Stolpert die Schweizer Post bei ehrgeizigem Digitalisierungs-Projekt?

SAP-Hana-Umstellung teurer als geplant

Die Schweizer Post will mit dem SAP-Projekt HWF 2021 bis in zwei Jahren die „Harmonisierung der Wertflüsse“ im Unternehmen erreicht haben. Für dieses Projekt sind 83 Mio. Franken eingeplant, die aber wohl nicht nicht ausreichen; bald soll das Budget erhöht werden.

  • Alex Glanzmann, seit 2016 Finanzchef der Schweizer Post, will mehr als die bereits bewilligten 83 Mio. Franken für das S/4-Hana-Projekt HWF 2021.

  • Quelle: Stellwerk Consulting GmbH, Köln

    Quelle: Stellwerk Consulting GmbH, Köln

„Der Weg zu Klarheit und Wert“ – unter dieser Überschrift bewirbt das Beratungsunternehmen Deloitte auf der Homepage sein Migrationsangebot in Richtung des neuen ERP-Systems S/4 Hana der SAP. Auf diese Beratung zurückgegriffen hat die Schweizer Post, weil sie eine der größten SAP-Systemlandschaften der Schweiz in Richtung S/4 Hana transformieren will.

In diesem Zusammenhang sucht die Post CH AG, eine Tochter der Schweizer Post, noch „Lösungs-Architekten“ für „spannende, strategische Projekte, wie die konzernweite Konsolidierung auf Grundlage von S/4 Hana, Aufbau einer ‚Event Driven Architektur‘ und innovative Projekte auf Basis der SAP Cloud Plattform“. Die neuen SAP-Lösungen sollen in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern, des Entwicklungs-Teams des „Customer Centers of Expertise“ (CCoE) des Softwareherstellers und externen Beratern entwickelt werden, heißt es aus Bern.

Digitale Kernplattform“ geplant

Ziel ist der Aufbau einer digitalen Kernplattform, um den sich verändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Deloitte hat diese Entscheidung vorbereitet – ganz nach dem Motto: „Wir können helfen“! Die neue Software stelle „in ihrer Einfachheit eine leistungsstarke und hochkonfigurierbare Suite von Softwarelösungen dar, die das Geschäft erleichtern kann – und so Klarheit schafft und den Wert generiert, den Organisationen wünschen.“ Soviel zu dem Versprechen der Berater.

Gestartet wurde das Projekt im April 2017, wie Simap.ch, der Schweizer Plattform im Bereich des öffentlichen Beschaffungswesens zu entnehmen ist. Damals hatte sich SAP Schweiz einen über vier Jahre laufenden Auftrag im Wert von voraussichtlich knapp 6,7 Mio. Franken für die Beschaffung von S/4 Hana und Add-Ons gesichert. Abgelöst werden sollten demnach elf R/3-Systeme der Schweizer Post, neben denen sich laut Auftrag aber noch weitere SAP-Systeme im Einsatz befanden, „die eng miteinander verbunden sind“.

Die SAP-Systemlandschaft der Post wurde über die letzten 19 Jahre kontinuierlich weiterentwickelt und ausgeweitet. Stand 2017 arbeiteten mehr als 35.000 Menschen gelegentlich oder permanent mit dieser Software – und mehr als 100 Mitarbeitende stellten deren Entwicklung und Betrieb sicher. Begründet wurde die laufende Umstellung damals damit, dass der „Betrieb der SAP-ERP-Systeme auch nach dem Jahr 2025 (Auslaufzeitpunkt bzgl. Softwarewartung des SAP R/3 Softwaresystems) zu gewährleisten“ sein müsse, auch wenn SAP selbst zusichert, die Wartung bis mindestens 2025 zu übernehmen.

Für die Zeit nach 2025 gibt es derzeit keine Aussage der SAP; es ist aber angesichts der Vielzahl der Migrationsprojekte und deren Komplexität wahrscheinlich, dass SAP auch nach 2025 Support für ältere Software-Produkte anbieten wird, wenn auch vielleicht im Rahmen eines „Extended Support“ wie seinerzeit bei R/2 irgendwann später auch zu erhöhten Gebühren.

Im Sinne des Investitionsschutzes in die bisherigen erworbenen Softwarelizenzen und dem angeeignetem Fach-Know-How „ist es aus technischen und wirtschaftlich Gründen zwingend“, hieß es 2017 in dem Auftrag, „allfällige Folgereleases von SAP S/4 Hana inklusive Add-Ons sowie damit zusammenhängende Wartungsleistungen“ bei SAP zu beschaffen.

Ein Schnäppchen?

