Im Gespräch mit den eks-Gründern Gerhard Ehrne (li.), Kurt Krinner und Elisabeth Schwendinger

„Türöffner in Richtung Modernisierung“

Im Jahr 2004 gründeten Gerhard Ehrne, Kurt Krinner und Elisabeth Schwendinger in Vorarlberg/Österreich die eks Informatik GmbH. Sie war von Anfang an auf Dokumenten- und Workflow-Management sowie Aktenverwaltung spezialisiert – und hat dazu die Standardsoftware LDOX entwickelt. Der Name bedeutet „Living Documents“ und steht für eine gesamtheit­liche Anwendung, die ausgewählte Standard­produkte zu einer effizienten und prozesssicheren ­Gesamtlösung formen soll.

  • Gerhard Ehrne (li.), Kurt Krinner und Elisabeth Schwendinger, die drei Gründer der eks Informatik GmbH

  • Gerhard Ehrne (li.), Kurt Krinner und Elisabeth Schwendinger, die drei Gründer der eks Informatik GmbH

  • Gerhard Ehrne und Elisabeth Schwendinger

    Gerhard Ehrne und Elisabeth Schwendinger: „In das neue Release sind eine Vielzahl an Funktionalitäten und Überarbeitungen eingeflossen, die das Anwendererlebnis verbessern und den Unternehmen neue Möglichkeiten zur Anbindung ihrer Kunden, Mitarbeiter und Partner bieten.“

  • Gerhard Ehrne: „Sollte keine passende Schnittstelle vorhanden sein, programmieren wir diese einfach selber und übernehmen sie gegebenenfalls in den LDOX-Standard.“

  • Kurt Krinner

    Kurt Krinner: „Unser LDOX.Client basiert auf .Net-Technologie. Das macht ihn kompatibel zu allen aktuellen Windows-Betriebssystemen.“

Der Markt für Dokumenten-Managementsysteme (DMS) ist nach wie vor wachstumsstark und quicklebendig. Aus der aktuellen Bestandsaufnahme im Zuge der vierte Auflage der umfassenden „DMS-Marktübersicht“ und aus ihren Beobachtungen am Markt ziehen die Autoren von Zöller & Partner folgende Schlüsse: „Der Markt bleibt vielfältig. Für jeden Geldbeutel finden Anwender eine passende DMS-Lösung.“
Betrachtet wurden nur mehrplatzfähige und keine Einplatz-Lösungen, wobei die im Auftrag des Bitkom erstellte Studie 62 Systeme beschreibt. „Die DMS-Marktübersicht 2018 hilft, einen guten Überblick über die unterschiedlichen Anbieter und Lösungen zu bekommen“, meint Dr. Axel Pols, Geschäftsführer von Bitkom Research. Die Übersicht diene der schnellen Orientierung auf einem Markt mit sehr vielen unterschiedlichen Angeboten.
Typischerweise wird in Auswahl­projekten aufgrund architektonischer, funktionaler und wirtschaftlicher Rahmen­bedingungen nur eine Untermenge der Hersteller betrachtet. Archivierung im Sinne von „über die Dauer der Aufbewahrungsfrist gegen unzulässige Manipulation schützen und die Reproduktionsfähigkeit sicherstellen“ kann heute jedes moderne DMS, weiß Marktkenner Bernhard Zöller. Die Zeiten, als man dafür dedizierte Archivsysteme kaufen musste, seien lange vorbei. Die Funktion „Archivierung“ sei aber selbstverständlich nach wie vor in vielen DMS- und Enterprise-Content-Management-Projekten wichtig – und häufig genug der Projektauslöser.
Die Datenschutz-Grundverordnung und andere regulatorische Anforderungen zwingen zum Anwenden von Schutz­fristen, granulierten Zugriffsrechtesystemen, Lösch- und Exportmöglichkeiten. Das war zwar in der Vergangenheit schon eine Anforderung, erhält aber nun unter dem Eindruck zunehmender Sensibilisierung eine höhere Gewichtung.
Die Marktübersicht ist auch ein Indiz für die Vielfältigkeit des Angebotes in einem schnell wachsenden Marktsegment der IT. „Global Player“ wie Open Text, IBM und Microsoft sind ebenso vertreten wie viele mittelständische Anbieter – darunter Easy, COI, D.velop, Docuware, Elo, Gräbert, Kendox, Multi Support und SER.
Der Midrange-Server ist aber immer etwas anders als die Windows- und Linux-Systeme des Mainstreams. Im Gespräch mit den drei eks-Gründern Gerhard Ehrne, Kurt Krinner und Elisabeth Schwendinger diskutieren wir das Thema DMS aus der Perspektive von IBM i.

