Software für Collaboration, Portale und Intranets

„Social Intranet“ wird quicklebendig

Die E-Mailflut kostet Zeit und Nerven, sagt Felix Binsack, Geschäftsführer der Timetoact Software & Consulting GmbH. Im Interview mit DV-Dialog macht er deutlich, dass damit auch viel Wissen verloren geht. Effizienter und für das Wissensmanagemet im Unternehmen förderlich sei ein „Social Intranet“ mit Communities, Blogs und Wikis. Selbst wenn ein Mitarbeiter ausscheiden sollte, bleibt das darin gespeicherte Wissen so für das Unternehmen erhalten.

  • Felix Binsack, Geschäftsführer der Timetoact Software & Consulting GmbH

    Geschäftsführer Felix Binsack hält nicht viel von E-Mail als Medium für die Zusammenarbeit. Sie sei nicht nur ineffizient sondern schlicht und ergreifend egoistisch, weil nur der Sender Arbeit spare.

  • Felix Binsack, Geschäftsführer der Timetoact Software & Consulting GmbH

    „Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, wird die Mail-Datei meist nach kurzer Zeit gelöscht. Damit ist ein Großteil des Wissens dieses Mitarbeiters für das Unternehmen dauerhaft verloren. Nicht E-Mail ist tot, wohl aber das Wissen, dass darin steckt.“

  • Felix Binsack, Geschäftsführer der Timetoact Software & Consulting GmbH

    „In der betriebswirtschaftlichen Wissenschaft herrscht eine seltene Einstimmigkeit über den hohen Wert eines Social Intranets für Unternehmen. Der Nutzen lässt sich jedoch nur schwer quantifizieren.“

  • Felix Binsack, Geschäftsführer der Timetoact Software & Consulting GmbH

    Geschäftsführer Felix Binsack: „Informationen, die für Gruppen von Mitarbeitern relevant sind, sollten in einer Enterprise-Collaboration-Plattform abgelegt bzw. gleich erstellt werden.“

Nach dem revolutionären Erfolg der sozialen Netzwerke im privaten Bereich hat es Social Business nun auch in ersten Unternehmen vom Hype zur gelebten Praxis geschafft. Timetoact hat bereits etliche erfolgreiche Projekte umgesetzt, mit Technologien von IBM. Die habe sich in Sachen Social Business in den letzten Jahren deutlich hervorgetan, konstatiert Binsack. Seit Connections 5 können auch externe Nutzer in die Collaboration- Plattform eingebunden werden. Damit gestaltet sich die firmenübergreifende Kommunikation einfacher.

Der Einsatz von „Social Software“ im Unternehmen ist trotz aller Vorteile kein Selbstläufer und muss weitsichtig geplant werden, insbesondere durch die Entwicklung und Umsetzung von Strategien zum Erreichen der kritische Masse.
Hier liegt ein Schwerpunkt der Beratungsleistungen, die von Timetoact auf Basis von Software der Hersteller IBM, Microsoft, Google sowie auf Basis offener Standards erbracht werden. Die Timetoact Group beschäftigt aktuell in sechs Unternehmen über 200 Mitarbeiter an mehreren Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden.

Herr Binsack, was ist das Problem des klassischen Intranets?
Felix Binsack:
Klassisches Intranet ist im Wesentlichen das „Management’s Intranet“. Warum? In den meisten Unternehmen wird es seit den 90er Jahren von der internen Unternehmenskommunikation geführt. Diese kommuniziert im Auftrag der Unternehmensleitung Nachrichten, Termine, Prioritäten, Werte und Richtlinien. Einer unserer US-Kunden nennt das traditionelle Intranet die „Good News“, ein Kunde aus Irland spricht von „Propaganda News“.

