Südstärke löst Eigenentwicklungen und Insellösungen ab

SAP kommt, IBM i bleibt

Am 1. Juli 2017 hat die Südstärke GmbH, ein mittelständischer Lebensmittelhersteller aus dem oberbayerischen Schrobenhausen, auf einen Schlag die meisten Eigenentwicklungen und etliche Insellösungen durch ein zentrales SAP-System ersetzt. Bei der Auswahl dieser neuen ERP-Software war entscheidend, dass die neue Lösung auf der Hardware-Plattform IBM Power i läuft, die sich bei Südstärke seit über 25 Jahren bewährt hat.

  • Kartoffelanlieferung bei Südstärke

    Kartoffelanlieferung bei Südstärke: Speziell in der Hauptsaison müssen alle Prozesse perfekt ineinander greifen

  • Josef Königbauer, Südstärke

    Geschäftsführer Josef Königbauer wollte keine Software, deren Hersteller in drei oder fünf Jahren vom Markt verschwindet.

  • Stefan Plöckl, Südstärke

    Produktionsleiter Stefan Plöckl: „Unsere Mitarbeiter mussten manchmal mit Excel zaubern!“

  • Christian Maier, Südstärke

    Projektleiter Christian Maier: „Intern gibt es bei den wichtigen Prozessen bald gar keine IT-Schnittstellen mehr.“

  • Blick in den Kartoffelbunker bei Südstärke

  • Walzen der neuen Quellstärkeanlage

    Walzen der neuen Quellstärkeanlage

Beginnend auf einer AS/400, hatte Südstärke im Laufe der Jahre maß­geschneiderte Anwendungen in Eigenregie programmiert und permanent weiterentwickelt. Sie unterstützten bis dato die Bereiche Materialwirtschaft, Vertrieb, Einkauf und Versand so perfekt, dass im Arbeitsalltag alle Rädchen tatsächlich ineinander griffen.

Dazu kam auch Standardsoftware, z.B. für Rechnungswesen, Anlagenbuchhaltung, Qualitätsmanagement oder Lohn- und Gehalt. Bislang hatte Südstärke damit die meisten der Kernprozesse mit verschiedenen Insellösungen abgebildet; für andere Bereiche, wie die Produktion, gab es bisher gar keine zentrale und integrierte IT-Anwendung. Die Mitarbeiter behalfen sich selbst – mit Excel-Lösungen.

Maßanfertigung wird zu langwierig

Weil aber die Lebensmittelbranche höchst dynamisch ist und außerdem ständig neue Gesetzes- und Kundenvorgaben kommen, reichten diese maßangefertigten Systeme auf lange Sicht nicht mehr aus. Es dauerte immer länger, bis neue Anforderungen umgesetzt waren – und die Übergabe der Daten von einer Insellösung zur anderen erwies sich als arbeitsintensiv und zeitraubend. Geschäftsführer Josef Königbauer hatte daher schon länger die Idee, die in Eigenregie geschaffenen Lösungen durch eine moderne Standardsoftware zu ersetzen.

Konkret wurde es dann im Jahr 2014, erinnert sich Königbauer: „Da haben wir der IT-Abteilung den Auftrag gegeben, den Markt nach einer für uns passenden Standardsoftware zu sondieren.“ Diese Standardsoftware sollte die Prozessunterstützung verbessern, die Planung optimieren, eine zeitnahe Bestandsführung realisieren und die Chargenrückverfolgung vereinfachen. „All das sollte mit einer modernen, zeitgemäßen Bedienoberfläche möglich sein, die wir im alten System auch nicht hatten“, so Königbauer. „Die Mitarbeiter sind ja vom PC und Internet solche Oberflächen gewohnt und wollen sich eigentlich nicht umstellen.“ Zudem sollte das Know-how, das bisher nur in den Köpfen einiger IT-Mitarbeiter steckte, in einer gut dokumentierten Standardsoftware abgebildet werden.

Mit der Projektleitung wurde der IT-Experte Christian Maier betraut. Er sollte das heterogene Feld an IT-Lösungen durch ein integriertes ERP-System ersetzen, das alle Kerngeschäfts­prozesse zentral unterstützt. Nur z.B. bei der Mitgliederverwaltung oder der Kartoffel­abrechnung sind die Abläufe so speziell, dass zunächst auch weiterhin auf die eigenen Lösungen gesetzt wird.

