Vorkonfigurierte Branchenlösung für die moderne Verwaltung

Rechnungsverarbeitung im Rathaus

Docuware, Anbieter von Software für Dokumenten-Management und Workflow-Automation, hat eine Branchenlösung für die Rechnungsverarbeitung in der Öffentlichen Verwaltung entwickelt.

Docuware-Geschäftsführer Max Ertl

Docuware-Geschäftsführer Max Ertl: „Die Nachfrage nach vorkonfigurierten Lösungen nimmt stark zu!“

Mit Docuware für Kommunen kann die Verwaltung die Sicht auf Vorgänge verbessern, Dienstwege sowie Amtsverfahren automatisieren und alle Unterlagen rechtskonform zentral archivieren. Es werden Aufgaben automatisiert, die in jedem Rathaus zur täglichen Routine gehören: Rechnungen abzeichnen, sachlich und rechnerisch prüfen, Auszahlungsanordnungen erstellen und Zahlungen buchen.

„Die Nachfrage nach vorkonfigurierten Lösungen nimmt stark zu“, begründet Docuware-Geschäftsführer Max Ertl die Entwicklung von fertigen Paketen für spezielle Anwendungsfälle. „Das belegen bereits unsere in 2018 auf den Markt gebrachten Systemen für einzelne Prozesse wie Rechnungsverarbeitung und Personalmanagement. Neben den finanziellen und organisatorischen Vorteilen kommt ihnen zugute, dass sie dank fertiger Konfigurationen schnell einsetzbar sind und keine langwierigen professionellen Dienstleistungen erfordern.“

Bei Behörden wird allgemein noch viel Rationalisierungspotential gesehen. In vielen Amtsgebäuden befinden sich die Rechnungen noch in Umlaufmappen; Prüf- und Anordnungsverfahren nehmen viel Zeit in Anspruch und durch die manuelle Bearbeitung treten Fehler auf. „Außerdem gibt es in der Verwaltung einen Fachkräftemangel, den wir mit unserer Lösung lindern, indem wir Prozesse automatisieren“, sagt Produktmanagerin Andreja Schmid.

Docuware für Kommunen

Docuware für Kommunen zum Thema Rechnungsverarbeitung wurde gemeinsam mit Mitarbeitern aus Gemeindeverwaltungen in ganz Deutschland speziell für die Ansprüche in Rathäusern entwickelt. Die Lösung automatisiert laut Firmensprecherin Birgit Schuckmann den gesamten Rechnungsprozess und stellt die GoBD-konforme Aufbewahrung aller gängigen Rechnungsformate sicher. Dies ist durch die Neuregelung des § 2b UStG für Kommunen von großer Bedeutung, denn spätestens mit dem Ende der Übergangsfrist zum 31.12.2020, wenn Kommunen umsatzsteuerpflichtig sind, müssen sie Rechnungen elektronisch aufbewahren.

Die Rechnungsverarbeitung erfolgt vom Erfassen bis zum Buchen durchgängig digital; vorkonfigurierte Vorlagen beschleunigen die Einführung. Rechnungen werden danach einheitlich erfasst, automatisch ausgelesen und auf den digitalen Dienstweg gegeben. Die Mitzeichnung, Prüfung und Freigabe können sowohl am Desktop-PC als auch am Tablet oder Smartphone erfolgen. Außenstellen wie Kindergärten, Schulen, der Bauhof, die Feuerwehr oder auch Planungsbüros lassen sich somit direkt in die sachliche und rechnerische Prüfung einbinden.

Auszahlungsanordnungen werden im vertrauten Finanzfachverfahren erstellt, automatisch mit der Rechnung abgelegt und digital rechtskonform signiert. Dank intelligenter Schutzmechanismen wie Zugriffsberechtigung bis auf Dokumentebene werden die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Und auf Knopfdruck stehen alle zusammengehörigen Informationen den berechtigten Mitarbeiter/-innen am Bildschirm zur Verfügung.

Bildquelle: Docuware

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