Standardisierte Accounts-Payable-Prozesse auf der BTP

Kein SAP-Anwenderunternehmen kommt in der nächsten Zeit noch um die Migration auf die neue Produktgeneration S/4HANA herum. Schwierigkeiten wird es jedes Mal bereiten, dass die Enterprise-Resource-Planning-Landschaften (ERP) in den meisten Unternehmen recht individuell ausgestattet sind. SAP eröffnete seinen Kunden in der Vergangenheit über User Exits die Möglichkeit, ihre Lösungen an die eigenen Anforderungen anzupassen. Das Resultat: Kein SAP-System gleicht heute dem anderen, es herrscht die typische Mischung aus etwas Standard, etwas Individualprogrammierung und ein paar Add-ons. Insbesondere bei abteilungsübergreifenden Geschäftsabläufen findet man historisch gewachsene Strukturen mit Eigenprogrammierungen. Dazu zählen dediziert auch die P2P-Prozesse (von der Bedarfsmeldung bis zur revisionssicheren Rechnungsablage).

Doch solch geschaffene Szenarien können nicht ohne weiteres in die neue S/4HANA-Umgebung transferiert werden, zumal diese auch stark mit einer Verlagerung ausgewählter Prozesse in die Cloud einhergeht. Dazu wäre jedes Mal ein Update-Projekt erforderlich, was sich in der Realität zumeist als zu aufwändig erweist. Der Ausweg heißt „Standardisierung“, was bedeutet, möglichst viele Anwendungen in einen zukunftssicheren Standard zu überführen. Die xSuite Group spricht in diesem Zusammenhang von „Forward to Standard“. Denn fortschreitende Innovation und Effizienz funktionieren nur über eine Standardisierung in den Prozessen und Software-Lösungen. Standardisierung heißt in diesem Zusammenhang auch „Clean Core“: ein SAP-System, das im Kern so gering wie möglich (oder gar nicht) angepasst wird.

Rechnungsworkflow und 100 Prozent Clean Core verbinden

Einer Standardisierung entgegen stehen historisch gewachsene Anforderungen der Fachbereiche. Dort wurden Arbeitsprozesse zum Teil hochgradig individualisiert und automatisiert. Dies kann und möchte man nicht alles auf Null setzen. Es widerspräche auch dem ursprünglichen Ansinnen von IT im allgemeinen, demzufolge Geschäftsprozesse und das tägliche Arbeiten durch sie ja unterstützt und vereinfacht werden sollen.

Vor diesem Hintergrund hat xSuite sein neuestes Produkt entwickelt. Der Rechnungsworkflow läuft auf der SAP Business Technology Platform und stellt so die Einhaltung des Clean Core 100-prozentig sicher. Auch lässt sich die S/4HANA Cloud Public Edition einfach anbinden. Digitale und SAP-integrierte Rechnungsbearbeitungsworkflows selbst sind nichts Neues. Sie sollen auch künftig genutzt werden, wenn das ERP-System in die Public Cloud wandert. Eine solche Auslagerung von Prozessen an Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) forcieren viele CIOs heutzutage. Die Nutzung der Public Cloud stellt für sie eine ideale Möglichkeit dar, dem Fachkräftemangel durch das Auslagern administrativer Tätigkeiten zu begegnen. Außerdem erreichen sie damit auch die erforderliche Innovationsgeschwindigkeit.

Genau dies ermöglicht der Einsatz des neuen Rechnungsworkflows von xSuite auf Basis der SAP BTP. Er vereint die umfangreiche Prozessexpertise im Procure-to-Pay- und Accounts-Payable-Umfeld mit innovativer Technologie und Ausrichtung auf die Bedürfnisse von SAP-Anwenderunternehmen. Das Produkt wurde Cloud-native entwickelt.

Lösung unterstützt Unternehmen beim E-Invoicing

xSuites Expertise bezieht sich ebenso auf die KI-gestützte Automatisierung in den Bereichen „E-Invoicing“ und „P2P“. Damit schließt der Hersteller bisherige Lücken in den Prozessen. Bei E-Invoicing unterstützt die xSuite-Software, indem sie eingehende XML-Rechnungen abholt, ihre Inhalte ausliest und die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems übergibt. xSuite unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und die Einbindung von E-Rechnungsportalen (inkl. Peppol). Das Ergebnis sind durchgängige Bestell- und Rechnungsprozesse (P2P).

Umsetzung von Cloud-First-Strategien

CIOs unterstützt die xSuite-Lösung bei der Umsetzung von Cloud-First-Strategien – die in der Regel eine Reise von On-Premises-Systemen, über die Private bis zur Public Cloud bedeuten. Die Reise wird umso einfacher, je „sauberer“ die Prozesse und Systeme aufgesetzt sind. Fachabteilungen werden einbezogen, indem sie Tools erhalten, die sie kennen und für ihre Abläufe benötigen – wie die Lösung xSuite Invoice zur Rechnungsverarbeitung.

Mit Planung der S/4HANA-Migration steht automatisch eine Entscheidung über das Bereitstellungsmodell an. Erfahrungsgemäß wird bislang vielfach in den Unternehmen noch mit SAP-ECC-On-Premises-Systemen oder in der Private Cloud gearbeitet. Die neue Rechnungsverarbeitungslösung auf der BTP hat den Vorteil, dass sie sich für jedes SAP-S/4HANA-Betriebsmodell eignet: SAP S/4HANA Cloud Public Edition, Cloud Private Edition und für On-Premises-Installationen. Für SAP-Anwenderunternehmen eine flexible Anwendung, die den Umstieg deutlich vereinfacht.

„Durch Standardisierung und Nutzung der Public Cloud können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse vereinfachen“, so Matthias Lemenkühler, CEO der xSuite Group. „Wir haben schon frühzeitig auf die Public Cloud als Zukunftsmodell gesetzt und unsere Entwicklung darauf ausgerichtet, unsere Invoice-Lösung darüber anbieten zu können. Nun gehören wir zu den ersten Herstellern, die mit einer funktionierenden Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung auf der SAP BTP am Markt sind.“

Business Partner Portal läuft ebenfalls auf der SAP BTP

Vorläuferprodukt auf der SAP BTP ist das xSuite Business Partner Portal. Über diese zentrale Plattform können Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente im P2P-Prozess austauschen. Sie verbindet Arbeitsschritte durchgängig, was ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung eröffnet. Der Einkauf steuert damit aktiv seine Lieferantenbeziehungen, anstatt nur Bestellanforderungen abzuarbeiten.

Wie gewohnt werden Bestellungen in SAP erzeugt und den Lieferanten automatisch im Portal bereitgestellt. Diese können aus der Bestellung heraus alle Folgedokumente selbständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. Somit dient das Portal als Drehscheibe für eine bidirektionale Kommunikation und Dokumentenübermittlung. P2P-Prozesse beschleunigen sich damit und typische, aus Medienbrüchen resultierende Fehler, entfallen.

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