Neue Buchhaltungs-Software für die Spedition Honold

Programmiert auf Logistik

Die Spedition Honold Logistik setzt für das Scannen, Verbuchen und Archivieren aller Geschäftsvorfälle auf eine integrierte IT-Lösung mit Fimox von K+H Software in Verbindung dem Rechnungsleser Frontcollect Invoice von Ametras. Hauptgrund für die Entscheidung waren die logistikspezifischen Funktionen der Buchhaltungs-Software.

  • Die im Jahr 1879 gegründete Spedition beschäftigt heute rund 1.250 Mitarbeiter und verfügt über 750.000 qm Logistikfläche an 22 Standorten. Honold hat sich auf die Entwicklung von Logistik-Immobilien und Branchen-Logistik spezialisiert.

  • Johannes Schlenker, Geschäftsführer der Honold Service Logistik GmbH: Hat eine Software die spezifischen Belange eines Logistikdienstleisters gesucht.

  • Buchhalterin Anja Fürstenberg-Abel bei der Arbeit: Der aktuelle Bearbeitungszustand und Verbleib jeder gescannten Rechnung ist jederzeit im System sichtbar.

Johannes Schlenker hat ein gutes Gespür für wirtschaftliche Entwicklungen. Der Geschäftsführer der Honold Service Logistik GmbH wusste sofort, was der Verkauf seines früheren Lieferanten für Buchhaltungs-Software zu bedeuten hatte. Friedhelm Kirchner – Geschäftsführender Gesellschafter der KDR - zog sich aus Altersgründen aus dem Geschäft zurück und verkaufte sein Unternehmen an das Dortmunder Systemhaus SIC Software Industrie Consult GmbH, einen ERP-Spezialisten in der Bekleidungsindustrie. „Mir war klar, dass unsere Lösung mittelfristig nicht mehr gepflegt werden würde und wir uns nach einem neuen IT-Partner umsehen müssen“, erinnert sich der Diplom-Ökonom. Im Jahr 2009 machte er sich deshalb gemeinsam mit seinem Team auf die Suche nach einer neuen Lösung für das Rechnungswesen.

„Wir waren von der bisherigen Fibu-Lösung sehr verwöhnt“, bekennt Anja Fürstenberg-Abel, die bei Honold in der Finanzbuchhaltung arbeitet. Das lag vor allem daran, dass die Software die spezifischen Belange eines Logistikdienstleisters berücksichtigte, etwa das Führen so genannter Mischkonten. „Fast alle Buchhaltungs-Programme geben vor, dass für jeden Kunden ein eigenes Konto angelegt werden muss“, erklärt Fürstenberg-Abel. Dies mache für eine Spedition jedoch keinen Sinn, zumal es täglich neue Kunden oder Lieferanten gäbe, mit denen es nur ein einziges Mal zum Kontakt komme, zum Beispiel private Empfänger einer Unfrei-Sendung oder Transportunternehmer, die einmalig eine Teilladung befördern. Für diese Fälle existieren so genannte Mischkonten, auf denen diverse Kunden oder Lieferanten verbucht werden.

Ebenso typisch für die Geschäfte eines Logistikdienstleisters ist das gegenseitige Verrechnen von Leistungen mit einem Partnerspediteur oder Transportunternehmen. „Auf der einen Seite entstehen Verbindlichkeiten für erbrachte Transporte und auf der anderen Seite Forderungen für die Nutzung unserer Tankstelle oder Werkstatt“, erläutert Geschäftsführer Schlenker. Da sei es doch „völlig klar, dass man sich am Ende des Abrechnungszeitraums nur die Differenz der Leistungen“ bezahle. Aus diesem Grund brauchen Logistiker eine Rechnungswesensoftware, die Kontokorrentkonten zulässt.

Rasant und glatt

„Diese und weitere Voraussetzungen hatten wir bei K+H vorgefunden“, sagt Schlenker. Das Rechnungswesenprogramm Fimox decke die Bedürfnisse eines Logistikdienstleisters perfekt ab und sei bei vielen Speditionen im Einsatz. „Neben den Referenzen überzeugte uns aber auch der in Fimox integrierte Rechnungsleser Frontcollect Invoice von Ametras“, betont Fürstenberg-Abel. Schließlich sollte im Zuge des Software-Projekts auch die Lösung für das Erfassen der Eingangsrechnungen sowie das Archivsystem erneuert werden. Angeschlossen an die automatische Rechnungseingangsverarbeitung FCI ist bei Honold das Archiv d.3 von d.velop.

