GBS professionalisiert das E-Mail-Abwesenheitsmanagement

Software-Update der iQ.Suite

Die Karlsruher GBS Europa GmbH hat die neue Version ihres E-Mail-Managements mit der iQ.Suite veröffentlicht. Sowohl iQ.Suite 21.0 für IBM Notes/Domino als auch die iQ.Suite 17.0 für Microsoft Exchange/SMTP sowie Office 365 ist ab sofort verfügbar – mit einem neuen Abwesenheitsmanagement für Microsoft Exchange und Office 365 sowie mit weiteren Verbesserungen bei E-Mail-Sicherheit und Datenschutz.

Heiko Brenn, Principal Senior Product Manager bei GBS

Heiko Brenn, Principal Senior Product Manager bei GBS

Mit iQ.Suite 17.0 kommt die Abwesenheitsmanagement-Lösung iQ.Suite Clerk für Microsoft Exchange und Office 365. Der „Clerk“ stellt sicher, dass zeitkritische E-Mails sowohl bei wiederkehrender als auch ungeplanter Abwesenheit bearbeitet werden – und zusätzlich passgenaue Nachrichten den Absender über die Abwesenheit des Empfängers informieren. Hierfür lassen sich ab sofort an zentraler Stelle sowohl die Bestandteile als auch das komplette Erscheinungsbild der Abwesenheitsnachrichten einheitlich festlegen und den Anwendern zur Verfügung stellen.

Microsofts Bordmittel ergänzen

Dazu bietet iQ.Suite Clerk laut GBS-Experte Heiko Brenn neue Funktionen, um die Microsoft-Bordmittel zu ergänzen. Demnach werden beispielsweise rückwirkende Weiterleitungen von E-Mail möglich, um eine lückenlose Bearbeitung eingehender E-Mails zu gewährleisten. Im Web-Client legen die User mit nur Clicks die Benachrichtigungshäufigkeit fest, können zwischen Benachrichtigungsvorlagen wählen und mehrere Abwesenheitskonfigurationen parallel verwenden.

Vor dem Hintergrund der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) wurde laut Brenn in iQ.Suite Wall, dem Modul zur Vermeidung des Versands vertraulicher Daten, die Erkennung personenbezogener Daten verbessert. So wartet es nach dem Update bereits in der Standard-Konfiguration mit neuen Wortlisten auf, darunter sowohl mit generischen Inhalten (wie Kreditkartendaten) als auch mit länderspezifischen Inhalten (wie Personalausweisnummern).

PDF-Sicherheit komfortabler gestaltet

Auch das Thema PDF-Sicherheit adressiert die neue Version. Bereits seit geraumer Zeit bietet iQ.Suite PDFCrypt die Möglichkeit, E-Mails inklusive aller Dateianhänge automatisiert in eine verschlüsselte PDF-Datei umzuwandeln und dem Empfänger zuzustellen. Dieser kann dann mit Hilfe seines ihm separat übermittelten Passworts und eines PDF-Readers die verschlüsselte PDF-Datei im Mail-Client öffnen und die enthaltenen Dateianhänge speichern.

„Für ein einfacheres und zeitgemäßes Handling können Anwender von Office 365 und Exchange/SMTP jetzt wahlweise eine SMS Gateway Anbindung in iQ.Suite konfigurieren, so dass die Passwort-Informationen auch per SMS – und nicht nur wie bisher per E-Mail – an den Empfänger gesendet werden können“, so Heiko Brenn. Zudem habe man sich der Sandbox-Architektur der iQ.Suite für IBM Domino angenommen und diese verbessert. Im Ergebnis ist eine deutlich stabilere Umgebung mit höherer Performance entstanden.

Last but not Least entfernen neue Funktionen in iQ.Suite Crypt für Exchange/SMTP und Office 365 HTML Bodies nach der zentralen Entschlüsselung von E-Mails; sie machen damit mögliche Gefahren durch automatisches Nachladen aus dem Internet unschädlich.

Hintergrund ist die im April dieses Jahres entdeckte Sicherheitslücke in E-Mail-Clients in Verbindung mit den E-Mail-Verschlüsselungsverfahren S/MIME und OpenPGP. Einem deutsch-niederländischen Forscherteam war es gelungen, den Inhalt von HTML-E-Mails nach der Entschlüsselung im Klartext zu lesen. „Mit iQ.Suite Wall bietet GBS darüber hinaus weitere Schutzmöglichkeiten, indem HTML-Tags wie beispielsweise Image-Links gefunden und E-Mails blockiert werden“, erklärt Heiko Brenn.

Bildquelle: GBS Europa GmbH

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