31.12.2014 GoBD ersetzt bei steuerrelevanten Unterlagen GoBS und GDPdU

Schäuble erleichtert Fibu

Das Bundesministerium der Finanzen hat in einem Schreiben vom 14. November seine Auslegung der gesetzlichen Vorschriften zur elektronischen Buchführung und Betriebsprüfung überarbeitet – und erleichtert so ab 2015 die Arbeit der Buchführer. Titel des Schreibens: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Das Team von DV-Dialog wünscht einen guten Rutsch in ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2015.

Die jetzt endlich aktualisierten Vorgaben des Finanzministers für Buchhalter und Steuerberater gelten für Wirtschaftsjahre, die am 1. Januar 2015 oder später beginnen. Sie sind zwar für die Steuerpflichtigen nicht rechtsverbindlich, können aber für die Praxis hilfreich sein. So müssen etwa E-Mails nicht mehr für steuerliche Zwecke aufbewahrt werden, wenn sie nur als Transportmittel für aufbewahrungspflichtige Unterlagen dienen. Weiterhin lässt es die Finanzverwaltung zu, dass Papierbelege nach einem ordnungsgemäßen Scan-Vorgang vernichtet werden.

Die GoBD (früher auch als GoBIT diskutiert) ersetzen die „Grundsätze der Prüfung digitaler Unterlagen“ (GDPdU) aus dem Jahr 2002 sowie die bereits seit 1995 geltenden „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), die keine Angaben über das zu nutzende Aufbewahrungsformat machten. Diese Formate sind in den GoBD nun eindeutig genannt. Dem Gesetzgeber geht es in erster Linie darum, die maschinelle Auswertbarkeit digital erzeugter Dokumente zu erhalten. Ein Kriterium, das in den GoBS keinerlei Berücksichtigung fand.

Eingehende elektronische Handels- und Geschäftsbriefe dürfen gemäß GoBD z.B. nach PDF konvertiert werden, falls „die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden“. Selbiges trifft auf selbst erstellte Dokumente, etwa Ausgangsrechnungen, zu. Allerdings sind dann beide Versionen, also das Ursprungsformat des Dokumentes und das Konvertierformat, aufzubewahren. Die PDF Association empfiehlt hierzu die Nutzung von PDF/A-3, denn damit können beide Varianten in einer Datei (als sogenannte hybride Archivierung) zusammenhängend aufbewahrt werden.