Global Drinks Partnership erneuert CRM-System mit Merkarion

Oracle Sales Cloud abgelöst

Die Global Drinks Partnership GmbH hat die Software für die Vertriebssteuerung ausgetauscht. Dazu löste der Distributor von Premiumgetränken die Oracle Sales Cloud ab, die Ende 2013 live geschaltet worden war. Zum Einsatz kommt seit Mitte Juli die Vertriebssoftware Profitsystem der Dortmunder Merkarion GmbH.

Aus dem Programm von gdp: Die Premium Mixer von Fever-Tree

Aus dem Programm von gdp: Fever-Tree verzichtet auf künstliche Aroma-, Süß- oder Konservierungsstoffe. Die entscheidende Zutat für die Premium Mixer stammt aus der Grenzregion zwischen Kongo und Ruanda: feines natürliches Chinin. Der Bitterstoff im Tonic wird aus der Rinde des „Fever tree“ gewonnen.

Seit 2009 hat die Münchener Global Drinks Partnership GmbH ein Portfolio internationaler Getränkemarken aufgebaut. „Um die Strukturen des Unternehmens zu optimieren und diese für kommende Herausforderungen anzupassen, suchte gdp eine zukunftsfähige Vertriebssoftware. Die vorhandene online-basierte CRM-Lösung war zu starr und konnte die aktuellen Anforderungen nur noch in unzureichendem Maße umsetzen“, heißt es in der Pressemitteilung.

Knackpunkt Auftragserfassung

Kernthemen des CRM-Projektes waren für gdp demnach die Auftragserfassung, welche, bedingt durch eine dezentrale Lagerorganisation, nach Auftragsarten eingeteilt werden sollte, und die Behandlung von Leistungsanträgen auf Basis von „Financing Guidelines“ mit anschließender automatisierter Vertragserstellung.

Ausschlaggebend für die Wahl des neuen CRM-Systems war laut Carmen Hoffmann, Marketing- und Vertriebsassistentin bei Merkarion, neben der übersichtlichen Benutzeroberfläche auch die Flexibilität der Software. So sei z.B. auch die Anbindung von Profitsystem an das Vorsystem Microsoft Navision für das Projektteam zeitnah realisierbar gewesen, zumal man auf weitreichende Branchenkenntnisse in der Getränkeindustrie zurückgreifen könne. Auch Anbindungen an Midrange-Systeme der IBM sind kein Problem.

Das neue Vertriebssteuerungssystem bietet „bereits im Standard einen sehr hohen funktionalen Abdeckungsgrad unserer Anforderungen", ergänzt Jessica Weitmann, CRM-Managerin bei gdp. „Besonders zu erwähnen ist hierbei die nahtlose Anbindung von Profitsystem an das Gedat-Herstellermodul.“ Deshalb würden die indirekten Absatzdaten nun automatisch in das neue CRM-System übernommen, ergänzt Jessica Weitmann – „eine enorme Erleichterung für unsere internen Arbeitsabläufe."

Abschied in zwei Schritten von Tabellenkalkulationen im Vertriebsmanagement

Abgelöst wurde die 2013 eingeführte Oracle Sales Cloud – mit ihrer geringen monatlichen Gebühr noch 2016 „die perfekte Lösung für ein Mikrounternehmen“ für Sylvia Beider, Analystin Vertrieb & Marketing bei gdp. „Wir verfügen jetzt über eine einzige Datenversion und haben die Performance unseres Vertriebs erheblich steigern können. Wir verbringen 50 Prozent weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten und konnten unser Cross-Selling verdreifachen.“ Zuvor gab es nur ein manuelles, auf Tabellenkalkulationen basierendes Vertriebsmanagement.

„Es gibt viele Gründe, warum wir Oracle Sales Cloud jederzeit wieder auswählen würden – z.B. die enorme Flexibilität der Software oder die Einfachheit, mit der sich White-Space-Analysen für einen Kunden generieren lassen“, ließ sich Beider damals für die Referenzstory zitieren. „So können wir unser Cross-Selling-Potential erheblich besser ausschöpfen und den Umsatz steigern.“

GDP implementierte zunächst eine Standardversion der Oracle Sales Cloud, die von ausgewählten Nutzern des Vertriebsmanagements, des Einzelhandelsvertriebs und des Hospitality-Vertriebs getestet wurde. Deren Feedback wurde von dem mit dem Projekt betrauten Oracle-Partner verarbeitet, z.B. durch das Hinzufügen zusätzlicher Datenfelder. Nach einer Schulung der Vertriebsmitarbeiter wurde das System im November 2013 live geschaltet.

Im Februar 2015 führte GDP dann gemeinsam mit dem deutschsprachigen Oracle-Partner Promatis eine Neuimplementierung der Standardversion durch, um die ursprünglich vorgenommenen Anpassungen zu entfernen. Die Promatis-Experten unterstützten GDP auch bei der Abstimmung einzelner Vertriebsprozesse, so dass man überhaupt mit der Standardversion arbeiten konnte. Dadurch ließ sich die Performance der Software steigern und die Kompatibilität mit Upgrades und neuen Releases gewährleisten.

Gesamtbetriebskosten der Software nicht so wichtig

„Vom ersten Moment an hatten wir das Gefühl, dass man sich um uns kümmerte, und die Zusammenarbeit läuft seitdem reibungslos“, betonte Silvia Beider noch vor drei Jahren. Dank der Expertise und des prozessorientierten Ansatzes von Promatis könne man das Potential von Oracles Vertriebssoftware „voll nutzen und gleichzeitig geringe Gesamtbetriebskosten für die kommenden Jahre garantieren.“

Silvia Beider hat gdp kurz darauf – im August 2016 – verlassen; jetzt haben die Münchener Getränkehändler auch Oracles Sales Cloud verabschiedet. Im Gegensatz zum Oracle-Standard kann die neue CRM-Software Profitsystem durch einen sehr hohen funktionalen Abdeckungsgrad der Anforderungen des Getränkehändlers punkten. Vom Preis bzw. den Kosten der neuen Software ist in der Pressemitteilung nicht mehr die Rede; offenbar sind die Einsparungen beim internen Aufwand wesentlich wichtiger.

Bildquelle: Global Drinks Partnership GmbH

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