Baustoffproduzent integriert Archiv eng in das ERP-System

Neue SAP-Landschaft bei Knauf

Zentralisierung und Konsolidierung von IT-Systemen ist derzeit für viele Firmen ein Thema – auch für die Knauf-Gruppe aus Iphofen, mit 26.500 Beschäftigten in 80 Ländern eine weltweite Größe in der Baustoffbranche. Als langjähriger SAP-Anwender hat Knauf seine Archivlandschaft eng in SAP als führendes System eingebunden.

On Top - unter diesem Kürzel hat Knauf das Jahr 2016 als Deckenjahr ausgerufen.

Die Vorgeschichte: Bereits 1996 führte Knauf ein DMS- und Archivsystem von SER ein, anfangs noch mit einem Workflow für die Rechnungseingangsbearbeitung. Diesen löste man vor einigen Jahren durch eine in SAP integrierte Lösung ab, die zudem einen Scan-Client mitbrachte.

Für alle anderen Papierdokumente mit SAP-Bezug, die digitalisiert und ins Archiv geschrieben werden sollten, kam ein weiterer Scan-Client des DMS-Herstellers zum Einsatz. „Dieser enthielt viele logische Schritte für die Klassifizierung von Dokumenten, die folglich außerhalb von SAP abliefen“, erklärt Wolfgang Römer, SAP-Basis-Administrator bei Knauf. „Immer wenn etwas nachzuprogrammieren war, mussten wir den Service des DMS-Lieferanten bemühen. Das führte zu permanent hohem Dienstleistungsaufwand.“

Umstellung der SAP-Archivierung

Diesen Zustand änderte 2015 die Entscheidung, bei der SAP-Archivierung auf den Contentserver4Storage von KGS umzusteigen. Dieser überlässt die komplette Logik zur Metadatenverwaltung sowie zur Zugriffsberechtigung dem SAP-System, über dessen Client auch die Recherche nach Belegen stattfindet. Für das vorgelagerte Scannen führte Knauf den Scan-Client von KGS ein, der nun die Aufgaben der beiden vormaligen Scan-Clients übernimmt.

Bisher gab es bei Knauf rund 15 Content-Repositories für die einzelnen Landesgesellschaften, wofür verschiedene Datenbanken notwendig waren. Im SAP-System musste die IT-Abteilung zudem sicherstellen, dass immer in die richtigen Repositories archiviert wird – und dass diese nicht zu groß werden, damit man im Scan-Client noch mit guter Performance suchen kann.

Das neue SAP-Archiv ist nicht mehr nach Anwendungsfeldern und Ländern gegliedert; dies soll nur noch im Einzelfall so eingerichtet werden, z.B. wenn in einem Land spezielle Anforderungen für die Speicherung innerhalb der Landesgrenzen herrschen. Außerdem gibt es jetzt bzw. in Kürze ein Archiv für Dokumente mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist und eines mit unbegrenzter Dauer (für Vertragsdaten).

Scan-Clients weltweit im Einsatz

Die SAP-User recherchieren Dokumente mit SAP-Bezug nur noch über ihren SAP-Client. Über die Dokumenten-ID wird darin auf das Archiv zugegriffen und das Dokument zur Anzeige gebracht. So braucht man keine Index-Files und keine Datenbank mehr; die dem Vorgängersystem zugrunde liegende SQL-Datenbank für die Indexverwaltung wurde abgeschaltet, die gesamte Serverlandschaft im Zuge der Archiv-Neugestaltung deutlich verschlankt. Weil keine Datenbank oder Indexfiles im nachgelagerten System nach dem Dokument suchen müssen, ist der Zugriff auf archivierte Dokumente direkt über SAP auch viel schneller.

Für die Aufnahme von Dokumenten hat Knauf weltweit 70 Scan-Clients im Einsatz, 25 davon in Deutschland. Auch in ausgewählten Fachabteilungen stehen einfache Scanner mit dem Scan-Client, auf denen Eingangsdokumente digitalisiert und den SAP-Belegen zugeordnet werden können. Dies will man aber generell ausdünnen und möglichst alle Scanaufgaben in den jeweils zentralen Poststellen zusammenführen.

Für eingehende Dokumente mit SAP-Bezug gibt es verschiedene Kanäle: Über den Scan-Client gelangen Rechnungen, Wareneingänge, zurückkommende Ausgangslieferscheine und andere kaufmännische Dokumente in das System. Sie erhalten einen Barcode, werden im zentralen Posteingang (der für alle deutschen Knauf-Standorte digitalisiert) eingescannt und über den Document-Router in das Archiv gespielt.

Kostenersparnis bei Wartung, Lizenzen und Server

Hinzu kommen Abliefernachweise und elektronische Kontoauszüge; außerdem gibt es Dokumente, die von Drittanwendungen wie dem Knauf-Lieferantenterminal stammen. Holen Lieferanten Ware in Iphofen ab, quittieren sie dies an diesem Terminal, ein PDF-Dokument wird erzeugt und mitsamt der Metadaten dem Document-Router übergeben; auch sie werden darüber direkt mit dem SAP-Objekt verknüpft. Ausgangsbelege werden ebenso wie bisher über die Archivelink-Schnittstelle an das nun neue Archiv übergeben. Eingangs- und Ausgangsdokumente mit SAP-Bezug halten sich bei Knauf in etwa die Waage.

Mit dem neuen Archiv senkt Knauf seine Kosten für Wartung und Betrieb so deutlich, dass es sich innerhalb von zwei Jahren amortisiert. Alle Content-Repositories (zwischen 50 und 60 Mio. Dokumenten, knapp sechs Terabyte) übertrug die Migrationssoftware Migration4Archivelink von KGS in wenigen Wochen von den alten auf die neuen Archivserver. Ebenfalls migriert vom Alt- ins Neu-System wurde eine Anzahl von Dokumenten ohne SAP-Bezug.

Über Knauf

Der Hersteller von Baustoffen und Bausystemen ist auf allen fünf Kontinenten in mehr als 80 Ländern an über 220 Standorten mit Produktionsstätten und Vertriebsorganisationen vertreten. Knauf-Werke produzieren Trockenbausysteme, Putze und Zubehör, Wärmedämm-Verbundsysteme, Farben, Fließestriche und Bodensysteme, Maschinen und Werkzeuge für die Anwendung dieser Produkte ebenso wie Dämmstoffe. Im Jahr 2014 erwirtschaftete das Familienunternehmen weltweit mit rund 26.500 Beschäftigten einen Jahresumsatz von 6,4 Mrd. Euro.

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