Die interne Unternehmenskommunikation nutzt dafür meist Web-Content-Management-Systeme. Dabei macht es praktisch keinen Unterschied, ob es sich um kostenlose Systeme wie Drupal oder Wordpress handelt oder um kommerzielle Software wie Adobe Experience Builder. All diesen Web-CMS ist gemein, dass sie für das Internet gebaut und optimiert sind. Im Intranet lässt sich damit aber nur die Top-Down-Kommunikation umsetzen. Kleine interaktive Elemente – wie die Möglichkeit zur Bewertung von Artikeln oder eine Kommentarfunktion – ändern nichts an dem grundsätzlichen Charakter dieser kommunikativen Einbahnstraße.
Nicht, dass wir uns falsch verstehen: Die Top-Down-Kommunikation ist sehr wichtig. Ein gutes Intranet muss aber auch die Collaboration, die Zusammenarbeit im Unternehmen, fördern.

IBM erfindet aber doch mit Verse gerade die E-Mail neu, damit die  Mitarbeiter besser zusammenarbeiten können. Ist das der richtige Ansatz?
Binsack:
Ja und nein. Verse ist Klasse, es hat eine intuitive Bedienung, erleichtert die Suche, ist schnell, verfügbar auf allen Endgeräten und vieles mehr. Aber das Grundproblem der Mail kann auch Verse nicht lösen. Bei dem Versenden von Mails gehen immer Meta-Informationen verloren. Zu welchem Projekt / Kunden / Thema gehört die Mail? Wie vertraulich ist sie? Welche Aufgaben entstehen aus der Mail?

All diese Informationen müssen die Empfänger der Mails sich mühsam aus deren Inhalt erarbeiten. Das kostet Zeit, bei vielen Empfängern sehr viel Zeit. Einzig der Sender einer Mail spart Zeit. Er kann die Mail auf einem beliebigen Endgerät erstellen und braucht sich im Vergleich zu einer Enterprise-Collaboration-Plattform keine Gedanken über die Ablage zu machen.

Der Sender spart also ein paar Sekunden, verursacht aber bei den Empfängern erhebliche Aufwände. Die Volkswirtschaftler nennen das „negative externe Effekte“. Damit ist der Versand von Mails, die mehrere Mitarbeiter betreffen, nicht nur ineffizient, sondern schlicht egoistisch.

Ist die E-Mail also doch tot, wie es manche IBMer und Social-Enthusiasten es bis vor Kurzem noch behauptet haben?
Binsack:
Nein, die Mail ist keineswegs tot. Für die Kommunikation vertraulicher Informationen mit einzelnen Empfängern sowie für die externe Kommunikation ist eine Mail die ideale Plattform, ebenso als universelle Inbox für Benachrichtigungen aus allen möglichen Systemen.

Allerdings sollten Informationen, die für Gruppen von Mitarbeitern relevant sind, lieber in einer Enterprise-Collaboration-Plattform abgelegt bzw. gleich erstellt werden. Der große Vorteil von Plattformen wie IBM Connections ist ja, dass alle Informationen immer ihren Kontext bewahren. Durch den Bezug zu einer Person oder einer Community ist immer klar, wie vertraulich eine Information ist und zu welchem Thema sie gehört. Mitarbeiter, die z.B. später zu einem Projekt hinzukommen, können leicht nachvollziehen, warum welche Entscheidungen wie getroffen worden sind.

Mailfiles enthalten streng vertrauliche, vertrauliche und öffentliche Informationen. Der Umgang mit Mailfiles von ehemaligen Mitarbeitern ist problematisch und erfordert das 4-Augen-Prinzip. Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, wird die Mail-Datei meist nach kurzer Zeit gelöscht. Damit ist ein Großteil des Wissens dieses Mitarbeiters für das Unternehmen dauerhaft verloren. Nicht die E-Mail ist tot, wohl aber das Wissen, das darin steckt.

Wissensmanagement-Plattformen gab es doch schon in den 90er Jahren. Warum waren diese Plattformen kein Erfolg?
Binsack:
Die erste Generation der Wissensmanagement-Systeme basierte auf der Annahme, dass Wissen verwaltet werden kann. Es gab umfangreiche Taxonomien für die Verschlagwortung von Inhalten. Die Taxonomien wurden eigens durch Knowledge-Manager in einem geordneten Prozess verwaltet.

