jpc erneuert seine ERP- und Lagersoftware

Technik-Klaviatur erweitert

Der Medienversandhändler ipc aus Georgsmarienhütte in Niedersachsen hat seine zentralen IT-Systeme rund um die in AS/400-Tagen eingeführte ERP-Software Mailplus abgelöst. Eine neue ERP-Software, aber auch ein neues Lagerverwaltungssystem (LVS) sind parallel eingeführt und in Betrieb genommen worden. In einer zweiten Phase werden aktuell zusätzliche ERP- und LVS-Erweiterungen in den Echtbetrieb überführt, um externe Systeme innerhalb der Supply Chain anzubinden.

  • Gerhard Georg Ortmann, jpc

    Gerhard Georg Ortmann gründete das Unternehmen jpc im Jahr 1973.

  • Das Lager bei jpc

    Mit Leidenschaft für Musik erfüllt jpc Kundenwünsche auch über das Standardsortiment hinaus und liefert weltweit in über 250 Länder.

In den über 40 Jahren seiner Geschichte hat sich jpc zu einem internationalen Medienversandhändler entwickelt. Das aktuelle Angebot: rund 1 Million CDs, 100.000 Vinyl-LPs, 80.000 DVDs und Blu-rays sowie mehr als 2 Millionen Buchtitel – Tendenz steigend. Aus dieser Vielfalt ergeben sich komplexe Logistikprozesse, die seit mehr als 20 Jahren IT-basiert gesteuert werden.

Ursprünglich mit einer Eigenentwicklung gestartet, setzt jpc bereits seit 1991 auf Versandhandelslösungen von Mac IT Solutions. Weil der Anbieter der bisher eingesetzten Anwendung Mailplus in absehbarer Zeit den Support dieses Systems vollständig einstellen will, wäre die Anpassung an neue Geschäftsentwicklungen und Logistikanforderungen dann ausgeschlossen.

Zudem erlaubte es das bisherige System nicht mehr, neue Anwendungen nach Bedarf anzubinden. Dass mit der Zeit auf allen relevanten Ebenen die Kapazitätsgrenzen erreicht waren, machte die Erneuerung für jpc unerlässlich. Die Frage war: Wie löse ich ein über 25 Jahre gewachsenes und auf die Unternehmensprozesse hochoptimiertes ERP-System durch eine Standardlösung ab?

Auslagerung in die Cloud

Denn weil mit der Zeit auf allen relevanten Ebenen die Kapazitätsgrenzen in Sicht waren, war die Umstellung auf eine moderne ERP- und LVS-Lösung für jpc unerlässlich. „Für die richtige Auswahl, den reibungslosen Umzug und das erfolgreiche Go-live der neuen IT benötigten wir einen Partner mit der nötigen Erfahrung“, sagt Michael Richter, Prokurist und IT-Leiter von jpc. „Für uns stand fest, dass das Team von Pierau Planung – mit Hubertus Dieckmann als Projektleiter – uns auch diesmal zur Seite steht.“ Bereits seit 1996 unterstützt die Hamburger Logistikberatung den Medienversandhändler bei seiner erfolgreichen Logistikentwicklung.

In der Planungsphase analysierte das Pierau-Team die IST-Prozesse, definierte Ablaufverbesserungen und erstellte ein Lastenheft. Die in der neuen Software abgebildeten Geschäftsprozesse werden idealerweise für viele Jahre definiert.

Ziel der Ablösung der Altsysteme war – neben der technologischen Erneuerung der Altsysteme – die Vereinfachung der gesamten IT-Landschaft durch die Eliminierung einer Vielzahl von Subsystemen, die zum effektiven Betrieb der bisherigen Plattform notwendig waren. Richter wollte Schnittstellen reduzieren, damit die Fehleranfälligkeit vermeiden und somit die Wartbarkeit verbessern.

