Neues SAP-Archiv bei Röchling Automotive

Rechnungseingang automatisiert

Röchling Automotive, ein weltweit tätiger Partner von Automobilherstellern und Systemlieferanten mit über 4.200 Beschäftigten, hat jetzt eine Lösung der KGS Software GmbH für die SAP-Archivierung und Rechnungseingangsverarbeitung eingeführt. Das bisherige ECM- und Archivsystem von Saperion wurde durch den Contentserver4Storage abgelöst.

  • Die mit Systemen von Röchling Automotive ausgestatteten Fahrzeuge machen im Windkanal eine gute Figur.

  • Als Resultat langjähriger Entwicklungsarbeit zählt Röchling Automotive heute zu den Marktführern bei Windläufen.

Im neuen SAP-Archiv legen die 1.800 SAP-User bei Röchling Automotive alle SAP-bezogenen Ein- und Ausgangsdokumente ab – also z.B. Lieferscheine, Fakturen, Datenarchivierungsobjekte oder eingehende Rechnungen. Statt eine weitere Drittlösung zu wählen, entschied sich Röchling sogleich für den komplett SAP-integrieren Archivansatz, wie ihn die KGS mit ihren Produkten bietet.

Beim Rechnungseingangsprozess wählte der Automobilzulieferer eine kombinierte Lösung aus KGS- und Abbyy-Produkten. Beide Partner führten das Projekt in Kooperation durch.

Lückenlose Überwachung der Migration

Vorhandene Dokumente in den alten Archiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wurden in ihrer Struktur aus Saperion übernommen. Die Übertragung der Daten vom Alt-Archiv – immerhin 750 GB – vollzog Röchling Automotive Mitte 2015 mit Hilfe von Migration4Archivlink, der KGS-Software für die kontrollierte Durchführung von Archivmigrationen im SAP-Umfeld.

Dank der Proxy-Server-Funktionalität konnte Röchling schon zu Beginn der Migration auf das neue Archiv umschalten, ohne den laufenden Prozess abwarten zu müssen. Während der gesamten Archivmigration waren die Dokumente im Zugriff – unabhängig davon, ob sie bereits übertragen waren oder sich noch im Altarchiv befanden. „Wir konnten mit der Software lückenlos überwachen, ob alle Objekte beim Archivwechsel korrekt übertragen wurden“, so Vivien Rebsdat, IT-Leiterin bei Röchling.

Erfassung der Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sind eine Dokumentenart, welche der Automobil-Zulieferer möglichst rasch nach dem Posteingang im SAP-Archiv ablegen möchte, um von dort aus elektronische Freigabe-Workflows zu starten. Die Rechnungen treffen sowohl in Deutschland wie auch in den Landesgesellschaften in den USA und Tschechien ein sowie seit kurzem auch in Belgien. Noch vor Ort werden diese digitalisiert.

Weil die Erkennungsraten der bisherigen Lösung zu wünschen übrig ließen, wurden die Scan-Clients Abbyys Flexi Capture ausgetauscht. Diese erkennt den Rechnungsbeleg im Posteingang automatisch, extrahiert relevante Metadaten und gleicht die Informationen der Dokumente sowie ihre Metadaten mit nachliegenden Prozessen in SAP ab. Über den Document Router von KGS werden die erzeugten PDF-Dokumente mit den extrahierten Rechnungsdaten direkt in die passenden SAP-Prozesse zur Weiterverarbeitung eingeschleust.

Für alle sonstigen Scan- und Archivierungsszenarien, bei denen keine Beleglesung und Klassifizierung erforderlich ist, nutzt das Unternehmen den Scan-Client von KGS, etwa zum Digitalisieren von Eingangslieferscheinen und deren Verknüpfung mit dem Archiv, für weitere FI-Belege oder für Sachkontenübersichtsblätter.

Bei der Debitorenbearbeitung findet ein weiteres KGS-Produkt Verwendung: In Zadoc werden Belege ohne SAP-Bezug per Webdynpro-Technologie archiviert und mit Attributen bzw. Metadaten versehen. Durch einfaches Customizing lassen sich auch Attribute zur Einrichtung verschiedener Dokumenttypen definieren.

„Attributieren konnten wir früher auch, aber eben nur ohne SAP-Bezug“, stellt Rebsdat den Mehrwert heraus. Über die Verwaltung der dokumentenbezogenen Metadaten erweitert Zadoc die Suchmöglichkeiten des SAP-Systems des Automobil-Zulieferers deutlich, so dass sich differenzierte Szenarien für die Ablage realisieren lassen.

Über Röchling Automotive

Röchling Automotive betreibt mit über 4.200 Mitarbeitern vier Entwicklungsstandorte und 22 Fertigungsstätten, verteilt auf vier Kontinente. Zu den Kernkompetenzen gehören die Aerodynamik und Akustik in jedem Segment des Fahrzeugs. Es ist Teil der Röchling-Gruppe, einem global aufgestellten Verbund mittelständischer Unternehmen mit Firmensitz in Mannheim, zu dem 77 Unternehmen mit rd. 8.400 Beschäftigten in 22 Ländern gehören.

Bildquelle: Röchling Automotive

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