Personalwesen heute

Wie kann man heute eine praktikable und bezahlbare Lösung finden? Oder muss wirklich jedes Unternehmen für sich „das Rad“ neu erfinden und sehr hohe Investitionen in Kauf nehmen?

Nehmen wir als Beispiel das Recruitment. Ausgehend von der Stellen­anforderung, über die Publizierung der Stelle mit eigener Layout-Gestaltung z.B. auf der Homepage Ihres Unternehmens über die Auswahl der Bewerber/in bis hin zur automatisierten Übernahme der Daten in die Lohnabrechnung sind die Prozesse in 90 Prozent der Fälle bei allen Unternehmen gleich.

Daher haben Softwarehäuser den Bedarf erkannt und Prozesslösungen für alle Aufgaben des Personal­wesens in ihre Lösung aufgenommen. Der große Vorteil liegt hierbei in der schnellen und kostengünstigen Implementierung und Einführung dieser Lösung sowie in der Sicherheit, die neuen HR-Prozesse und -Anforderungen professionell abwickeln zu können.

Im klassischen Mittelstand ist der Personalbereich sehr häufig nur auf die Entgeltabrechnung ausgerichtet – oder es gibt Insellösungen für einzelne Bereiche des Personalmanagements. In Zukunft werden aber gerade diese Bereiche maßgeblich sein für die Gesamtdarstellung eines Unternehmens. Erfolgreiche Unternehmer haben die Bedeutung ihrer HR-Abteilung längst erkannt – sowohl für die Ausrichtung des Unternehmens im Markt, als auch bei der Auswahl von Bewerbern. Dem entsprechend handeln diese Unternehmer.

Eine ganzheitliche ­HR-Lösung finden

Bewährt hat sich dabei die klare Fokussierung auf die Kernprozesse, wie sie in vielen anderen Unternehmensbereichen längst Standard ist. Aus diesen Gründen lagern immer mehr Firmen definierte HR-Prozesse aus, etwa die klassische Personal­abrechnung. Sie richten ihre Arbeit auf das Personalmanagement aus – und somit auf die wertschöpfenden Prozesse wie Personalentwicklung, Skill-Management, Weiterbildung und Rekrutierung.

Bevor die einzelnen Aufgaben adressiert werden, gilt es den Markt nach einem kompetenten Lösungsanbieter für die gesamte Prozesskette des Personalwesens zu durchsuchen. Praxisgerechte, intuitiv zu bedienende und bezahlbare Lösungen sind das Gebot der Stunde.

Neben einer HR-Komplett­lösung, die vom Recruitment über die Entgelt­abrechnung und Personalzeitwirtschaft bis hin zum HR-Management reicht, sollte der Anbieter alle Lösungen sowohl als Inhouse- als auch als Outsourcing-Lösung in unterschied­licher Servicetiefe zur Verfügung stellen können. Wird das Augenmerk auf die einzelnen Personalprozesse gerichtet, so sind einige Grundregeln zu beachten. Von Beginn an sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, alle administrativen Arbeiten – wie doppelte Datenpflege, manuelle Übergabe von Daten an weiterführende Systeme etc. – auf ein Minimum zu reduzieren.

Bereits beim Recruitment muss der Hebel angesetzt werden, damit bei der Einstellung der Mitarbeiter nur noch die speziellen Zusatzinformationen im jeweiligen Fachbereich wie Entgeltabrechnung oder Personalmanagement hinzugefügt werden müssen.

Geht es um die Besetzung einer neuen Stelle, beginnt der klassische Prozess mit einer Stellenanforderung und Freigabe nach durchlaufenem Genehmigungsprozess durch die Vorgesetzten. Leistungsstarke Personalmanagement­lösungen liefern hier bereits im Standard alle Funktionen, um z.B. durch Kopierfunktionen eine vorhandene Stelle schnell und unkompliziert in eine Stellenanforderung mit allen Merkmalen aufzubereiten.