Die größte Prämisse in diesem Projekt war jedoch, die Effizienz der Prozesse und den Automatisierungsgrad der Software auf mindestens gleichwertigem Niveau zu halten. Nicht leicht bei einer IT-Lösung auf dem IBM System i (vormals AS/400), die mehr als 25 Jahre mit dem Unternehmen gewachsen ist, in der alle individuellen Wettbewerbsvorteile abgebildet waren und die ein Höchstmaß an Automatisierung und Bedienungsgeschwindigkeit im Fokus hatte. Gleichzeitig sollte die neu einzuführende Lösung eine zukunftsfähige Standardsoftware sein, die auf Grund von Releasefähigkeit und Marktdurchdringung auch in mehr als zehn Jahren noch eine State-of-the-Art Technologie bietet.

Auch winzige Unachtsamkeiten vermeiden

„Bei derartigen IT-Projekten ist es essenziell wichtig, sämtliche Prozesse vor der Anpassung genau zu prüfen und sowohl aktuelle als auch künftige Anforderungen an die IT im Blick zu haben, bevor die nächsten Schritte umgesetzt werden“, erklärt Dieckmann. „Eine winzige Unachtsamkeit zieht eine Kette von Fehlern nach sich. Es entsteht ein immenser wirtschaftlicher Schaden – und nicht zuletzt leidet auch das Image.“

Auf Grundlage der Analyseergebnisse fiel die Entscheidung, sämtliche Server abzuschaffen und das gesamte System in die Cloud auszulagern. Die Vorteile: erhebliche Einsparungen in puncto Flexibilität, Wartungsaufwand, Zeit und Personal. Hubertus Dieckmann: „Die jeweiligen Dienste kann jpc aus der Cloud beziehen und individuell nach benötigtem Umfang von Speicherplatz, Rechenleistung und Software an den tatsächlichen Bedarf anpassen.“

Bedarfsorientierte Prozessoptimierung

Maximale Leistung und der beste Service für den Kunden, sowohl national als auch international – um diesen Ansprüchen von jpc gerecht zu werden, müssen alle Abläufe in den Bereichen IT und Logistik nahtlos ineinandergreifen und optimal aufeinander abgestimmt sein. Für ein möglichst geringes Ausfallrisiko war daher ursprünglich ein schrittweiser Übergang vorgesehen; ERP und LVS sollten nacheinander umgestellt werden.

Doch die bisher genutzten Systeme ließen sich nicht ohne hohes Risiko für den laufenden Betrieb voneinander trennen. „Ein Stillstand des Tagesgeschäfts über die Zeit der Implementierung war keine Option, der Betrieb musste natürlich weiterlaufen“, so IT-Chef Richter. Deshalb fiel die Wahl auf zwei Anwendungen für ERP und LVS, die auf einheitlicher technischer Basis von Datenbank, Schnittstellen und dem Software-Kern Microsoft Dynamics Nav basieren und sich somit schnell und risikoarm miteinander verbinden lassen. Dass das neue ERP-System Diva der Mailplus-Nachfolger bei Mac IT Solutions ist, machte den Umstieg ebenfalls einfacher; es ist speziell für E-Commerce und Omnichannelhandel gedacht und basiert auf Microsoft Dynamics Nav.

Schritt für Schritt zum neuen IT-Backend

Um die Gesamtkomplexität der Projekteinführung zu reduzieren, erfolgt die Einführung phasenweise. Anfang Juli 2017 wurde bei jpc die erste Phase der Projekteinführung des neuen IT-Backendsystems Diva abgeschlossen, indem die RPG-basierte Finanzbuchhaltung auf die neue Plattform gehoben wurde. Gefüttert durch eine valide Datenmigration, gelang hier eine unterjährige Einführung der neuen Finanzbuchhaltung ebenso wie die Integration in die – noch – bestehende Systemwelt.

Da jpc eigentlich jegliche – auch zukünftige – Diskussionen zum Thema Datenschutz vermeiden wollte, wurde die Systemumgebung zunächst in der Deutschen Cloud von Microsoft eingerichtet. Somit war durch das Treuhandmodell von T-Systems und Microsoft sichergestellt, dass die Daten ausschließlich der Deutschen Gerichtsbarkeit unterliegen, die Daten nur in Deutschland verarbeitet und gespeichert werden und trotzdem modernste Cloud-Technologie von Microsoft zum Einsatz kommt. Weil Microsoft sich mittlerweile von diesem Ende 2015 vorgestellten Treuhandmodell verabschiedet hat, wird jetzt Azure genutzt.