Mit wachsenden Unternehmen, Synonymen, Antonymen und Mehrsprachigkeit wuchs die Komplexität schnell an. Mitarbeiter wurden verpflichtet, ihre Arbeitsergebnisse in den Systemen zu erfassen. Dies war zusätzliche Arbeit – und dabei konnte eine Menge falsch gemacht werden. Die Akzeptanz dieser ersten Generation war daher sehr gering. Mit dem Platzen der Dotcom-Blase sind diese Systeme wieder vom Markt verschwunden.

Und dann kamen die Enterprise Social Networks?
Binsack:
Nein, nicht direkt. Dann gab es erst einmal die Collaboration-Plattformen wie Quickr oder Sharepoint. Das war ein Riesenfortschritt. Erstmals konnten sich Projektteams in einem Self-Service eigene virtuelle Räume einrichten – und sogar die Berechtigungen individuell vergeben, ohne bei der IT zu beauftragen.

Sharepoint gibt es noch immer, Quickr nicht mehr. Beides ist im Prinzip Groupware, d.h. für die Zusammenarbeit in Gruppen ausgelegt. Um so mehr Gruppen man angehörte, desto unübersichtlicher wurde es für den Mitarbeiter. Überall gab es News, Termine und To-Dos, es fehlte aber ein zentraler Ort, an dem alle Informationen zusammengetragen wurden.

Dann kam Connections. Als eines der ersten Enterprise Social Networks hat es einen Activity-Stream, in dem alle Informationen zusammengeführt werden. Selbst wenn ein Mitarbeiter Mitglied in über hundert Communities ist, wird er nicht die Übersicht verlieren.

Quickr und Sharepoint gerieten beide mächtig unter Druck durch diese, evolutionär gesehen, nächste Evolutionsstufe – die Enterprise-Social-Network-Plattformen. IBM hat Quickr daher vollständig durch Connections abgelöst. Bei Microsoft ist der Wettkampf der Plattformen Sharepoint und Yammer noch in vollem Gang. Der Newsfeed von Sharepoint ist unzulänglich und wird nicht mehr weiterentwickelt.

Die Überlappung mit Yammer ist sehr groß, die Integration von Sharepoint mit Yammer ist sehr schlecht. Hinzu kommt, dass Yammer ausschließlich in den USA auf Amazon gehostet wird. Das ist gerade jetzt für sehr viele Kunden ein Problem, weil das EuGH die „Safe Harbor“-Verträge gekippt hat.

Welchen Einfluss hat das Internet auf die neuen Plattformen?
Binsack:
Das Internet ist dem Intranet immer um Jahre voraus. Es ist einfach die wesentlich größere Spielwiese, auf der Innovationen natürlich zuerst ausprobiert werden. Was sich bewährt, wird dann im zweiten Schritt auf das Intranet adaptiert.

Enterprise Social Networks haben viel vom Internet gelernt. Dort gibt es keinen Knowledge-Manager, der eine Taxonomie verbindlich vorschreibt. Die neuen Plattformen bauen eher auf Folksonomie, d.h. jeder verschlagwortet seine Inhalte, so wie er es für richtig hält. Viele Menschen („das Volk“) sprechen z.B. von „Unkosten“, obwohl die Betriebswirtschaftslehre keine „Unkosten“, sondern nur Kosten kennt. Wenn aber viele Menschen von „Unkosten“ sprechen, ist das der richtige Begriff. Entscheidend ist doch ausschließlich, ob die Inhalte tatsächlich in eine Plattform eingestellt und gefunden werden.

Ganz wesentlich ist also der Spaßfaktor. Es muss leicht sein, eine Plattform zu bedienen, ohne Angst der Fehlbedienung. Ansonsten nutzen die Mitarbeiter die Plattform nicht – und damit ist niemanden geholfen.

Lassen sich Mail und Social Collaboration gar nicht vereinen?
Binsack:
Doch, sehr gut sogar. Connections bietet mit Connections Mail stets den schnellen Zugriff auf die persönlichen Mails sowie auf den eigenen Kalender. Das gilt sowohl für IBM Notes als auch für Outlook.

Zudem kann aus Notes sowie aus Outlook mit den Plug-ins auf Inhalte in Connections zugegriffen bzw. dorthin kopiert werden. Ganz große Klasse finde ich jedoch die Funktion von Verse, die es mit einem Klick ermöglicht, eine mail-basierte Diskussion in einer Connections Community weiterzuführen. IBM nennt diese Funktion sehr treffend „From Me to We“.

