Umstellung auf digitales Rechnungswesen

RoI in 6 bis 12 Monaten

Die Umsetzung einer digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen und der elektronischen Rechnungsstellung bietet insbesondere für mittelständische Unternehmen enorme Einsparpotenziale. Das Systemhaus Computerkomplett verspricht sogar einen „Return on Investment“ (RoI) nach spätestens zwölf Monaten. Dazu kommt jetzt ein gewisser Druck, denn ab dem 27. November 2020 müssen Auftragnehmer von Behörden Rechnungen über 1.000 Euro elektronisch ausstellen.

Bildquelle: Andrey Popov / Stock.Adobe.com

Von der Umstellung auf die E-Rechnung profitieren sowohl der Rechnungssteller als auch der -empfänger – und zwar durch Kosteneinsparungen, höhere Effizienz und mehr Transparenz. Dennoch arbeiten viele Unternehmen in der Buchhaltung noch analog.

Großer Nutzen auch für kleine Firmen

Dabei ist der Nutzen der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung selbst für kleine Unternehmen deutlich spürbar – in Form eines schnelleren Prozessdurchlaufs bei eingehenden Dokumenten, geringeren Druckkosten sowie Einsparungen durch Skonti und Vermeidung von Mahngebühren dank der Einhaltung von Zahlungsfristen.

Aber auch der elektronische Versand von Rechnungen spart nicht nur Druck- und Portokosten: Studien zeigen, dass digital verschickte Rechnungen schneller bezahlt werden. Schon eine Studie der School of Business an der Aalto Universität in Helsinki aus dem Jahr 2008 zeigte, dass sich die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringert.

Das Einsparpotenzial der digitalen Rechnungsverarbeitung ist sehr hoch und daher schon lange Gegenstand verschiedener Untersuchungen. Laut der Marktstudie des Schweizer Branchenexperten Billentis auf dem Jahr 2014 lassen sich in Zusammenarbeit mit externen Partnern bis zu 64 Prozent der Kosten für das Kreditorenmanagement, bzw. 11,20 Euro pro Rechnung, einsparen.

Heiko Paitz, Leiter Consulting DMS beim Systemhaus Computerkomplett, rechnet vor, dass bei 25 Warenrechnungen, die bei einem Unternehmen täglich eingehen, die jährliche Kostenreduzierung bei 30.000 Euro, bzw. bei 60.000 Euro inklusive Beleglesung, liegen kann. Auch beim digitalen Versand von Rechnungen ergeben sich enorme Einsparungen, sie liegen nach Billentis bei 6,60 Euro pro Rechnung. Geht man von 30 Debitorenrechnungen pro Tag aus, so Paitz, ergebe sich eine jährliche Ersparnis von 29.000 Euro. Dabei liege der RoI bei voraussichtlich sechs Monaten.

Je kleiner die Firma, desto größer die Befürchtungen

Doch der Wechsel zur papierarmen Buchhaltung insbesondere kleinen Firmen Schwierigkeiten zu bereiten, beobachtet Paitz. Zu stark seien die Befürchtungen mit Blick auf Datensicherheit, Gesetzeskonformität und Akzeptanz beim Wirtschaftsprüfer, nicht alles richtig zu machen.

Doch Gesetze sind heute kein Hindernis mehr. Spätestens mit Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes vom 1. Juli 2011 und mit den GoBD vom 14. November 2014 („Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/13/10003) wurden die letzten ernsthaften Hürden aus dem Weg geräumt.

Im Gegenteil: Die Behörden geben dem E-Invoicing einen zusätzlichen Schubs, denn nach EU-Recht sind alle Lieferanten öffentlicher Verwaltungen ab dem 27. November 2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen, ausgenommen sind Direktaufträge mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von bis zu 1.000 Euro.

Neue Ära der Digitalisierung

Die Analysten erwarten daher eine neue Ära der Digitalisierung und Automatisierung, die das Umfeld der elektronischen Rechnungsstellung grundlegend verändern wird. Eine weitere Studie ergibt, dass rund 25 Prozent aller Rechnungen zu spät bezahlt werden. Infolgedessen droht oft, basierend auf dem Gesamteinkaufsvolumen, ein signifikanter, ergebniswirksamer Skontoverlust.

Die Studie „Die Effizienzlücke bei der Rechnungsverarbeitung“ von Pitney Bowes Management Services (PBMS) zeigte im Jahr 2011 auf: Die typischen Verarbeitungskosten von 13,00 Euro pro Rechnung können im Mittelstand durch Digitalisierung und Datenextraktion auf 6,50 Euro reduziert werden. Die IHK Koblenz bezifferte schon vor Jahren die Prozesskostenersparnisse in Unternehmen sogar auf bis zu 11,60 Euro pro Rechnung.

Auf Grundlage von DMS-, ECM- und ERP-Systemen (etwa von Abas, Easy oder Comarch) bietet das Systemhaus Computerkomplett aus Rottweil die Umsetzung eines digitalen Rechnungswesens bei kleinen, mittleren und großen Betrieben an. Dabei liegt der RoI laut Heiko Paitz bei maximal zwölf Monaten.

Bildquelle: Andrey Popov /Stock.Adobe.com

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