Neue Speditionssoftware für Hellmann

Scrum: Revolution ohne Pflichtenheft

Für Hellmann Worldwide Logistics entwickelt Weber Data Service das Transportmanagementsystem Disponentplus weiter. Die dabei vom Bielefelder IT-Dienstleister erstmals angewendete Scrum-Methode soll den Projektfortschritt beschleunigen.

  • Weil auch die Software schnell und pünktlich kommen soll, setzt Hellmann Worldwide Logistics auf agile Entwicklungsmethoden.

  • Der „Daily Scrum“: Planabweichungen werden in den täglich stattfindenden Kurz-Meetings sofort aufgedeckt.

Zwölf Uhr Mittags. Wie an jedem Arbeitstag drängt es Jan van Lil um diese Zeit zu seinem täglichen Kurz-Meeting, dem so genannten „Daily Scrum“. Der Softwareentwickler des Bielefelder Softwarehauses Weber Data Service steckt gerade mitten in einem Großauftrag für Hellmann – und die viertelstündigen Treffen sind fester Bestandteil der so genannten Scrum-Methode, mit der umfangreiche Projekte in viele Mini-Schritte unterteilt werden.

Dieses Vorgehen soll die typischen Tücken von IT-Projekten bekämpfen: Nicht eingehaltene Zeitpläne, unklare Kundenwünsche, grobe Missverständnisse zwischen Anwendern und Programmieren und unerwartete technische Hindernisse. Deshalb berichten die Team-Mitglieder beim „Daily Scrum“ über die Veränderungen und Fortschritte der vergangenen 24 Stunden. Außerdem teilen sie mit, welche Hindernisse aufgetreten sind – und was bis zum nächsten „Daily Scrum“ erledigt werden soll.

Anforderungen oft zu komplex

An dieser Stelle tritt der Scrum-Master in Aktion. Er ist dafür verantwortlich, die Hindernisse möglichst schnell zu beseitigen. Auf diese Weise befindet sich das Hellmann-Projekt nach wie vor im Zeitplan. Das Unternehmen führt sukzessive an allen Standorten mit insgesamt mehr als 2.000 Anwendern die Speditionssoftware Disponentplus des Bielefelder IT-Dienstleisters Weber Data Service IT GmbH ein. Mit dem neuen Transportmanagementsystem löst Hellmann eine selbst entwickelte AS/400-Software ab.

Nach dieser bereits im Juli 2012 gefällten Grundsatzentscheidung wurde zunächst der Bereich Teil- und Komplettladungen am Pilotstandort Crivitz bei Schwerin auf die neue Lösung umgestellt. Im nächsten Schritt wurde auch der Sammelgutverkehr komplett mit Disponentplus abgewickelt, bevor 2015 der deutschlandweite Rollout an weiteren Standorten startete.

Handlungsrahmen für das Projektmanagement

Für ambitionierte Projekte dieser Größenordnung ist die Scrum-Methode gedacht. Der englische Begriff Scrum bedeutet so viel wie „Gedränge“ und bezeichnet hier einen Handlungsrahmen für das Projektmanagement. Dieser beruht auf der Erfahrung, dass die meisten modernen Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um einen vollumfänglichen Plan erstellen zu können.

„Derart umfangreiche Aufgaben zeichnen sich dadurch aus, dass ein wesentlicher Teil der Anforderungen und Lösungsansätze viel zu dynamisch sind, um zu Beginn des Projekts in einem Pflichtenheft für die nächsten Jahre festgeschrieben zu werden“, erklärt Jan van Lil.

Planungsdisziplin gefordert

Diese Dynamik und die daraus resultierende Unsicherheit lassen sich bei komplexen Aufgaben beseitigen, indem man sich in kleinen Schritten iterativ an die Lösung heranarbeitet. Anhand konkreter Zwischenergebnisse – den so genannten „Increments“ – lassen sich die genauen Anforderungen und Lösungstechniken einfacher klären als durch eine abstrakte Spezifikationsphase ohne Zwischenergebnisse.

In Scrum wird neben dem Produkt deshalb auch die Planung iterativ und inkrementell entwickelt. Der langfristige Plan – „Product Backlog“ genannt – wird kontinuierlich detailliert und verbessert. Statt eines vollumfänglichen Plans im Sinne eines Pflichtenheftes wird ein Detailplan („Sprint Backlog“) nur für den jeweils nächsten Zyklus – „Sprint“ genannt – erstellt. Jeder Sprint ist zeitlich klar fixiert und wird, auch wenn die Funktionalität nicht fertig ist, nicht verlängert.

Kleine Häppchen

Scrum ist damit eine der so genannten „agilen“ Entwicklungsmethoden für Software, die den Entwicklungsprozess flexibler und schlanker machen soll als bei den klassischen Vorgehensmodellen. Scrum kann die Komplexität der Aufgabe nicht reduzieren, strukturiert diese aber in kleinere und weniger komplexe „Häppchen“ und erfordert ein hohes Maß an Planungsdisziplin.