Sorgfältige Marktsondierung

Nach einer sorgfältigen Marktsondierung entschied sich Südstärke Ende 2015 für die Einführung einer SAP-basierten Branchenlösung für die Nahrungs- und Genussmittelindustrie mit dem Implementierungspartner KEK Anwendungssysteme GmbH aus München. „Ganz entscheidend war für uns: Wir wollten eine wirkliche Standardsoftware und einen Hersteller, der uns langfristig eine zukunftssichere Lösung bietet. Wir wollten es nicht riskieren, dass dieser Hersteller in drei oder fünf Jahren vom Markt verschwindet und wir uns schon wieder eine neue Software suchen müssen. Insbesondere gibt es mehrere SAP-Partner, die sich bestens in der Lebensmittelindustrie auskennen. Folglich sind wir nicht auf einen speziellen Partner angewiesen. Falls es mit dem Partner einmal irgendwelche Probleme geben sollte, könnten wir zu einem anderen wechseln“, begründet Königbauer die Entscheidung.

„Ebenso wichtig war für uns aber auch die Hardware-Plattform IBM i, die bei uns schon seit über 25 Jahren im Einsatz ist und mit der wir hochzufrieden sind“, ergänzt Projektleiter Maier. „Wir wollten also unbedingt eine Standardsoftware auf diesem Server; von daher haben wir ERP-Hersteller, deren Software nicht auf IBM i ablaufen kann, gar nicht genauer analysiert.“

Komplett-Umstieg am 1. Juli 2017

Der Implementierungspartner KEK begann ab Januar 2016 mit der Erstellung des Pflichtenheftes. Dann wurde die Implementierungsphase eingeleitet. „Wir haben den Zeitplan dafür eingehalten“, betont Maier. „Einzig und allein den Start des Echtbetriebes haben wir um drei Monate heraus­gezögert, weil wir in Abstimmung mit KEK die Schulungs- und Ein­gewöhnungsphase für die Mitarbeiter verlängern wollten.“

Am 1. Juli 2017 wurden die SAP-Module Vertrieb (SD), Materialwirtschaft mit Einkauf (MM), Produktion (PP-PI), Lager (WM), Qualitätsmanagement (QM) sowie Finanzbuchhaltung (FI) und das Controlling (CO) gleichzeitig in beiden Werken in Betrieb genommen und die entsprechenden Altsysteme abgeschaltet. Zwei Themen hat Projektleiter Maier bewusst auf später verschoben: Die Einführung der SAP-Module Wartung und Instand­haltung (PM) sowie Personalwesen (HR), um die Mehrarbeit für die Mitarbeiter im Vorfeld der Umstellung in Grenzen zu halten.

Das war ein höchst spannender Moment, gibt Königbauer heute zu: „Ich hatte vorher schon einige Bauchschmerzen, weil wir da ohne Netz und doppelten Boden gearbeitet haben. Genau deshalb haben wir aber auch alles hundertprozentig getestet und geprüft, so dass eigentlich nichts schief­gehen konnte.“

Gerade diese kompromisslose Umstellungs­strategie und die Führung von KEK haben entscheidend zum Projekt­erfolg beigetragen. Alle Mitarbeiter hätten voll mitgezogen, die Stammdaten waren vollständig und alle Prozesse korrekt konfiguriert. „Niemand wollte schuld sein an einer Panne, niemand wollte die Mehrarbeit nach einem Scheitern riskieren“, erwähnt Königbauer einen nicht zu unterschätzenden psychologischen Erfolgsfaktor. „Wirklich alle haben sich sehr engagiert und an einem Strang gezogen.“

KEK hatte diese Strategie empfohlen – und Südstärke war dieser Empfehlung gefolgt, obwohl nicht nur Königbauer Bauchschmerzen hatte. „Damit haben wir aus heutiger Sicht aber alles richtig gemacht“, konstatiert der Geschäftsführer. „Die Prozesse stimmen – und wir bekommen die richtigen Ergebnisse!“ Die Branchensoftware decke heute alle Kerngeschäftsprozesse ­bestens ab, auch spezielle Anforderungen der Branche wie die Silo-Abbildung und die Chargenrückverfolgung.

Es war also nicht nur technisch und organisatorisch, sondern vor allem auch psychologisch richtig, alles auf eine Karte zu setzen. „Das Engagement der Mitarbeiter wäre bei einer schrittweisen Einführung vielleicht anders gewesen, denn über die gesamte Projektdauer durfte ja auch das Tages­geschäft nicht leiden“, vermutet Projektleiter Maier. „Da hätte manch einer angesichts seines Pensums die Projektarbeit vielleicht etwas schleifen lassen, weil man notfalls das alte System hätte weiterlaufen lassen können. Mit dem Resultat, dass am Ende nicht alle Daten und Prozesse stimmig sind. Dann hätten wir uns vielleicht Probleme eingehandelt, die wir so vermieden haben. Außerdem hätte ja die Parallelarbeit mit beiden Systemen für all unsere Anwender eine un­nötige Mehrarbeit bedeutet, da sie dann ja die Daten in beide Systeme hätten einpflegen müssen.“

Die wirkliche Arbeit

Bei der Datenmigration machte die eigentliche Übernahme nicht wirklich Arbeit, denn natürlich kamen die Daten aus dem alten System weitest­gehend automatisch in das SAP-System. „Viel Arbeit machte die Ergänzung fehlender Datenfelder, denn das SAP-System leistet nicht nur mehr als unsere alte Software – es braucht dafür auch zusätzliche Stammdaten. Wir mussten also schauen, wo und wie wir unsere alten Stammdaten entsprechend ergänzen – und woher wir die fehlenden Daten beschaffen“, erklärt Maier.

