Interview mit Ralph Menten, Menten GmbH

Technische Verfahren wie EDI für eInvoicing-Projekte ratsam

Titelinterview mit Ralph Menten, Geschäftsführer der Menten GmbH

  • Ralph Menten

    Ralph Menten, Geschäftsführer der Menten GmbH

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  • Ralph Menten, Geschäftsführer der Menten GmbH

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Herr Menten, wie prägen Einflüsse wie die Globalisierung oder Internet/E-Commerce den elektronischen Datenaustausch?
Ralph Menten:
Wettbewerbs- und Kostendruck erfordern effizientere Wege für den Austausch von Dokumenten. Nicht nur von Rechnungen, sondern auch Bestellungen, Liefer­scheinen und allen anderen Belegen, die zwischen Kunde und Lieferant ausgetauscht werden. Die elektronische Rechnung ist also nur eine von vielen Dokumentenarten, an die aber sehr hohe Anforderungen mit unterschiedlichen nationalen Ausprägungen gestellt werden.

Je globaler die Unternehmen werden, desto komplexer werden die EDI-Anforderungen, desto öfter muss aber auch auf regionale Marktanforderungen reagiert werden. Es gibt neue Kunden und neue Lieferanten, mit denen Dokumente in anderen Formaten und nach anderen Regeln ausgetauscht werden müssen. Und auch auf IT-Seite gibt es bei den Geschäftspartnern permanent Änderungen, die sich auf die EDI-Systeme auswirken – bei der Hardware, bei den Datenbanken und Anwendungssystemen und bei den Netzwerken.

Wie kann der IT-Leiter hier Schritt halten?
Menten:
Ein flexibles EDI-System hilft, vorausgesetzt, es ist sprach- und länderunabhängig einsetzbar und unterstützt möglichst viele Standards wie Rosettanet, ebXML, cXML, xCBL, Biztalk oder Edifact, um nur einige zu nennen. Die nötige Flexibilität vorausgesetzt, kann das EDI-System die Globalisierung fördern und vereinfachen, weil es die Komplexität der Schnittstellenproblematik beherrschbar macht.

Längst nicht alle Unternehmen arbeiten mit SAP als ERP-System, die Serverlandschaft ist ebenso heterogen wie die genutzten Datenhaltungssysteme und Protokolle und all das ändert sich laufend. Dazu kommen unterschiedliche Sprachen und Schriften; mit China lassen sich nicht so einfach Dokumente austauschen, da dort die Zeichen anders im Computer dargestellt werden, im Double Byte Character Set (DBCS) statt mit einem einzigen Byte. EDI kann diesen Da­tenaustausch global homogenisieren.

So heterogen, wie sich heute die Hardwarelandschaft präsentiert, so heterogen sind auch die Anforderungen an ein EDI-System. Neben den eigentlichen EDI-Standards zur B2B-Kommunikation bestehen unzählige Schnittstellen zu IT-Systemen unterschiedlichster Ausprägung. Da kommt Edifact genauso gleichberechtigt vor wie XML, SAP/Idoc, CSV oder Flatfile-Strukturen.

Standards legen den Grundstein beim elektronischen Datenaustausch, sowohl auf technischer als auch auf semantischer Ebene. Durch welche neuen Standards bei Protokollen und Formaten erwarten Sie die größten Fortschritte?
Menten:
Bei den Formaten gibt es kaum neue Standards; hier scheint die Entwicklung dank Edifact weitgehend abgeschlossen. Die Kommunikationsströme ändern sich ja kaum: Eine Bestellung muss von A nach B, andere Dokumente genauso. Diese Dokumente sind mittlerweile gut verstanden, aber damit auch viel komplexer geworden.

Die Extraktion der dafür benötigten Daten aus den ERP-Systemen und den verschiedenen Datenbanken des Unternehmens ist schwie­rig geworden und längst eine Hauptaufgabe des EDI-Systems neben dem Transport der Dokumente. Bewegung beobachten wir noch bei der elektronischen Bezahlung, bei Entwicklung und Verbreitung von XML-Standards sowie von Spezialausprägungen wie Rosettanet in der Branche Elektronik oder cXML von Ariba in der Beschaffung. Hier droht ein gewisser Wildwuchs an Formaten, der die Verbreitung von XML-Standards hemmt. Es gibt aber auch einen Trend hin zu offenen Standards wie ebXML oder xCBL für die direkte und indirekte Beschaffung und Auktionen. Die größten Fortschritte gibt es bei den Protokollen. Hier beobachten wir den Umstieg vom Value Added Network (VAN) hin zur Internet-Direktübertragung via HTTP mit dem EDI-Protokoll AS2.