Wie verändert sich denn die Arbeitsweise in einem Social Intranet?
Binsack:
Es werden für alle möglichen Unternehmensbereiche, Standorte, Themen, Projekte und Kunden Arbeitsgruppen oder, neudeutsch, Communities eingerichtet. Dabei gibt es öffentliche, vertrauliche und geheime Communities.

Soweit es keinen wichtigen Grund gibt, den Zugriff auf eine Community einzuschränken, sollte der Zugriff möglichst offen gehalten werden. Das fördert die Zusammenarbeit und die Transparenz. Bei großen und wichtigen Communities kann ein Community-Manager oder Moderator bestimmt werden.

Es muss nicht befürchtet werden, dass zu viele Communities entstehen und sich das Wissen „zerfasert“. Jeder Mitarbeiter entscheidet eigenständig, welchen Communities er folgen will. Alle Informationen aus allen Communities fließen immer in dem Activity-Stream des Mitarbeiters zusammen. Selbst über Aktualisierungen in längst abgeschlossenen Projekten werden die Mitarbeiter somit direkt informiert.

Entscheidend ist, dass alle Infos über eine durchgängige Volltextsuche auffindbar sind, deren Ergebnisse wiederum gefiltert werden können. Ganz wichtig ist, dass alle Inhalte immer mit einem Autor und meist auch mit einer Community verknüpft sind. So lassen sich Mitarbeiter, Experten oder Arbeitsgruppen zu bestimmten Themen leicht identifizieren.

Darüber hinaus entscheiden die Mitarbeiter eigenständig, welche Kollegen sie in ihr Netzwerk einladen und welchen Kollegen sie folgen wollen. Der Activity-Stream ist wie eine Tageszeitung, hier steht, was in dem Netzwerk des Mitarbeiters Unternehmen passiert. Nur, dass der Mitarbeiter selber Chefredakteur seiner Tageszeitung ist. Entsteht dort zu viel Rauschen, können die Mitarbeiter dort die Informationen filtern oder auch wieder abbestellen.

Weil sich Mitarbeiter in der Social Software so schnell über ihre Projekte und Kollegen informieren können, sind diese Plattformen bei den Mitarbeitern meist sehr beliebt. Im Gegensatz zu dem „Management’s Intranet“ mit den „Propaganda News“ sprechen wir hier daher auch von dem „Employee’s Intranet“.

Ist das Social Intranet nicht wie Anarchie?
Binsack:
Ja, zum Teil schon. Das Social Intranet geht von mündigen Mitarbeitern aus, die selbst am besten wissen, was für sie wichtig ist und was nicht.
Mit der zunehmenden Dynamik müssen wir uns aber von der Vorstellung lösen, dass irgendjemand im Unternehmen die Informationsströme und Bedarfe wirklich steuern könnte. Trotzdem sind natürlich auch im Social Intranet wenige, einfache Regeln erforderlich, um die Zusammenarbeit zu gestalten. Diese sollten in unternehmensinternen „Social Media Guidelines“ erarbeitet werden.

Welche Rolle spielt dabei die Verfügbarkeit auf mobilen Endgeräten?
Binsack:
Die Unterstützung von mobilen Mitarbeitern ist enorm wichtig. Connections ist hier mit den Android-, Blackberry- und iOSApps vorbildlich. Alle Inhalte lassen sich jederzeit abrufen. Wichtige Dateien können dabei auch mit den mobilen Endgeräten und auch auf Notebooks immer synchronisiert werden.
Mitarbeiter können damit also wie bei Dropbox oder Google Drive Inhalte lokal bearbeiten und trotzdem Kollegen lesenden oder sogar schreibenden Zugriff gewähren. Zudem können z.B. Vertriebsmitarbeiter immer die aktuellen Produkt- und Unternehmensinformationen und Präsentationen auf der eigenen Platte bzw. im mobilen Endgerät vorhalten.

