23.08.2021 Wie Tchibo Vertriebs- und Logistikprozesse beschleunigt

Per Big-Bang zu S/4 Hana

Von: Jan Erlinghagen

Tchibo hat sein SAP-basiertes Retail-System für den gesamten Konzern im Mai 2021 per Big Bang auf S/4 Hana umgestellt. Nach Einschätzung des Kölner Projektpartners Qbeyond handelte es sich um eine der europaweit größten S/4-Migrationen im Handel.

Nach zwei Wochen Stabilisierung laufen die S/4-Hana-Prozesse seit Anfang Juni im Regelbetrieb bei Qbeyond – im Vergleich zum alten Retail-System laut Tchibo mit „deutlich besserer“ Performance und „nahezu störungsfrei“. Das Handelsunternehmen hatte sich bereits frühzeitig für die Umstellung entschieden und setzt nun für seine zentralen Anwendungen vollständig auf die Datenbanktechnologie der SAP. Ein Ziel ist es, in Echtzeit auf Kundenwünsche zu reagieren – im Online-Geschäft ein klarer Wettbewerbsvorteil.

Außerdem konnte die Warenversorgung der Filialen und der Depots im Einzelhandel nachhaltig optimiert werden; dank der neuen Hana-Datenbank konnten die Systemlaufzeiten halbiert werden. Auch das bestehende „Customer Activity Repository“ (CAR) wird weiter ausgebaut, um X-Channel-Prozesse in Echtzeit abzubilden und moderne Prognoseverfahren einzusetzen.

Umsetzung im Plan

Das gesamte Altsystem wurde an einem verlängerten Wochenende auf S/4 Hana konvertiert. Weil alle europäischen Landesgesellschaften des Konzerns zentral mit Ware versorgt werden, war eine mehrstufige Produktivsetzung ausgeschlossen. In 18 Monaten Projektlaufzeit wurden alle produktiv genutzten Vertriebs-, Einkaufs- und Materialwirtschaftsprozesse auf S/4 Hana umgestellt und das neue SAP-Hauptbuch eingeführt. Darüber hinaus hat Qbeyond dreißig SAP- und Non-SAP Systeme mit S/4 Hana integriert.

Das gemischte Projektteam bestand aus 80 IT-Spezialistinnen und -Spezialisten. „Die Produktivsetzung war ein voller Erfolg“, berichtet Andreas Bartsch, Projektleiter bei Tchibo. Das 24 TB große Retail-System sei in 48 Stunden konvertiert worden, die Umstellung auf das neue SAP-Hauptbuch habe weniger als 24 Stunden gedauert.

Das Projekt wurde über Christi Himmelfahrt produktiv gesetzt, laut Bartsch trotz erschwerter Bedingungen vollständig im Plan. Erschwert deshalb, weil das gesamte Projektteam – wie so viele – seit Mitte März 2020 aus dem Homeoffice arbeiten musste; die Projektfläche konnte wegen der Corona-Pandemie nicht genutzt werden.

Projektmanagement in Corona-Zeiten

Qbeyond und Tchibo gelang es aber in kürzester Zeit, eine Collaboration-Lösung aufzubauen und das Projekt fortzusetzen. „Mit dem engagierten Einsatz des[…] Teams war es auch in Corona-Zeiten möglich, alle technologischen Herausforderungen zu überwinden und die S/4-Hana-Konvertierung zum geplanten Stichtag umzusetzen“, freut sich Christoph Kastaun, Direktor IT bei Tchibo. „Das Plus an Funktionen und Performance nach der Umstellung zeigt bereits: Es hat sich für uns gelohnt, frühzeitig auf S/4 Hana umzusteigen. Mit der Umstellung[…] hat Tchibo einen großen Schritt in Richtung der SAP-Referenzarchitektur gemacht.“

Qbeyond übernimmt für Tchibo nicht nur Applications-Management und Basisbetrieb der S/4 Hana, sondern auch den IT-Service-Desk, das Management des gesamten nationalen und internationalen WAN sowie weitere IT-Infrastrukturleistungen.

Über Tchibo

In acht Ländern betreibt Tchibo rund 900 Shops, über 24.300 Depots im Einzelhandel sowie nationale Online-Shops. Über dieses Multichannel-Vertriebssystem bietet das 1949 in Hamburg gegründete Unternehmen neben Kaffee ein wöchentlich wechselndes Non-Food-Sortiment (inklusive Reisen und Mobilfunk) an. Tchibo erzielte 2019 mit insgesamt rund 11.450 Mitarbeitern 3,12 Mrd. Euro Umsatz.

Bildquelle: Tchibo