Steigen Druckkosten wegen hybrider Arbeitsmodelle?

Da flexible Arbeitsmodelle mit sowohl Homeoffice als auch Präsenztagen immer beliebter werden, sehen sich IT-Manager mit der Situation konfrontiert, dass Drucker, die von Mitarbeitern für das Homeoffice in Eigenregie gekauft wurden (rund 53 Prozent der Befragten), dennoch vom Arbeitgeber finanziert werden müssen. Mehr als ein Drittel (37 Prozent) will daher die Zahl der verschiedenen Druckermarken zu beschränken. Auch wird deshalb zu viel Geld für Druckerpatronen ausgegeben, weil die Mitarbeiter Drucker kauften, die nicht für den geschäftlichen Einsatz vorgesehen waren (70 Prozent) und weil sie zudem nicht sauber zwischen geschäftlichen und privaten Ausdrucken unterschieden.

Gleichzeitig berichtet mehr als ein Drittel der Befragten (38 Prozent) von Staus an den in den Firmen installierten Druckern, weil zurückgestellte Druckjobs erst dann erledigt werden, wenn man aus dem Homeoffice zurück im Büro ist. Dazu fielen noch bei knapp zwei Drittel (64 Prozent) vermehrt Überstunden aufgrund mangelhafter Wartung der Geräte an.

Entstehen von hybriden Gewohnheiten

Denn beim hybriden Arbeiten ändert sich auch das Druckverhalten selbst. Es wird zunehmend darauf geachtet, dass nur wichtige Dokumente gedruckt werden, und die Drucker stehen zu wichtigen Zeiten unter großem Stress, wenn gespeicherte Druckvorgänge ausgeführt werden, sobald die Mitarbeiter ins Büro kommen.

Fast die Hälfte (44 Prozent) glaubt, dass sie innerhalb der nächsten zwei Jahre zu zentralisierten Druckerbanken übergehen werden, während etwa zwei Drittel (64 Prozent) bereits eine zentralisierte Gruppe von Druckern innerhalb der normalen Büro-/Arbeitsumgebung betreiben. Etwa ein Viertel der Unternehmen (23 Prozent) geht davon aus, dass es mehr Geräte für weniger Benutzer geben wird. Die prognostizierten Arbeitsplatzmuster variieren; etwas mehr als ein Drittel (36 Prozent) der Befragten geben an, dass die Mitarbeiter schrittweise an ihren Arbeitsplatz zurückkehren werden, und 27 Prozent berichten, dass ein Rotationssystem zum Einsatz kommen wird.

Deshalb wollen fast zwei Drittel (63 Prozent) der IT-Manager die Art und Weise der Druckerverwaltung deutlich verändern. Rund die Hälfte (52 Prozent) will so den Wartungsbedarf der Drucker verringern, 39 Prozent wollen die Kosten bei gleichzeitiger Einhaltung der Umweltziele des Unternehmens senken. Ein Hauptproblem der Befragten war, den Nachhaltigkeitsbelangen Priorität einzuräumen und gleichzeitig die neuen Herausforderungen zu bewältigen, die durch den Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen entstanden.

Nachhaltigkeitsaspekte im Fokus

Obwohl 73 Prozent der Befragten angaben, dass sie bei der Anschaffung von Druckern nun einen Schwerpunkt auf Nachhaltigkeitsaspekte legen, sind sich viele nicht bewusst, dass die Tintenstrahltechnologie mehr nachhaltige Vorteile bietet als die Lasertechnologie. Obwohl 57 Prozent der Befragten anerkennen, dass durch einen Wechsel des Druckertyps CO₂-Emissionen eingespart werden könnten, ziehen nur 43 Prozent hitzefreie Lösungen in Betracht.

Die Wiedererlangung der Kontrolle über die Druckerhardware wird ein wichtiger Schritt sein, um sowohl Kosten- als auch Nachhaltigkeitsprobleme zu beheben, sagt Epson-Manager Gareth Jay: „IT-Verantwortliche standen in den letzten Jahren unter einem noch nie dagewesenen Druck, da die Zeit und die Ressourcen ihrer Teams stark beansprucht wurden und sich mit der Anpassung der IT- und Druckanforderungen an eine neue Arbeitswelt auseinandersetzen mussten.“ Die Ergebnisse der Studie seien auch Anlass zur Hoffnung und zeigen Chancen auf. „Viele der Befragten überlegen nun, wie sie künftige Störungen abmildern und widerstandsfähiger werden können“, konstatiert Jay. „Es besteht die Möglichkeit, in neue Drucktechnologien zu investieren und die Leistungsfähigkeit der vorhandenen Druckflotten zu erhöhen. Anpassungen zur besseren Unterstützung der Belegschaft müssen keine Kopfschmerzen bereiten, können zu erheblichen Effizienz- und Produktivitätssteigerungen führen und Unternehmen dabei helfen, ihre Nachhaltigkeitsziele wieder zu erreichen."

Im Rahmen des „State of the Market Survey“, die vom Marktforschungsunternehmen Coleman Parkes durchgeführt wurde, wurden 3.000 IT-Entscheidungsträger aus 30 Ländern in Europa, dem Nahen Osten und Afrika befragt.

Bildquelle: Epson