Transparente Prozesse für alle Mitarbeiter

Von Anfang an wurden daher Mitarbeiter in einem internen Einführungsprojekt auf allen Ebenen intensiv mit eingebunden. Das Ziel: eine zentrale Prozessplattform, mit der möglichst jedermann auf Anhieb zurechtkommt. Die LBS Saar initiierte bereits vor Jahren ein umfassendes Prozessoptimierungsprojekt auf Basis der Aris Suite. Hierbei wurden die Kernprozesse der Landesbausparkasse in ihrer Gesamtheit erhoben, analysiert und optimiert. Die Erwartungshaltung des Kunden an das Projektergebnis wurde jedoch nicht umfassend erfüllt. „Zwar konnten wir viele Schwachstellen beheben und durch zahlreiche Verbesserungsmaßnahmen unsere Kosten erheblich reduzieren – aber das reichte uns noch nicht“, resümiert Petra Bill, Projektmanagerin bei LBS Services.

„So gab es zum Beispiel keinerlei Veröffentlichung der Prozesse auf einer frei zugänglichen Plattform. Dadurch wurden die Abläufe häufig nur einmalig betrachtet und abgelegt. Eine laufende und zeitnahe Anpassung fand praktisch nicht statt. Die Kollegen hatten keinen elektronischen Zugriff auf die erhobenen Prozesse“, ergänzt Petra Bill. Doch gerade die Einbindung der Mitarbeiter genießt einen besonders hohen Stellenwert im Unternehmen. Man war sich darüber im Klaren, dass ein Prozesssystem nur dann langfristig im täglichen Einsatz wird bestehen können, wenn es den vollen Rückhalt der Anwender hat und möglichst vielen Mitarbeitern zur Verfügung steht.

Nutzwertanalyse und Scoring-Verfahren

Im Jahr 2009 beauftragte die Geschäftsleitung der LBS Saar, Ralf Gebler und Dirk Hoffmann, ein internes Projekt zur Einführung eines Prozessmanagementsystems (Promas). Ziel dieses Projektes war es, ein zukunftsfähiges Prozessmanagementsystem im Unternehmen zu verankern. Nachdem der technische Support für die bislang genutzte Aris-Version in 2009 auslief, wurde im Rahmen dieses Projektes die Suche nach einem geeigneten Prozessanalyse-Tool zu einer Kernaufgabe. Nach ersten Recherchen und Diskussionen kamen drei Anbieter in die engere Wahl und wurden einer Nutzwertanalyse unterzogen. Bei dem Scoring-Verfahren lag das Hauptaugenmerk auf Faktoren wie Anwenderfreundlichkeit, Komplexität, Support sowie den Kosten.
An dieser Stelle kristallisierte sich iGrafx als heimlicher Favorit heraus: „Eine Kontaktaufnahme mit unseren Kollegen der LBS Nord, die iGrafx Process bereits im Einsatz hatten und mit dem Tool sehr zufrieden waren, überzeugte uns dann endgültig“, wie sich Petra Bill erinnert.

Eine bessere Vergleichbarkeit mit anderen Landesbaussparkassen war ohnehin ein weiterer Aspekt, den man sich vom neuen Produkt erhofft hatte. Für Test und Einführung der iGrafx Small BusinessEdition, bestehend aus dem FlowCharter, Process und dem WebCentral, entschloss man sich zur Zusammenarbeit mit einem iGrafx Platin-Solu­tion-Partner. Die Kölner Pro­zess­experten der E-Fact GmbH hatten schon die iGrafx-Umstellung bei den LBS-Kollegen im Norden erfolgreich begleitet und sind zudem strategischer BPM-Partner des Bankendienstleisters VÖB-Service GmbH. Gemeinsam wurde das Projekt initiiert, realisiert und termingerecht abgeschlossen.

Veränderte Arbeitsweise

Das Projekt Promas ist mittlerweile abgeschlossen und die iGrafx-Lösungen im Arbeitsalltag der Mitarbeiter angekommen. Die Zielvorstellungen und Erwartungshaltungen der LBS Saar wurden dabei anscheinend voll und ganz erfüllt. So bildete man bereits das gesamte Prozessmodell des Unternehmens 1:1 in iGrafx ab. Erfreulich ist laut Anwendern auch die einfache Modellierung der Abläufe durch alle Prozessbeteiligten mit Hilfe des iGrafx FlowCharter. Seit der Einführung des neuen Systems habe hier auch ein Umdenken in der Arbeitsweise stattgefunden, wie man bei der LBS Saar zu berichten weiß: Die Prozessmodellierung erfolge nun häufig direkt mit dem betroffenen Prozessteam „live am Beamer“. Auf diese Weise sehen die Beteiligten sofort alle Änderungen und können eventuelle Verbesserungsvorschläge direkt einbringen, um so bereits eine erste Qualitätskontrolle durchzuführen. Die Darstellung wird dabei, so ist zu hören, durchweg als leicht verständlich bewertet. Auch das WebCentral als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform stößt auf ein gutes Echo.

Hier erhalten nun alle Mitarbeiter mit ihrem Browser direkten Zugriff auf die Prozesse. Per E-Mail werden sie außerdem auf Wunsch über Änderungen auf der Plattform informiert. Die Umstellung hat laut Petra Bill außerdem eine verstärkte Diskussion über Prozesse angestoßen. „Die Transparenz der Plattform fördert das Prozessdenken und die Kommunikation unter den Mitarbeitern. Vielen Kollegen ist an dieser Stelle noch einmal bewusst geworden, welche komplexen Zusammenhänge sich eigentlich hinter ihrer täglichen Arbeit verbergen.“ Damit ist ein erster, wichtiger Schritt hin zur Ablauforganisation getan. „In Zukunft werden wir mit Sicherheit unsere Prozesse laufend aktualisieren – schließlich haben wir bei den Mitarbeitern eine Erwartungshaltung geweckt, die es dauerhaft zu erfüllen gilt.“

Die LBS Saar ist eine Abteilung der Landesbank Saar (SaarLB) und gehört damit zur Sparkassenfinanzgruppe. Zusammen mit ihren Hauptvertriebspartnern – den saarländischen Sparkassen – ist sie schwerpunktmäßig im Bauspargeschäft tätig. Geschäftsgebiet sind das Saarland und Frankreich. Die SaarLB hat sich als die deutsch-französische Mittelstandsbank erfolgreich positioniert. Mit einer Bilanzsumme von rund 19 Mrd. Euro handelt es sich um das größte Kreditinstitut in der Region.
Im Internet: www.lbs.de/saar

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