Personalgespräche vorbereiten

Bei den automatischen Weiter­leitungsfunktionen zur Genehmigung (natürlich mit Wiedervorlagefunktion sowie grapischer Prozessstatuskon­trolle) sollten die Mitarbeiter software­technisch unterstützt werden. Nach der Genehmigung wird mit geringem Aufwand per Programm eine Stellenausschreibung generiert und publiziert. Dies kann sowohl im Intranet, Internet, als auch bei Spezialanbietern wie Xing oder Linkedin in den hierfür vorgesehenen Bereichen erfolgen.

Dieser Prozess, einmal eingerichtet und definiert, versetzt die Personaler in die Lage, komplett eigenständig, ohne z.B. die Hilfe der jeweiligen Marketingabteilung, die Stelle zu veröffentlichen. Die Bewerber erhalten natürlich die Option, die gewünschten Daten elektronisch einzustellen bzw. ihre Unterlagen hochzuladen.
Nach Sichtung der Bewerbung durch die Personalabteilung erfolgt die elektronische Weitergabe an die Fachbereiche – natürlich mit Wieder­vorlage, Remindern und definierten Prozessschritten. Diese reichen von der Einladung des Bewerbers zu einem Vorstellungsgespräch bis hin zu Terminvereinbarung oder der Erstellung eines Gesprächsleitfadens.

Besonders hier helfen standardisierte Formschreiben bzw. Mails viele Abläufe zu vereinfachen. Bei der Einstellung von Bewerbern erfolgt die automatische Übergabe in den näch­sten Bereich des Personalsystems – und der Onboarding-Prozess beginnt. Pa­rallel hierzu stehen die Daten für die Entgeltabrechnung bzw. Zeitwirtschaft zur Verfügung und können noch komplettiert werden.

Aufgrund der Stellenanforderung ist die Zuordnung in der Organigrammstruktur bereits vorgegeben. Notwendige Schulungen (wie Sicherheitsunterweisungen) oder Ausstattungsartikel wie Laptop, Handy oder auch Sicherheitsschuhe werden ebenso elektronisch abgewickelt wie die Ablage der neuen Dokumente in der digitalen Personalakte. Ebenso wird die gesamte Personalentwicklung, nicht zuletzt im Abgleich mit dem Stellenprofil, durch planbare und kontrollierte Weiterbildung von softwaretechnisch komplett unterstützt.

Digitale Personalakte

Allein die Nutzung einer digitalen Personalakte, in der alle Dokumente, wie Zertifikate, Zeugnisse, Lohnabrechnungen etc. des Mitarbeiters zentral zur Verfügung stehen, führt zu einer erheblichen Prozessverbesserung. Ein weiteres Hilfsmittel in vielen Bereichen ist eine integrierte Textverarbeitung mit individuellen Formschreiben, Textbausteinen und Gesprächsbögen. Sie reduziert die administrative Verwaltungsarbeit auf ein Minimum.

Wie behält man den Überblick und die Kontrolle über alle diese Prozessschritte, Maßnahmen und Termine? Jeder Bereich, ausgehend von der Geschäftsführung, den Personalern oder den Vorgesetzen sieht in seinen individuellen Dashboards, seine Zahlen und Fakten, grafisch aufbereitet und mit Drilldown-Funktion bei offenen Fragen. Dies können für den Rekrutierungsverantwortlichen z.B. offene Bewerbungen, Rücklaufquote bzw. Bewerbungskosten sein. Ein Data Warehouse liefert im Hintergrund alle Daten aktuell und in den unterschiedlichsten Darstellungsformen.

Gerade für die Internationalisierung oder auch für die jüngere Generation von Mitarbeitern spielen mobile Lösungen eine große Rolle. Es muss z.B. dem Monteur oder Außendienstmitarbeiter möglich sein, seine Arbeitszeiten mit seinem Handy von unterwegs zu erfassen, oder über ein geeignetes Web-Portal im „Employee Self Service“ seinen Urlaubsantrag elektronisch abzugeben bzw. seine eigenen Stammdaten ändern zu können oder auch seine Lohnabrechnung abrufen zu können. Auch dies gehört heute zum Standardleistungsumfang.

Bildquelle: Thinkstock / iStockphoto / Summit IT Consult GmbH