Nun könnte man sagen: Für solch ein Riesenprojekt sind 6,7 Mio. Franken ein Schnäppchen, auch wenn es sich nur um die Software-Lizenzen handelt. Und das ist in der Tat so, denn seinerzeit hat SAP die Kunden mit Sonderpreisen zu den anspruchsvollen Umstellungsprojekten „überredet“. Heute müsste die Post vermutlich deutlich mehr für die Beschaffung der Lizenzen bezahlen. Es ist aber auch so, dass die Lizenzen nur einen sehr kleinen Bruchteil der Gesamtkosten dieser Umstellung ausmachen.

Allein die Migration der Daten von der alten in die neue SAP-Welt im Rahmen des Teilprojektes „Harmonisierung Wertflüsse“ (HWF 2021) lässt sich der damit beauftragte Dienstleister SNP (Schweiz) AG mit 2,8 Mio. Franken bezahlen. Zur Begründung heißt es von der Post: Im Rahmen der Einführung von SAP S/4 Hana und der damit zusammenhängenden fundamentalen Neuerungen in der SAP-Systemlandschaft der Post mit mehr als 60 heterogenen SAP-Systemen (davon neun ERP-Kernsysteme) ist eine Datenmigration auf das Zielsystem unumgänglich“.

2,8 Mio. Franken für die Datenmigration

Das klingt teuer für eine Datenmigration, doch der Preis scheint aufgrund der hohen Komplexität und der technischen und rechtlichen Besonderheiten durchaus plausibel: Die Migration der aktuellen und historischen Daten der diversen R/3-Systeme der Post in das zentrale S/4-Hana-System muss laut Auftrag unterjährig (erste geplante Systemablösung per Juli 2019) gleichzeitig mit der Einführung der neuen Hauptbuchhaltung („General Ledger“, „new GL“) in einem Schritt im Zeitraum von nur 48 Stunden erfolgen.

Das heißt konkret: Die Daten müssen gleichzeitig verdichtet (Merge), gesplittet, konsistent umnummeriert, durch Aus-Phasen von alten Strukturen bereinigt, harmonisiert und von R/3 nach S/4 migriert werden können. Zudem muss die Migration vor Inbetriebnahme des Systems mit einem revisionstauglichen Migrationsbericht abgeschlossen werden, was bedingt, dass die Transformationsszenarien des Anbieters auf einer zertifizierten Methodik beruhen.

Das neue, „erweiterte“ Hauptbuch SAP New GL ist fester Bestandteil des Rechnungswesens von S/4 Hana und bietet eine Reihe von Funktionserweiterungen (siehe Graphik). Die Umstellung darauf ist Voraussetzung für das erwähnte Projekt HWF 2021, mit dem Alex Glanzmann, seit 2016 Finanzchef der Schweizer Post, bis 2021 die „Harmonisierung der Wertflüsse“ im Unternehmen erreichen will. Für dieses Projekt 83 Millionen Franken seien bewilligt, sagte Glanzmann der Züricher Internet-Zeitung Inside Paradeplatz. Doch das reiche nicht aus; bald solle das Budget erhöht werden.

Wer schon bei 83 Mio. Franken zusammenzuckt, sollte bedenken, dass es sich bei HWF 2021 nur um ein – wenn auch wichtiges – Teilprojekt der Digitalisierung der Post handelt. Immerhin geht es auch in anderen wichtigen Bereichen, wie etwa in der Logistik oder im Personalwesen, um die Modernisierung der SAP-Systeme.

Alle Prozesse auf dem Prüfstand

Allerdings werden im Projekt HWF 2021 laut Glanzmann auch sämtliche Abläufe in allen Bereichen der Post auf den Prüfstand gestellt und diese – falls möglich – neu so aufgesetzt, dass sie optimal seien. Es gebe eine „Operation am offenen Herzen“, denn im laufendem Betrieb werde völlig neues, hochkomplexes Finanzsystem für die ganze Post-Gruppe aufgebaut. Vorgesehen sei ein gestaffelter Roll-Out bis 2021, der dieses Jahr beginnen soll.

Ob sich die Investitionen der Schweizer Post in das Projekt HWF 2021 amortisieren werden oder ob sich HWF 2021 in die Reihe gescheiterter SAP-Projekte einreiht, bleibt abzuwarten. Teures Leergeld bezahlt haben beispielsweise die Deutsche Bank im gescheiterten Projekt Magellan, das nach Investition eines dreistelligen Millionenbetrags eingestellt wurde, oder wie berichtet, Haribo, Lidl und die Schweizer Bundesverwaltung. Die Deutsche Post musste 2015 wegen der gefloppten SAP-Einführung in dem Projekt „New Forwarding Environment“ (NFE) bei der Tochter DHL sogar ihre Gewinnziele kappen, weil der Flop in der Bilanz mit knapp 350 Mio. Euro zu Buche schlug.

Bildquelle: Post CH AG, Stellwerk Consulting GmbH

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