Whatsapp ist Gift für die Kommunikation in Unternehmen

Praktikable Alternativen gefragt

Wenn Mitarbeiter mit Kunden oder Kollegen Whatsapp benutzen, dann ist das spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ein Problem. Viele Unternehmen gehen mit ihrer digitalen Kommunikation zu sorglos um, warnt Sascha Wellershoff, Vorstand der Virtual Solution AG in München – und erklärt, was eine sichere Whatsapp-Alternative auszeichnet.

  • Sascha Wellershoff, Virtual Solution AG

    Sascha Wellershoff, Vorstand der Virtual Solution AG

Für Mitarbeiter ist Whatsapp ein bequemes und nützliches Tool: Besonders wenn es um zeitkritische Projekte oder Abstimmungen geht, wird dank schneller, direkter Kommunikation einfacher. Deshalb wird Whatsapp gerne auch in Unternehmen genutzt, die genau deshalb vor Herausforderungen stehen: Datenschutz, Datensicherheit und der Schutz vor Schadsoftware spielen gerade auf mobilen Geräten eine wichtige Rolle für die Sicherheit von Firmen- und Kundendaten.

Aus rechtlicher Sicht ist Whatsapp äußerst problematisch: Der Messenger liest die Adressbücher der Mitarbeiter inklusive E-Mail-Kontakten und Telefonnummern von Kollegen, Kunden und Partnern aus und gibt diese Daten an die Konzernmutter Facebook weiter. Darüber hinaus erfasst der Dienst Metadaten von den Usern, mit deren Hilfe persönliche Benutzerprofile erstellt werden können.

Beides ist im Rahmen der DSGVO strikt verboten: Die europäische Datenschutzrichtlinie schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht einfach ohne Zustimmung verarbeitet und weitergegeben werden dürfen; eine Einwilligung der betroffenen Personen dürfte allerdings in den seltensten Fällen vorliegen.

Bei Verstößen drohen empfindliche Sanktionen – die Haftung erstreckt sich dabei nicht nur auf firmeninterne, abgesicherte IT-Strukturen, sondern gilt übergreifend. Es ist daher völlig unverständlich, warum Unternehmen wegen Whatsapp einen Gesetzesbruch und damit hohe Strafzahlungen riskieren. Eine schnelle, benutzerfreundliche Kommunikation in Unternehmen ist wichtig – und durch eine sichere Messenger-Lösung mit folgenden Eigenschaften auch möglich, ohne mit der DSGVO in Konflikt zu geraten:

  • Durchgängige Verschlüsselung: Die Daten sollten nicht nur über den kompletten Transportweg verschlüsselt werden (End-to-End), sondern auch lokal auf dem Endgerät, sodass der Anbieter keinen Zugriff hat.

  • Anonymität beim Chatten: Die Kontakte im Adressbuch werden nicht im Klartext an den Anbieter übermittelt oder gespeichert. Genauso wenig darf der Anbieter die Nutzer tracken oder Profile erstellen.

  • Höchste Konformität: Ein deutscher Anbieter agiert unter deutscher Rechtsprechung und unterliegt dem strengen deutschen Datenschutz. Das bedeutet keine Speicherung von personenbezogenen Daten außerhalb der EU und Betrieb nur in ISO-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

  • Mehr Features: Neben dem Versenden von Nachrichten können auch Dateien, Bilder, Videos, Sprachnachrichten sowie Standorte geteilt werden. Zudem sollten Nachrichten zeitversetzt versendet, Messages mit hoher Priorität versehen und Abwesenheitsnotizen automatisiert verschickt werden können. Selbstzerstörung von Nachrichten erhöhen nochmal die Datensicherheit.

  • Gleiches Image: Der Messenger sollte auch vom Desktop oder dem Notebook aus genutzt werden können.

Unternehmen und vor allem ihre Mitarbeiter müssen also keineswegs auf die nützlichen Funktionen eines Messengers verzichten. Nur ist eine datenhungrige Lösung wie Whatsapp mit einem Mutterkonzern in den USA keine gute Wahl.

Bildquelle: Virtual Solution AG / Privat

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