Output-Allrounder kann auch eBilling

Der Großhändler Neimcke bietet den Kunden ein umfangreiches Angebot von Kfz-Ersatzteilen und Werkzeugen – alles aus einer Hand und an drei Standorten: Mühldorf am Inn, Traunstein und Kirchheim bei München. Über das Verkaufsbüro in Salzburg wird auch der österreichischen Handel versorgt. 

2021 stand die IT vor folgender Aufgabe: Rechnungen sollten in Zukunft – neben der schon implementierten „Standard-PDF-Variante“ – in zwei zusätzlichen Formaten erstellt und per E-Mail verschickt werden – und zwar als reine X-Rechnung oder auch als Zugferd-Dokument. Die Information, welches Format zum Einsatz kommen soll, wird dazu in der Datenbank der bestehenden Applikation gespeichert.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2023. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Als äußerst hilfreich erwies es sich, dass Neimcke bereits seit 2018 das Output-Management-System Spoolmaster von Roha einsetzt, das zusätzlich zur Basisfunktionalität auch Module wie eBilling, Mail, Fax, HTML, PDF oder PDF/A-Writer bietet. Das eBilling-Modul sorgt auf dem IBM-System i (und den Vorgängern iSeries und AS/400) für eine zeitgemäße, umweltbewußte, rasche, dokumentierte und sichere Übermittlung von Rechnungen (eBilling). Dazu erstellt es XML-Datenströme für den Austausch elektronischer Rechnungsdokumente – und zwar in den Standardformaten Peppol-UBL, X-Rechnung und Zugferd (auch in den Version 2 und 2.1.1).

Darüber hinaus enthält das Modul auch eine Programmierschnittstelle für das Einlesen von Spool- oder Datenbank-Dateien. Für Klaus Wilhelm, Leiter EDV und Organisation bei Neimcke, war daher schnell klar, dass Spoolmaster das richtige Mittel zum Zweck ist. Gemeinsam mit Markus Karl und Herbert Pfeifer vom österreichischen Hersteller implementierte er von März bis August 2021 auf Basis des eBilling-Moduls die gewünschte Lösung des Problems.

Die Umsetzung im Detail

Für die Erstellung von Zugferd-Dokumenten musste zunächst die Spoolmaster-Konfiguration erweitert werden, damit Rechnungen mit dem Befehl PRTSPFLPDF und im Format PDF/A ausgegeben werden können. Im Anschluss wurde die Ablaufsteuerung der Suite so konfiguriert, dass bestimmte Spool-Dateien für den elektronischen Versand verarbeitet werden, und zwar aufgrund standardmäßiger Konfiguration in der OUTQ oder aber über Auswahlkriterien im Spoolmaster.

Für die entsprechenden Rechnungen kann nun ein eigener Befehl aufgerufen werden, der die komplette Erstellung und Versendung dieser Dokumente übernimmt. Markus Karl und Herbert Pfeifer erledigten die nötigen Spoolmaster-Konfigurationen, bereiteten den zusätzlichen Befehl vor und stellte dessen Sourcen zur Verfügung. Diese Sourcen enthalten Beispiele für die drei benötigten Verarbeitungsarten und den Versand per E-Mail. Der neue Befehl wurde anschließend von Neimcke selbstständig fertiggestellt.

Erstellung der XML-Formate

Für die Erstellung der XML-Formate der X-Rechnungen sowie des XML-Teils der Zugferd-Dokumente wird das Modul „eBilling“ verwendet. Dieses Modul stellt einen umfangreichen Satz an Funktionen zur Verfügung, denen nur noch die Rechnungsdaten übergeben werden müssen. Die Integration in die vorhandenen Programme und die Erstellung eigener Programme, die auf die Funktionen des eBilling-Moduls zugreifen, wurden von Neimcke selbständig durchgeführt.

Im Zeitalter der Digitalisierung einerseits und der Notwendigkeit, ressourcenschonend zu wirtschaften, sind elektronische Formate für Briefe, Lieferscheine, Rechnungen nicht nur zeitgemäß, sondern tragen auch zur rascheren und kostenoptimierten Versendung an die Adressaten bei.  

Über Neimcke 

1946 gegründet, positioniert sich der Großhändler für Kfz-Ersatzteile als zuverlässiger Partner, der Qualitätsprodukte schnell liefert und dabei das beste Preis-Leistungsverhältnis verspricht. Das deutsche Unternehmen, das heute in dritter Generation geführt wird, liefert ein Vollsortiment für Kfz-Werkstätten und Industriebedarf – etwa Kfz-Verschleißteile, Auto-Zubehör, Pflegeprodukte, Autochemie und Werkzeuge innerhalb der Kerngebiete Ober- und Niederbayern, Tirol, dem Salzburger Land und Oberösterreich. Zusätzlich rüstet Neimcke komplette Werkstätten aus. 

Bildquelle: Neimcke