Stolperfallen beim digitalen Archiv umgehen

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Untersuchungs­ergebnisse des Projekts „Elektronische Archivierung von Unternehmens­dokumenten stärken“ veröffentlicht. Darin heißt es: „Die Mehrzahl der befragten Unternehmen sieht in einer elektronischen Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen deutliche Vorteile und ist grundsätzlich bereit, diese Möglichkeit zukünftig stärker zu nutzen.“

Allerdings gaben Unternehmen auch an, welche Gründe sie bisher hinderten, ihre Unterlagen elektronisch aufzubewahren. Hierzu gehörten vor allem einmalige und laufende Aufwände, Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, die Umstellung der Prozesse sowie der Gewohnheitsfaktor, der den Abschied vom Papier schwer macht.

Die Leverkusener Tropper Data Service AG nahm diese Studie zum Anlass, Unternehmen Empfehlungen an die Hand zu geben, wie eine elektronische Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen möglichst störungsfrei und zu geringen Kosten eingeführt werden kann. „Der Aufwand für die nötige Infrastruktur und das Know-how für das Digitalisieren von Dokumenten ist nicht zu unterschätzen“, bestätigt Vertriebsvorstand Michael Heinzmann die Ergebnisse der Studie. Ein Scandienstleister könne die Digitalisierung jedoch zu Kosten im Cent-Bereich übernehmen. Ob die ständig neu hinzukommenden Dokumente dann in Eigenregie digitalisiert werden sollten, hänge von der Menge ab.

Organisatorische Abläufe ändern sich

Zur Digitalisierung gehört natürlich auch die Einführung und Pflege eines elektronischen Archiv- bzw. Dokumentenmanagement-Systems „Es gibt mittlerweile zahlreiche Systeme am Markt, die für die jeweilige Unternehmensgröße passend sind“, so Heinzmann weiter. „Aufgrund des Wettbewerbsdrucks sind sie zu geringen Kosten verfügbar, sodass sich die Einführung eines Systems meist innerhalb weniger Monate amortisiert.“
Ein weiteres Hemmnis ist offenbar die Unsicherheit der IT-Chefs, ob die Anforderungen an das elektronische Aufbewahrungssystem so in die Praxis umzusetzen sind, dass dieses revisionssicher ist. Dazu hat der VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme Merksätze herausgegeben.

Größte Einigkeit bei den Befragten herrschte darüber, dass mit einer vollständigen Umstellung auf die elektronische Archivierung Änderungen von organisatorischen Abläufen einhergehen. „Eine Betrachtung der über Jahre hinweg bestehenden Prozesse zeigt häufig Optimierungspotential“, so Heinzmann. Er empfiehlt, eventuell auch gemeinsam mit Beratern, in einer Ist-Analyse die Prozesse zu betrachten und den künftigen Workflow in einem Soll-Konzept zu definieren. „Um die höchstmögliche Verbesserung zu er­zielen, reicht es nicht, das Papierarchiv durch ein elektronisches zu ersetzen; es müssen auch die Prozesse entsprechend abgestimmt werden.

Weiterhin gaben mehr als die Hälfte der Unternehmen an, dass der Faktor „Gewohnheit“ ein Hinderungsgrund ist – und dass sie deshalb ihre Unterlagen in Papierform aufbewahren. Heinzmann rät deshalb dazu, über entsprechende Schulungsmaßnahmen etwaige Akzeptanzprobleme aus dem Weg zu räumen und dabei gleich­zeitig die Vorteile einer elektronischen Archivierung, wie den direkten Zugriff vom Arbeitsplatz, Volltextsuche usw., in den Vordergrund zu stellen.

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