Das Hellmann-Projekt beispielsweise ist in Sprints mit einer Dauer von jeweils zwei Wochen aufgeteilt. Danach wird das „Increment“ ausgeliefert, von den Auftraggebern getestet und abgenommen – oder mit Nachbesserungswünschen zurückgegeben.

Scrum ist nicht die einzige agile Methode, gilt jedoch laut van Lil aufgrund der geringen Zahl an Regeln als vergleichsweise einfach beherrschbar und universell einsetzbar. Die Scrum-Regeln definieren für jedes Projekt drei Rollen: Den „Product Owner“, den bereits erwähnten Scrum-Master und das Scrum-Team. Der Owner vertritt – vereinfacht beschrieben – die Interessen des Auftraggebers und seiner Anwender, der Master ist zuständig für die Einhaltung bestimmter Spielregeln im Projekt. Das Scrum-Team schließlich übernimmt die tatsächliche Umsetzung. Der Owner trägt die Budget-Verantwortung, während die Projekt-Verantwortung vom gesamten Team übernommen wird.

Wünsche in Alltagssprache

Hellmann definiert seine Anforderungen an Disponentplus und gibt sie an die funktionalen Experten weiter. Diese werden hinsichtlich ihrer Relevanz für einen allgemeinen Produktstandard sowie den Auswirkungen auf die übrigen Kunden von Weber Data Service geprüft. Zusammen mit dem Product-Owner legen die funktionalen Experten dann eine so genannte „User Story“ fest. Dabei handelt es sich um eine Art „Anwender-Erzählung“, die in Alltagssprache aufzeigt, wer was und zu welchem Zweck benötigt. Eine User-Story ist in der Regel nicht länger als zwei Sätze.

Alle User Stories bilden zusammen das „Product Backlog“, das man als langfristigen Plan am ehesten mit dem altbekannten Pflichtenheft vergleichen könnte. Am Ende wird gemeinsam priorisiert, was die Software können soll.

Selbstbestimmung motiviert

Zu Beginn jedes Sprints findet als Kick-Off ein Planungs-Meeting statt. Dabei präsentiert der „Product Owner“ dem Scrum-Team die nächsten Punkte des „Product Backlogs“. Gemeinsam wird festgelegt, wie das Backlog im kommenden Sprint umgesetzt wird. Das Scrum-Team schätzt den Aufwand und legt selber fest, wie viel es von der gewünschten Funktionalität im kommenden Sprint tatsächlich schaffen kann. Damit verpflichtet sich das Team, diesen Meilenstein auch zu schaffen.

Die „Sprint Reviews“ mit Hellmann

Jeden zweiten Montag - am Ende eines Sprint-Zeitraums - findet bei Weber Data Service ein „Sprint Review“ mit Hellmann statt. Diese Treffen dauern etwa drei bis fünf Stunden. Dabei nennt das Scrum-Team dem „Product Owner“ die zwischenzeitlich entwickelten Funktionen. Dr entscheidet dann, ob er die Userstory abnimmt oder ob nachgebessert werden muss. Beim „Sprint Review“ wird zudem geprüft, ob und inwiefern sich das „Product Backlog“ im Rahmen des vergangenen Sprints verändert hat.

„In der anschließenden Sprint-Retrospektive reflektiert unser Team, was im zurückliegenden Abschnitt gut und was weniger gut gelaufen ist und überlegt sich, wie zukünftig effizienter und effektiver gearbeitet werden kann“, so Astrid Drexhage, Geschäftsführerin bei Weber Data Service. Grundsätzlich schaffe Scrum ein hohes Maß an Transparenz. Durch das iterative Vorgehen werden Hindernisse sichtbar und man könne im Zwei-Wochen-Rhythmus zeitnah, quasi just-in-time, auf jede Änderung reagieren.

Was ist Scrum?

Ziel von Scrum ist die schnelle, kostengünstige und qualitativ hochwertige Entwicklung von Produkten entsprechend einer formulierten Vision.

Das Umsetzen der Vision erfolgt dabei nicht mit Pflichtenheften, die dann phasenweise umgesetzt werden. Stattdessen werden in Scrum die Anforderungen in Form klarer Eigenschaften aus der Anwendersicht formuliert. Die Liste dieser Anforderungen ist das „Product Backlog“. Diese Anforderungen werden Stück für Stück in zwei bis vier Wochen langen Intervallen, sogenannten Sprints, iterativ und inkrementell umgesetzt.

Am Ende eines jeden Sprints steht bei Scrum die Lieferung eines fertigen Teilprodukts, das „Product Increment“. Dieses sollte in einem Zustand sein, dass es an den Kunden ausgeliefert werden kann. Im Anschluss an den Zyklus werden Produkt, Anforderungen und Vorgehen überprüft und im nächsten Sprint weiterentwickelt.

Bildquelle: Hellmann / Weber Data Service

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