Ist durch XML die Ablösung bewährter Formate wie Edifact, Odette oder VDA zu erwarten? Oder ist eine Koexistenz wahrscheinlich? Wie könnte die aussehen?
Menten:
Edifact hat etwas geschafft, was XML noch fehlt: die globale Akzeptanz. Dazu kommen Nachteile von XML wie der fünfmal höhere Speicher- und damit auch Bandbrei­tenbedarf und die vielen Standards in unter­schiedlich komplexen Frameworks. Also dauert die Übertragung auch fünfmal länger.
Ist Edifact schon eingeführt, gibt es keinen Grund zum Wechseln, da das EDI-System auch eine Konvertierung vornehmen kann; unsere Kunden interessieren die ausgetauschten Datenformate daher nicht mehr wirklich, da sie dank Konverter fast unabhängig vom Austauschformat sind.

Auch viele Neukunden setzen auf Edifact, einfach weil die Vorteile überwiegen. So macht die Verwendung eines Standarddatenformats als Syntax z.B. Synergien nutzbar. Kurzfristig ist also nicht damit zu rechnen, dass XML Edifact völlig ablöst. Vielmehr sind kombinierte B2B-Lösungen wahrscheinlich.

Welche Rolle spielt die Art der Implementierung von EDI? Welche technischen Weiterentwicklungen sind hier sinnvolle Modernisierung, was ist modischer Schnickschnack?
Menten:
Für den Anwender spielt die Programmiersprache augenscheinlich zunächst keine Rolle. Die Vorteile der Implementierung in einer modernen Programmiersprache erschließen sich erst bei genauerer Betrachtung. Moderne Softwareentwicklung heißt letzt­lich flexiblere Implementierung und damit kürzere Entwicklungszyklen, also schnellere Bereitstellung neuer Funktionalität.

Diesen Effekt können wir jetzt dank der Neuentwicklung von i-effect nutzen. Unsere EDI-Lösung für IBM i integriert sich wie jedes andere Lizenzprogramm in die Systemumgebung, besteht aber mittlerweile zu 80 Prozent aus Java und nur noch zu 20 Prozent aus RPG und C.

Welche anderen Vorteile bringen Java-­Lösungen gegenüber klassischem RPG?
Menten:
Ein Vorteil zeigt sich in der Leistungsfähigkeit des Systems dank seiner Architekur. Objektorientierung und Multi-Threa­ding sorgen für Skalierbarkeit und Performanz. Ein weiterer Vorteil ergibt sich dadurch, dass Java moderne grafische Oberflächen ermöglicht. Das ist kein Schnickschnack; Web-2.0-Oberflächen erleichtern dank intuitiver Bedienung viele Aufgaben bei der Kontrolle der Abläufe, vor allem aber beim grafischen „Mappen“, also der Abbildung der Austausch­formate auf die Datenstrukturen im Unternehmen. Man kann Zusammenhänge besser darstellen, dem Administrator einen Gesamtüberblick verschaffen und mit Farben seine Aufmerksamkeit lenken. Das erleichtert die Arbeit bei der Überwachung und Steue­rung des EDI-Systems enorm.

Beim EDI-Outsourcing agiert der deutsche Mittelstand sehr vorsichtig. Zu recht?
Menten:
Outsourcing hat ja generell den Charme, die Fixkosten eines internen Systems in variable Kosten umzuwandeln. EDI-Outsourcing bedeutet aber auch, die gesamte Abwicklung kritischer Geschäftsprozesse außer Haus zu geben. Das heißt: Zwischen Kunde und Outsourcer müssen saubere Schnittstellen definiert werden. Konvertie­rung ­bleibt also gefragt, denn auch der Outsourcer ­braucht ja die nötigen Daten. Das heißt aber auch: Ein Dienstleister- oder Applikations­wechsel bedeutet unter Umst­änden neue Schnittstellen, also mehr Aufwand.

Wir möchten deshalb dem Kunden die Möglichkeit eröffnen, die komplexen EDI-Prozesse selbst zu betreiben. Das ist nur dann möglich, wenn das EDI-System einfach zu implementieren und zu adaptieren ist, aber auch unkompliziert zu steuern und zu überwachen. Dann bleiben die Fixkosten entsprechend niedrig, zumal i-effect auf dem zentralen Power System ohne großen Overhead einfach mitläuft – mit entsprechender Zuverlässigkeit und Performance. Das hält die Fixkosten niedrig. Qualität, Geschwin­digkeit und Sicherheit sind in der Kosten­betrachtung ebenfalls zu berücksichtigen.

Gibt es neben den Kosten andere Aspekte, die bei EDI-Outsourcing zu bedenken sind?
Menten:
EDI-Geschäftsprozesse sind in der Regel zeitkritisch und inhaltlich sensibel; Qualität, Geschwindigkeit und Sicherheit sind hier zentrale Aspekte, die in der Kosten­betrachtung ebenfalls zu berücksichtigen sind. Die Anschaffung des EDI-Systems bedeutet zwar fixe Kosten, zieht dann aber
keine weiteren Kosten mehr nach sich, während der EDI-Outsourcer sich natürlich jede Änderung bezahlen lässt.

