Mehr digitale anstatt analoge Briefträger gefordert

Post-Workflows als Türöffner der Digitalisierung

Laut einer Prognose von The Radicati Group werden 2020 weltweit 306,4 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Keine Frage: Die E-Mail hat die Geschäftswelt nachhaltig verändert.

  • eks-Manager Kurt Krinner

    eks-Experte Kurt Krinner will „die korrekten Prozesse über ‚digitale Briefträger‘ im Unternehmen vollständig automatisieren.

  • Übersicht über die Posteingangsverarbeitung in LDOX

Speziell bei Rechnungen, wichtigen Dokumenten, Einladungen und Katalogen setzen viele Unternehmen aber immer noch ganz klassisch auf Papier. Damit einher gehen manuelle Prozesse wie vor 40 Jahren. Denn nur wenige Unternehmen bilden die Dokumentenverteilung in den einzelnen Abteilungen digital ab, sondern setzen ihre Mitarbeiter als Briefträger ein – sowohl bei analogen Dokumenten wie auch E-Mails mit geschäftsrelevanten Unterlagen.

„Papiergebundene Belege werden nach wie vor per Hand geprüft, freigegeben und abgezeichnet“, weiß Kurt Krinner, Mitglied der Geschäftsleitung der auf Dokumenten-Management spezialisierten eks Informatik GmbH in Götzis. „Bei E-Mails mit geschäftsrelevanten Dokumenten sieht es nicht besser aus: Sie werden ausgedruckt, versehentlich gelöscht, bleiben liegen, laufen beim falschen Empfänger auf oder müssen einem bestimmten Akt oder Geschäftsfall zugeordnet sowie abgelegt werden. Sowohl das Fehlerpotenzial wie auch der Aufwand sind jeweils hoch. Dabei lassen sich die korrekten Prozesse über ‚digitale Briefträger‘ im Unternehmen vollständig automatisieren. Workflows für die Ein- und Ausgangspost in all ihren Facetten sind der ideale Türöffner hin zu einer umfassenden Digitalisierung.“

Der digitale Briefträger

Was früher noch eine ganze Arbeitsstelle war, ist heute ein lästiger Nebenjob im Unternehmen: die Postverteilung. Da eine eigene interne Postzentrale für die meisten Unternehmen nicht mehr notwendig oder praktikabel ist, bleibt diese Aufgabe oft als zusätzliche Arbeit an Mitarbeitern hängen.

Für viele stellt eine schnelle E-Mail mit dem eingescannten und angehängten Brief bzw. Dokument die einfachste und praktikabelste Lösung dar – daher auch das rasch wachsende Mail-Aufkommen. Doch was auf den ersten Blick einfach aussieht, hat meist einen komplexeren Hintergrund, warum es in der Praxis nicht funktioniert. Denn um im allgemeinen Unternehmensumfeld bestehen zu können und gesetzlichen Anforderungen zu genügen, braucht es eine Lösung, in der:

  • Dokumente nicht verloren gehen können

  • die Zuweisung zur Bearbeitung oder Ansicht sehr einfach geregelt ist

  • die Bearbeiter definierte Aktionen mit dem Dokument durchführen sollen, wie ein digitales Abzeichnen, Ablegen, usw.

  • Dokumente sofort revisionssicher abgelegt werden können

  • die Dokumente sich optional einem Geschäftsfall zuordnen lassen

  • eine Dokumenthistorie zu Nachweiszwecken aufgezeichnet wird.

Workflows für die Ein- und Ausgangspost

Für Unternehmen, die bereits eine Archiv-, DMS- oder ECM-Lösung im Einsatz haben, bietet sich für diese Anforderungen eine einfache und praktikable Lösung an. Über Workflows lässt sich die Post revisionssicher erfassen, archivieren und anschließend Mitarbeitern zur Bearbeitung übergeben.

Bei der Eingangspost können Dokumente bereits während der Erfassung entsprechend nach Dokumententypen kategorisiert, indexiert und anschließend automatisch verarbeitet werden. Sämtliche Dokumente sind dann jederzeit wiederauffindbar – und lassen sich mit einer entsprechenden Bearbeitungshistorie versehen. Durch die Verknüpfung mit digitalen Akten können Dokumente zu Geschäftsfällen einfach zusammengeführt und anzeigt werden. Bei der Ausgangspost stellt die digitale Dokumentabzeichnung eine sinnvolle Ergänzung dar. Dadurch wird die Rechtssicherheit auch in die andere Richtung gewährleistet.

Automatische Zustellung mit Hilfe von OCR

Posteingangs-Workflows lassen sich auch mit anderen Anwendungen koppeln. So ist es zum Beispiel möglich, die Inhalte mittels künstlicher Intelligenz zu erfassen und entsprechend zu klassifizieren. Die Software erkennt beispielsweise die vorgesehenen Empfänger der Nachrichten und stellt die Dokumente auf elektronischem Wege automatisch zu.

„Was den Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit kostet, erledigen Workflows zur automatischen Belegauslesung, Indexierung und Klassifizierung nicht nur schneller, sondern auch fehlerfreier“, sagt Krinner. „Denn sobald das Dokument erfasst wurde, kommen die Vorteile der Digitalisierung richtig zum Tragen. Aufgrund vordefinierter Prozesse landen Dokumente sofort dort, wo sie hingehören. Sämtliche Prozesse rund um die Dokumentenverteilung, Bearbeitung und Archivierung laufen deutlich schneller ab.“

Unspektakulär, aber effektiv

Bei eks bildet die Basis dafür das Standardprodukt LDOX – Living Documents. Die Dokumente stehen allesamt digital in LDOX.Workflow-Postfächern zur Verfügung, in denen die Benutzer dann – einfach und übersichtlich – ihre digitalen Dokumentenstapel abarbeiten können. „Durch klar definierte Ereignisse, wie etwa ‚Dokument abzeichnen‘, ‚als gelesen markieren‘, ‚einem Akt zuordnen‘ etc., – ist jederzeit klar ersichtlich, was zu tun ist“, macht Krinner den Hauptvorteil deutlich. „Beim Schlagwort Digitalisierung denken viele nicht an etwas Banales wie Papierpost. Die Praxis zeigt jedoch, dass sich gerade hier sehr leicht Zeit und Ressourcen einsparen lassen. Es ist ganz klar die richtige Zeit zur Einführung digitaler Briefträger!“

Bildquelle: eks Informatik, Torsten Dettlaff / Pexels

©2020Alle Rechte bei MEDIENHAUS Verlag GmbH

Unsere Website verwendet Cookies, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Durch die weitere Nutzung der Seite stimmen Sie der Verwendung zu. Weitere Infos finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

ok