Doch nicht nur diese Mehrbelastung der Mitarbeiter galt es vernünftig zu dosieren und abzufedern. Die andere große Herausforderung bestand laut Königbauer darin, „dass wir nicht an jeder Stelle mit dem SAP-Standard zufrieden waren“. Das hielt sich zwar im Rahmen, aber es gab, wie in jedem Projekt, Change-Requests – zum Beispiel, weil an manchen Stellen bestimmte Informationen fehlten. Auch diese Änderungen wurden von KEK realisiert. Bei Südstärke hat man sich dabei ganz bewusst auf absolut notwendige Changes beschränkt, um sich später bei Release-Wechseln keine Probleme einzuhandeln. Nicht nur der Zeitplan wurde laut Königbauer ein­gehalten: „Wir sind auch im geplanten Budgetrahmen geblieben.

Arbeitsintensive Vorbereitungen

„Aus meiner Sicht als Produktions­leiter frisst ein solches Projekt sehr viele Ressourcen“, weist Stefan Plöckl auf eine Hürde hin, die es zu nehmen galt. „Insbesondere beim Personal sind wir als Mittelständler limitiert. Weil unsere Mitarbeiter ja ganz normal ihr Tagespensum schaffen müssen und die Einarbeitung in das neue SAP-System und die Vorbereitungen für seinen Einsatz zusätzlich dazu kommen, wollten wir nicht alles auf einmal ändern.“

Beispielsweise mussten die Mitarbeiter vor der Inbetriebnahme alle Produktionsstammdaten in das SAP-System einpflegen. Das ist – wie bei allen anderen Stammdaten – ein aufwändiger Prozess; die vorhandenen Stamm­daten mussten zunächst einmal dahin­gehend geprüft werden, welche davon künftig gebraucht werden – und wie diese für das SAP-System eventuell noch ergänzt und angepasst werden müssen.

Viel weniger Schnittstellen

Die Vorarbeit lohnt sich aber. Plöckl verweist auf das SAP-Modul PP-PI, das ebenfalls erfolgreich implementiert ist. „Dazu mussten wir vorab nicht nur alle Stammdaten für jeden unserer Artikel erfassen, sondern auch viele produktionsrelevante Daten, um die Materialstücklisten und Planungsprozesse entsprechend bestücken zu können, damit das Ganze produktionstechnisch abgebildet werden kann. Auch Bestellungen sind heute sehr komfortabel, weil nur noch Materialnummern und Mengen angegeben werden müssen.“

Wie geht es weiter? Für Königbauer jedenfalls ohne Bauchschmerzen. Sein Ziel bleibt es, alle wichtigen Geschäftsprozesse integriert mit dem SAP-System zu unterstützen. Momentan sind zwar die Module HR und PM noch nicht implementiert, aber die SAP-Einführung in der Instandhaltung ist bereits für 2018 geplant.

Das heißt: Südstärke hat dann bei den Kerngeschäftsprozessen in der IT intern gar keine Schnittstellen mehr – nur noch nach außen. Das sind vor allem die EDI-Schnittstellen zu den rund 3.000 Kunden und zu den Dienstleistern, etwa für den Rechnungsversand oder für die Aufträge an die Spedition.

 

Über Südstärke

Südstärke ist ein Unternehmen mit langer Tradition, das sich fest in bäuer­licher Hand (94 Prozent) befindet und rund 260 Mitarbeiter beschäftigt. 1981 aus der Fusion der beiden bayerischen Werke Schrobenhausen und Sünching entstanden, reichen die Wurzeln über hundert Jahre in die Vergangenheit zurück.

Wenn es nicht zu witterungsbedingten Ernteausfällen wie zuletzt 2013 und 2015 kommt, werden pro Jahr in beiden Werken rund 600.000 Tonnen Kartoffeln zu 150.000 Tonnen Kartoffelstärke und Stärkederivaten verarbeitet. Damit gehört Südstärke zu den neun Herstellern von Mais-, Weizen- oder Kartoffelstärke in Deutschland, die in 15 Werken über 2.400 Menschen beschäftigen; insgesamt verarbeitete die deutsche Stärke-­Industrie im Jahr 2016 4,1 Mio. Tonnen landwirtschaftliche Rohstoffe zu 1,5 Mio. Tonnen Stärke.

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