Einerseits gilt EDI als zeit- und kostensparend beim Dokumentenaustausch, andererseits als relativ aufwendig einzuführen und zu betreiben. Wie lässt sich der Aufwand bei EDI-Einführung und -Betrieb senken?
Menten:
Relativ aufwendig war vorgestern! Heute gibt es modulare EDI-Systeme. Wir lie­fern diese steckerfertig – als Appliance nach Kundenwunsch – auf einem einzigen Blade. Die Software- und Hardwarekosten sind also sehr überschaubar. Außerdem muss man eines bedenken: EDI-Systeme sind für den Massendatenversand konzipiert und laufen im Batch. Das heißt: Ihr Administrations­aufwand ist gering. Falls einmal Störungen auftreten sollten, gibt es heute eine Workflowsteuerung mit Auto­matismen zur rechnergestützten Problembearbeitung.

Sie erwähnten das Blade als Basis. Welchen Einfluss hat die Serverplattform auf die Kosten beim EDI-Betrieb im eigenen RZ?
Menten:
Einen großen Einfluss! IBM i ist unschlagbar bei den Gesamtkosten. Die „Total Cost of Ownership“ (TCO), also nicht nur für die Anschaffung, sondern auch für den Betrieb inklusive Strom, Infrastruktur und Personal, liegen nach allen bisherigen TCO-Analysen deutlich unter denen von Windows-, Linux- oder Unix-Servern.

Die Marktforscher von ITG haben in einer Studie die TCO über drei Jahre verglichen: Mit Power7 unter i 7.1 liegen sie 42 Prozent unter denen von X86-Servern mit Windows und sogar 56 Prozent unter X86 mit Linux/Oracle. Berücksichtigt wurden dabei neben der Anschaffung auch Wartung, Lizenzen und Support für Betriebssystem, Datenbank und andere Systemsoftware, Personalkosten für System- und Datenbankadministration sowie Energiekosten.

Die Plattform IBM i ist mit aktueller Power7-Technologie zudem extrem energiesparend und drückt die Datenverwaltungskosten, weil die Datenbank ja bereits enthalten ist. Seit ein paar Jahren können wir mit IBM i zusätzlich auch die Blade-Technologie nutzen. EDI muss also nicht mehr auf Produktivsystem mitlaufen, sondern auf einem kleinen Power-Blade, wo dank Mikropartitionierung im Normalbetrieb nur ein Zehntel eines Prozessors gebraucht wird.

Falls man also EDI nicht auf dem Produktivsystem haben möchte, muss man dafür kei­nen eigenen Server mehr anschaffen, sondern kann ein kostengünstiges Power-Blade nutzen. Die Hardware ist spätestens seit Power6 kein begrenzender Faktor mehr; für ein EDI-System ist nicht einmal mehr eine eigene LPAR (Logische Partition) nötig.

Wo sehen Sie die Stärken von i-effect?
Menten:
i-effect bietet genau die gleichen Vorteile wie IBM i – Integration und Automatisierung – und ist vollständig in die Serverplattform eingebettet, kann also mitgesichert und mitverwaltet werden. Wie bei IBM i, das Datenbank und alle für den Betrieb erforderlichen Tools bereits integriert mitbringt, ist auch bei unserer EDI-Lösung keine andere Software notwendig. Module für alle EDI-Belange, von der Kommunikation über Konvertierung, Signatur/Verschlüsselung, Überwachung & Steuerung bis hin zur Automation, sind vorhanden und können je Kundenbedarf kombiniert werden.

Um die Software zu bedienen, muss man kein EDI- oder Datenbankexperte sein. Auch beim Mapping nicht, das grafisch per Point&Click funktioniert. Das senkt nicht nur den Implementierungsaufwand, sondern auch die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter. Auf Wunsch bieten wir dem Kunden das Mapping aber auch als Dienstleistung zum Festpreis an. Ähnliche Parallelen zwischen EDI und Betriebssystem wie bei der Integration gibt es bei der Automatisierung. Für den IT-­Betrieb ist mit IBM i viel weniger Perso­nal erfor­derlich als bei anderen Servern; mit der neuesten Produktgeneration ist sogar die Performanceoptimierung eingebaut, so dass manuelles Tuning überflüssig wird. Ähnlich kann i-effect praktisch operatorlos laufen, da unsere Workflowsteuerung selbst komplexe EDI-Abläufe abwickeln kann und dank IBM i bei Lastschwankungen dynamisch alle nötigen Ressourcen bereitgestellt werden, so dass die Performance nicht leidet. 

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