Der offizielle Startschuss für die Einführung des neuen Systems fiel im September 2010. „Danach lief alles rasant und glatt, so dass wir bereits zum 1. Januar 2011 mit der Lösung arbeiten konnten“, berichtet Schlenker. Vor diesem Hintergrund ist er mit dem Projektverlauf sehr zufrieden. Gleiches gilt für Änderungen und Anpassungen, die sich im laufenden Betrieb immer wieder mal ergeben. Aktuelle Beispiele seien die Umstellung auf die Sepa-Zahlverfahren oder der Wegfall der so genannten „Z1-Meldung“ bei Auslandsüberweisungen von mehr als 12.500 Euro. „Hier reagiert K+H immer extrem schnell“, bekräftigt Fürstenberg-Abel.

Weniger Buchungs- und Kontrollaufwand

Mit dem zeitgleich mit Fimox installierten Rechnungsleser FCI erzielt Honold aufgrund der drei parallel arbeitenden OCR-Einheiten noch bessere Erkennungsraten als mit der Vorgängerlösung. Der Kreditor, die Beträge, Rechnungsnummer, Belegdatum und sonstige Informationen, wie Bankverbindung werden beim Scannen der Rechnung automatisch erfasst und auf Plausibilität geprüft. Fimox als führendes System versorgt FCI dabei regelmäßig mit den Kunden- und Lieferantenstammsätzen inklusive Bankverbindung, Kostenstellen, Kostenträger und anderen Tabellen. „Das Ergebnis dieses Zusammenspiels ist eine hohe Erkennungsrate, die zu einer Belegerstellung mit buchungsrelevanten Informationen führt“, so Schlenker.

Die Integration von Fimox und FCI ermöglicht einen sehr hohen Automatisierungsgrad, der bei Honold zu deutlichen Einsparungen führt. Anstelle von acht Mitarbeitenden wird der tägliche Buchungs- und Kontrollaufwand jetzt von nur noch sechs Kollegen bewältigt. Die Einsparungen pro Vorgang rechnen sich hoch: Pro Jahr fallen bei Honold alleine im Eingangsbereich 75 bis 80.000 Rechnungen mit einem Umfang von rund 180.000 Seiten an. Die Ausgangsrechnungen gelangen hingegen über eine Schnittstelle zwischen Fimox und der Speditionssoftware auf direktem Wege in das System.

Internes Facebook

Weitere Einsparungen erzielt Honold durch die laut Fürstenberg-Abel „spürbar schnelleren“ Mahn- und Zahlungsläufe. Während sich durch das effizientere Mahnwesen das „Working Capital“ verbessere, erhöhten sich durch den kürzeren Bezahlrhythmus die Skonto-Erträge. Dazu trage wesentlich der ebenfalls eingeführte elektronische Workflow bei; nach dem Scannen werden die durch das FCI gelesenen Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung unverzüglich den betroffenen Abteilungen zugeordnet und diesen zur Kontrolle weitergeleitet. Die fachlich Verantwortlichen prüfen die Rechnungen direkt an ihrem Bildschirm und können zusätzliche Bemerkungen in einem dafür vorgesehenen Notizfeld eingeben. „Dieses Feld dient zur Dokumentation des gesamten Vorgangs und kann nachträglich nicht mehr verändert oder gelöscht werden“, erklärt Fürstenberg-Abel. „Ich nenne es deshalb immer unser internes Facebook“.

Nach dem elektronischen Abzeichnen stehen die Rechnungen sofort für die Buchung bereit; der aktuelle Bearbeitungszustand und Verbleib jeder gescannten Rechnung ist jederzeit im System sichtbar. „Jetzt kommt es nicht mehr vor, dass Eingangsrechnungen mehrere Tage in der Prüfung hängenbleiben“, so Fürstenberg-Abel. Das liege zum einen an der hohen Transparenz, aber auch an der Akzeptanz der Workflow-Lösung. Schließlich sei die Rechnungsprüfung auch für die Mitarbeiter der Fachabteilungen viel einfacher und schneller geworden. Und nicht nur das: Durch das schnelle Abarbeiten der Eingangsrechnungen an sämtlichen Schnittstellen im Unternehmen ist bei Honold ein gleichmäßiger Belegfluss entstanden. „Jetzt werden Belege nirgendwo mehr in Schubladen gesammelt, wie es früher manchmal vorkam“, stellt Fürstenberg-Abel fest.

Korrekte Prognose

Fazit: Honold hat eine gut funktionierende Lösung für das Rechnungswesen durch ein wesentlich effizienteres integriertes System ersetzt und damit eine hohe Kostenersparnis erzielt. Mit seiner ursprünglichen Einschätzung über die Zukunft des früheren Softwareanbieters hatte Schlenker übrigens Recht: Der Service wurde im Jahr 2012 endgültig eingestellt.

www.kh-software.de

www.ametras.de

www.d-velop.de

www.honold.net

Bildquelle: KfdM

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