SOPs für SAP

Mit Release 10 steht eine neue Schnittstelle für die Übernahme von Kundendaten des SAP-Standards in Akten der CU-Produkte zur Verfügung, inklusive Mapping und Anlage der Grunddaten, der Partnerdaten, der Termine und Fristen. Auch kundenindividuelle Datenfelder können per Customizing eingestellt und ausgewählt werden, ohne eine neue Schnittstelle erstellen zu müssen. Für kundeneigene Abhängigkeitsprüfungen können vorhandene Bausteine über entsprechende Erweiterungen ausgetauscht werden, ohne dass die komplette Schnittstelle neu programmiert werden muss.

„Standard Operating Procedures“ im SAP-System

Zu den wichtigsten Neuerungen zählt die Möglichkeit, standardisierte Vorgehensweisen, sogenannte „Standard Operating Procedures“ (kurz SOPs) mit Hilfe des integrierten Vertrags- und Dokumentenmanagements Smartext im SAP-System zu verwalten. Eine SOP, nicht zu verwechseln mit dem SAP-Tool „Sales & Operations Planning“, ist eine verbindliche, textliche Beschreibung der Abläufe von Vorgängen, vor allem in Branchen, in denen kritische Vorgänge eine Auswirkung auf Umwelt, Gesundheit und Sicherheit haben können. SOPs helfen dabei, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu standardisieren, Fehler zu vermeiden und dadurch eine gleichbleibende Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten.

Die Richtlinien für standardisierte Vorgehensweisen werden von nationalen Behörden (etwa der FDA in den USA, EMA in Europa) festgelegt. SOPs werden zur behördlichen Zulassung von Produkten und Dienstleistungen herangezogen und insbesondere in der pharmazeutischen Industrie, aber auch in der Luftfahrt und im Militär eingesetzt.

Aktengestütztes Risikomanagement

Zu den weiteren News zählt ein aktengestütztes Risikomanagement mit neuen Komponente „Beurteilungen“ als Basis zur branchenunabhängigen Erfassung und Auswertung sämtlicher Risiken in Verbindung mit Verträgen. Beispielsweise lassen sich gezielt die Stärken und Schwächen von Lieferanten erfassen und auswerten.

Die Online-Hilfen für die Produkte Smartext, Contract und License werden jetzt nicht nur im Portal, sondern zusätzlich auf einem zentralen Server der Hamburger Software-Schmiede bereitgestellt, sodass sie direkt aus dem SAP-System des Kunden heraus aufgerufen werden können, was sich den Aufwand zur Beschaffung und Verwaltung der aktuellen Online-Hilfen minimiert. Eventuelle Anpassungen werden direkt cu-seitig aktualisiert und stehen dem Kunden somit sofort zur Verfügung. Des Weiteren wird kundenseitig auch kein zentraler Ablageort in Form eines eigenen Servers oder zentralen Netzlaufwerk zur physikalischen Ablage der Hilfe mehr benötigt.

Smartext HR jetzt im SAP Store

Seit Mitte März ist Smartext HR der Circle Unlimited GmbH im SAP Store verfügbar, dem digitalen Marktplatz für SAP- und Partnerangebote. Der App-Store soll die Suche, das Ausprobieren, Kaufen und Erneuern von mehr als 1.800 Produkten der SAP und ihren Partnern erleichtern.

Smartext HR lässt sich in SAP ERP HCM und Success Factors integrieren und bietet eine digitale Personalakte für alle HR-Abläufe. Unabhängig von der individuellen Cloud-Strategie des Kunden werden die unterschiedlichen Hybridszenarien unterstützt. Mit dem integrierten „Document Builder“ können die SAP-User Dokumente für die schriftliche Standardkorrespondenz automatisch in den Formaten MS Office und PDF generieren, senden und archivieren, z. B. Zertifikate, Briefe, Formulare, Personalberichte und -prüfungen sowie Arbeitsverträge und vieles mehr.

Der detaillierte Zugriff und die Autorisierung stellen sicher, dass immer in Übereinstimmung mit der DSGVO gearbeitet wird. Lese- und Zugriffsrechte können für jeden Unternehmensbereich detailliert gewährt werden – und das System speichert nur Daten, die unbedingt erforderlich sind. Bei Erreichen der Aufbewahrungsfrist löscht das System die betreffenden personenbezogenen Dokumente und Datensätze regelbasiert entweder halb­automatisiert (nach Prüfung durch den berechtigten Mitarbeiter) oder komplett eigenständig.

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