Neues DMS-Release von Proxess

Ein Highlight unter den neuen DMS-Funktionen ist der Dokumentradar. Über diesen lassen sich mit einem Klick alle mit einem ausgewählten Dokument in Verbindung stehenden Dokumente anzeigen, wie etwa die zu einem Auftrag gehörenden Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenzen. Der Dokumentradar erweitert so die eigentliche Trefferliste um einen 360 Grad-Blick rund um das ausgewählte Dokument.

Zudem wurde die gesamte graphische Oberfläche für die Webserver-Einstellungen modernisiert, um die Einrichtung intuitiver und nutzerfreundlicher zu machen. Vor allem Administratoren dürften sich über neue Business-Tools freuen; der Job-Server, die E-Rechnung und die Verarbeitung von XRechnungs- und Zugferd-Formaten runden das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen nun ab.

Qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten

Auch die Integration in die Microsoft-Suite Office 365 wurde ausgebaut. Neben E-Mails aus Outlook 365 lassen nun auch Dateien aus Word, Excel und Powerpoint 365 direkt archivieren. Der Funktionsumfang der Add-Ins wurde ebenfalls erweitert: Schnellablagen und der Rückgriff auf Stammdaten machen die individuelle Ablage hier noch komfortabler und schneller. Die Integrationen für die 365-Programme sind als kostenlose Add-Ins im Microsoft Store verfügbar; ebenfalls kostenfrei kann die App über Apples App-Store oder Googles Play-Store auf das eigene Mobilgerät heruntergeladen werden.

Mit dem neuen Release ist nun die qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten möglich. Um den rechtlichen Anforderungen einiger EU-Länder Rechnung zu tragen, können Papierdokumente über den Scan-Client eingescannt, automatisiert mit einer digitalen, qualifizierten Signatur versehen und archiviert werden.

Neuer Hub als Integrationsplattform

Das DMS wurde außerdem um ein neues Integrations-Tool für Drittsysteme wie ERP, CRM oder Fibu erweitert. Basierend auf der Microsoft-Technologie des Biztalk-Servers, der auch Adapter für die Midrange-Welt bietet, vereinfacht das neue Tool namens „Hub“ – englisch für „Drehscheibe“ – gerade in hybriden Umgebungen die pArchivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten aus ERP- und Fibu-Systemen und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Zu diesen Drittsystemen zählen zum Beispiel Abas, Addison, Carlo, Cogito Retail, Comarch, Datev, eGecko, Infor M3 (Movex), Moeve, Portolan EVM, SAP, SmartCRM oder Trend ERP.

Je nach Anforderung ist der neue Hub On-Premises oder via Cloud im Einsatz und arbeitet wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-Live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt verspricht das integrierte Tool für Remote-Monitoring mehr Sicherheit und Transparenz.

Die Proxess GmbH entstand erst 2019 durch den Zusammenschluss der beiden DMS-Pioniere Akzentum und Habel. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen betreut nach eigenen Angaben mit etwa 100 Mitarbeitern rund 2.800 Kunden mit Schwerpunkt in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Bildquelle: Proxess