Rechnungen gelten, die grenzüberschreitend gestellt werden. Man darf allerdings davon ausgehen, dass sich die derzeit in Deutschland im Aufbau befindliche Infrastruktur für die Digitalisierung der Rechnungsprozesse später ebenso für grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr mitnutzen lässt.

https://www.it-zoom.de/Unternehmen, die sich so oder so für einen elektronischen Weg ihrer Rechnungen entscheiden – sei es Annahme und/oder Versand – tun gut daran, sich jetzt rechtzeitig zu informieren und frühzeitig „ihren“ Anbieter auszuwählen, um eine Umstellung in jedem Falle fristgerecht vornehmen zu können. Das erwartete Projektvolumen wird geschätzt in den nächsten 5 Jahren enorm hoch sein – demgegenüber stehen derzeit nur wenige qualifizierte Anbieter.

Bildquelle: xSuite Group, Pixabay