Nach dem erfolgreichen Abschluss der ersten Projektphase begann der eigentliche Umstieg im Sommer 2017 und wurde mit einem dedizierten Projektteam innerhalb des geplanten Jahres mit dem Echtstart abgeschlossen. Während dieser Zeit gab es naturgemäß in IT-Projekten Abweichungen, Richtungskorrekturen, Unklarheiten und auch mal das eine oder andere Fragezeichen. Der geplante Einführungstermin konnte mit nahezu vollem Funktionsumfang eingehalten werden. Ein Lasttest sowie zwei geplante Integrationstests gaben die Sicherheit, sowohl das hohe Mengenvolumen von jpc als auch die Durchgängigkeit und Passgenauigkeit der Prozesse zu gewährleisten.

Erfolgreicher „Big Bang“

Parallel zum ERP-System wurde auch das LVS-System – ebenfalls neu auf Basis von Microsoft Dynamics Nav – durch die Firma Sievers abgelöst – und somit ein „Big Bang“ für das gesamte Unternehmen gestemmt wurde. Dank der intensiven Vorarbeit und gutem Testing konnten bereits direkt am Montag nach dem Echtstartwochenende 24.000 Altaufträge sowie eine Vielzahl neuer Aufträge durch das System verarbeitet, prozessiert und teilweise ausgeliefert werden.

Ein weiteres Novum für jpc ist die Freiheit, sich nicht mehr um den Betrieb der Lösung kümmern zu müssen. Mac betreut die Lösung und Infrastruktur in Microsofts Azure Cloud – und verspricht eine durchgängige Verfügbarkeit und Kontrolle der Systeme.

Lothar Bökamp, Online-Marketing-Manager bei jpc, ist sehr stolz auf die gemeinsame Leistung: „Wir haben als erster Mailplus-Kunde den Weg in die neue Welt einer Microsoft-Plattform geschafft und sogar im ‚Big Bang‘ ERP-, CRM- und LVS-Systeme ausgetauscht. Das hätte ich mir im Vorfeld nicht vorstellen können. Der Echtstart hat aus meiner Sicht wirklich gut geklappt und hat für eine dermaßen komplexe Umstellung nur beherrschbare Korrekturen gebraucht.“

Einheitliche Datenbasis

Durch diesen Lösungsansatz steht allen Beteiligten eine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, an die individuell nach Bedarf über automatische Schnittstellen weitere Systeme angebunden werden können, z. B. Webshops, Lieferanten und Transportdienstleister.

„In diesem Zusammenhang wurden auch die Prozesse in der Logistik betrachtet und auf den neuesten Stand gebracht“, sagt Dieckmann. „Flexibilität ist hier das A und O – ein konkretes Beispiel: Viele automatische Komponenten sind heute baulich nicht mehr auf Vinylschallplatten ausgerichtet. Nachdem aber dieser Zweig der Plattenindustrie wieder aufblüht, musste auch jpc auf die sich verändernde Nachfrage reagieren. Wir konnten dadurch unterstützen, dass wir für die erforderlichen Hardware-Anpassungen die Kommunikation zu den Herstellern geknüpft haben.“

Ein wachsamer Blick ist auch nach der erfolgreichen Einführung gefragt. Erst das operative Tagesgeschäft wird alle Anforderungen von jpc an die neuen Softwareprozesse ans Licht bringen. Firmenchef Georg Ortmann ist mit dem bisherigen Projektverlauf mehr als zufrieden „Mein größtes Ziel war es, unsere in vielen Jahren erarbeiteten hochautomatisierten und erfolgreichen Prozesse in einer neuen Standardsoftware wiederzufinden und gleichzeitig das Unternehmen als modernes, digitales Unternehmen aufzustellen. Wir freuen uns bereits heute über viele neue Möglichkeiten, die uns helfen, unseren Kunden einen noch besseren Service zu bieten und auch unseren Mitarbeitern neue Perspektiven aufzeigen zu können.“

Bildquelle: jpc

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