Auch wegen Corona: Digitale Personalakten auf dem Vormarsch

Personalarbeit wird digital

Umständliche, zeitraubende Suchen in Akten, Ordnern und Excel-Tabellen gehören in vielen Personalabteilungen noch immer zum Arbeitsalltag. Dabei ist die Einführung digitaler Personalakten ein gleichermaßen unkomplizierter und doch wichtiger Schritt in die digitalisierte Unternehmenswelt.

  • René Baudzus, CSS

    René Baudzus ist Vertriebsleiter der CSS AG.

  • Bildquelle: CSS

Digitale Personalakten entlasten nicht nur Personalverantwortliche durch eine effiziente und optimierte Personalverwaltung, sondern bieten der Belegschaft die Vorteile des dezentralen Arbeitens – beispielsweise im Homeoffice.

Merkmale einer digitalen Personalakte

Doch welche grundlegenden Kriterien muss eine digitale Personalakte überhaupt erfüllen, damit sie vorteilhaft im Unternehmen eingesetzt werden kann? An erster Stelle steht hierbei das Thema Datenauskunft.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Als integraler Bestandteil des hochsensiblen Personalbereiches speichert  eine digitale Personalakte alle relevanten Daten von Mitarbeitern, um sie dann detailliert und übersichtlich darstellen zu können – von den Vertragsdaten über Aus- und Fortbildungsmaßnahmen inklusive individueller Bewertungsmöglichkeiten bis hin zu den Fehlzeiten. eGecko stellt daher ein transparentes Personalinformationssystem inklusive digitaler Personalakte zur Verfügung, das die Verwaltung von Skills, Aus- und Weiterbildungen oder Beurteilungen von Mitarbeitern maßgeblich vereinfacht.

Besonders hilfreich sind in diesem Zuge eine Erfassung der Datensätze mit dem jeweiligen Gültigkeitszeitraum und die Ergänzung der zugehörigen Dokumente. Zweitens genießt der Schutz bzw. der rechtskonforme Umgang mit Mitarbeiterdaten oberste Priorität, denn personenbezogene Daten sind im Rahmen der DSGVO besonders geschützt.

So ist es beispielsweise gesetzlich vorgeschrieben, alle persönlichen Daten eines Mitarbeiters, sofern sie keine gesetzliche Relevanz mehr haben, zu löschen, sobald dieser das Unternehmen verlässt. Wo immer die rechtskonforme Handhabung sensibler Daten auf analoger Ebene problematisch sein kann, gestaltet eine digitale Personalakte dank zahlreicher Hilfsmittel wie Erinnerungsfunktionen den Vorgang um Auskunft und Löschung äußerst komfortabel.

Es gilt also darauf zu achten, dass eine Personalsoftware alle Kriterien gemäß der DSGVO umfassend gewährleistet –  so, wie es bei eGecko der Fall ist. Soll eine datenschutzkonforme Cloud-Anwendung genutzt werden, ist auch der Standort der Server für die Rechtssicherheit entscheidend. Denn werden solch sensible Daten beispielsweise in Amerika gelagert, dürfen die staatlichen Behörden der USA  ohne jede richterliche Verfügung auf die Server zugreifen. Ein Unternehmen ist von daher gut beraten, wenn sich die Server ihres Softwaredienstleisters auf europäischem Boden befinden.

Warum die Personalzukunft eine digitale ist

Keine Frage, rein inhaltlich unterscheiden sich analoge und digitale Personalakten nicht – schließlich bündeln beide arbeitsrelevante Unterlagen eines Arbeitnehmers. Doch in vielen Personalabteilungen ist es nach wie vor gängige Praxis, benötigte Daten umständlich und zeitraubend in einem Sammelsurium aus Papier und Excel-Listen zu suchen und zusammenzutragen.

Diese Vorgehensweise ist ineffizient und verlangsamt den Arbeitsalltag enorm. Die Vorteile der digitalen Personalakte liegen daher auf der Hand. Sie spart nicht nur viel Platz, sondern sorgt mit ausgefeilten Suchfunktionen vor allem auch dafür, dass Dokumente schneller gefunden, bearbeitet und innerhalb des Teams versendet werden können. Und dies unabhängig davon, ob ein Personalsachbearbeiter am Firmencomputer sitzt oder – wie es aufgrund der Corona-Situation das Gebot der Stunde ist – im Homeoffice arbeitet.

Wäre es da nicht mehr als ärgerlich, wenn der Zugriff auf wichtige Dokumente vom Homeoffice aus nicht möglich ist, weil der dringend benötigte Ordner noch in der Firma steht? Mit digitalen Personalakten gehören Probleme dieser Art der Vergangenheit an.

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