Reicht es nicht für die interne Kommunikation, wenn Mitarbeiter den relevanten Communityies und den Vorgesetzen folgen?
Binsack:
Nein! In einem Social Intranet fehlt die Struktur für die interne Unternehmenskommunikation sowie für die „Employee Relations“, d.h. für Mitarbeiterhandbücher. Es ist dann sehr schwer, das Wichtige und Verbindliche von der Meinung und dem Unverbindlichen zu unterscheiden.

Genau hier setzt unser Produkt XCC an. Das ist eine Webcontent- und Custom-Apps-Erweiterung für Connections. So lässt sich mit überschaubarem Aufwand ein Social Intranet erstellen, das alle drei Säulen des Intranets „Know, Share, Do“ abdeckt.

  • „Know“ steht dabei für die interne Unternehmenskommunikation, die zusammen mit den Abteilungen und Bereichen die Informationen publizieren, die die Mitarbeiter wissen oder nachlesen können müssen.
  • „Share“ steht für die unternehmensweite Zusammenarbeit die IBM Connections ideal abdeckt.
  • „Do“ steht für die Integration von Applikationen, so dass der Mitarbeiter seine Arbeitsumgebung möglichst wenig verlassen muss.

Kommen dann noch Chat, Meetings, Editoren für Dokumente, Präsentationen, Tabellen und Formulare hinzu, können wir mit Recht von einem „Digital Workplace“ sprechen. Das ist schon eine neue Dimension der Arbeit im Vergleich mit den Desktop-Applikationen sowie Mail- und File-Servern, die in den meisten Unternehmen noch Stand der Dinge sind.

Wie hoch sind die Investitionen für ein Social-Intranet-Pilotprojekt?
Binsack:
Nicht sehr hoch. Connections kann auf allen gängigen Plattformen in kurzer Zeit implementiert werden, selbstverständlich auch auf Power System i. Die Anbindung an das Active Directory oder Domino Directory sowie an Connections Chat (früher Sametime) und Verse, Notes Mail oder Outlook ist auch recht schnell erfolgt.

Auch XCC ist schnell implementiert. Für den Start des Projektes sollten aber einige Wochen externe Unterstützung eingeplant werden.

Ist auch ein Cloud-Angebot ohne eigene Hard- und Software möglich?
Binsack:
Natürlich. Sämtliche Komponenten können auch aus der Cloud bezogen werden.  Noch ist die Cloud aber nicht ganz auf der Höhe einer Installation im eigenen Unternehmen bzw. in der privaten Cloud. Aber der Zeitpunkt wird sicher bald kommen.

Ist mit dem Social Intranet an den Unternehmensgrenzen Schluss?
Binsack:
Nein! Mit der Verfügbarkeit von Connections 5 ist es sehr einfach geworden, das Intranet auch zu einem „Social Extranet“ zu erweitern. Dazu lassen sich für die Kollaboration und Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten spezielle Communities oder „virtuelle Datenräume“ einrichten.

Das Schöne daran: IBM verlangt dafür keine Nutzungsgebühr und stellt die Option „Social Extranet“ kostenfrei zur Verfügung. Das heißt: Man braucht weder CPU- noch User-Lizenzen. Der qualitative Nutzen des Social Intranet liegt ziemlich klar auf der Hand.

Wie ist es um den ROI bestellt?
Binsack:
In der betriebswirtschaftlichen Wissenschaft herrscht eine seltene Einstimmigkeit über den hohen Wert eines Social Intranets für Unternehmen.  Der Nutzen lässt sich jedoch nur schwer quantifizieren. Untersuchungen belegen eine Amortisationsdauer von unter zwei Jahren. Nur, hier glaube jeder seiner eigenen Statistik. Eine einzige Fehlentscheidung aufgrund mangelnder Transparenz kann sicherlich höhere Kosten als ein Social Intranet verursachen.

Wichtig ist sicherlich, dass wir mit Mail- und Fileservern, egal ob im Unternehmen oder aus der Cloud, sehr ineffizient arbeiten. Und jungen Mitarbeitern ist diese Arbeitswiese zunehmend auch nicht mehr zu vermitteln.

Fotos: Kerstin Huber

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