Mit LDOX 4 bringen Sie jetzt eine neue Version ihrer Software für das elektronische Dokumentenmanagement heraus. Was sind die wesentlichen Neuerungen?
Kurt Krinner
: Ganz klar die umfassende Modernisierung und Erweiterung unserer IBM-i-Lösung. In dieses Release sind eine Vielzahl an Funktionalitäten und Überarbeitungen ein­geflossen, die das Anwendererlebnis verbessern und den Unternehmen neue Möglichkeiten zur Anbindung ihrer Kunden, Mitarbeiter und Partner bieten.

Da wären z.B. die Zugferd-Integration, der Ausbau der Mehrsprachigkeit, eine neue Unterschriftsfunktion sowie die Web-Integration mittels direkter URL-Links auf Dokumente und Daten. Auch Domino-Anwender können sich auf ein Schmankerl freuen: Ihre Bedienober­fläche wurde von Grund auf modernisiert.

LDOX 4 macht deutlich: Anders als manche Auguren geben Sie IBM i durchaus Zukunftschancen und rechnen damit, dass die IBM-Kunden hier weiter investieren. Was macht Sie da so sicher?
Elisabeth Schwendinger: Bei der Abwägung zwischen den bisher in diesem Bereich getätigten Investitionen und den zu erwartenden Mehrwerten bei einem Plattformwechsel entscheiden sich viele Unternehmen für den goldenen Mittelweg: die Modernisierung der peripheren Infrastruktur. Diese Kernanwendungen funktionieren seit Jahren zuverlässig – warum also nicht weiter darauf bauen? Für den aus Anwendersicht moderneren Blick mit erweiterten Funktionalitäten sorgen künftig unsere LDOX-Lösungen.

Stichwort LDOX.Domino: Warum und mit welcher Zielsetzung wurde die Bedienoberfläche renoviert?
Gerhard Ehrne: IBM Notes und Domino sind bei vielen unserer Kunden, etwa Dachser und Flex Elektrowerkzeuge, seit Jahren im Einsatz. ­Aktuell geforderte gesetzliche Vorgaben lassen sich entsprechend umsetzen: Für Dachser haben wir 2016 z.B. in den USA eine Journaling-Anbindung für Notes realisiert, damit Behörden und Gerichte jederzeit auf die Inhalte zugreifen können.
Druck kommt eher von den Anwendern, denn diese arbeiten täglich damit – und zunehmend auch jüngere, die neu ins Unternehmen kommen und andere Erwartungen an ihre Arbeitsplatzumgebung haben. Unser Anwendungs-Refresh trägt dieser Anforderung Rechnung.

Mehrsprachigkeit klingt auf Anhieb „nice to have“. Warum ist Mehrsprachigkeit für LDOX wichtig? Sie bedienen doch in erster Linie Kunden aus dem deutschsprachigen Mittelstand…
Krinner: Mit dem letzten Satz haben Sie sich die Antwort auf Ihre Frage bereits selber gegeben (lacht). Gerade der deutschsprachige Mittelstand hat in den letzten Jahren von der Globalisierung profitiert: „Made in Germany“ ist weltweit nach wie vor angesagt. Wir sind mit unseren Lösungen dieser Entwicklung und damit dem Belegfluss unserer Kunden stets gefolgt – auch in andere Länder.
Mehrsprachigkeit ist aus diesem Grund für uns ein essenzieller Bestandteil von LDOX. Aktuell unterstützen wir fünf Sprachen, im neuen Release können neben der Oberfläche an sich Archivdefinitionen, wie z. B. Dokument­klassen, Indexfelder, vordefinierte Suchen und Importprofile vom Kunden, in jede gewünschte Sprache übersetzt werden. Unsere Software ist inzwischen in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich, Spanien, Polen, der Slowakei, Tschechien, Mexico, den USA und weiteren Ländern im Einsatz.

Die Automation der Rechnungs­verarbeitung, speziell im Rechnungseingang, ist ein typischer Auslöser für DMS-Projekte. Wie würden Sie die Ausgangslage im Mittelstand beschreiben?
Schwendinger: Eine allgemeine Aussage ist schwierig, dazu muss die jeweilige Situation im Einzelfall betrachtet werden. Meiner Erfahrung nach sind sich die Unternehmen aber dessen bewusst, dass ihr auf Papier basierendes Belegwesen mittlerweile – oft buchstäblich – vom Staub der Vergangenheit bedeckt ist. Denn bis auf wenige Ausnahmen können fast alle Belege digitalisiert sowie elektronisch weitergeleitet und aufbewahrt werden.
Die klassische Papierablage hat ausgedient! Ein DMS-Projekt beginnt daher oft mit einer Beleg­erfassung via Scanner oder Mail, führt zum Aufbau eines Archivs und zur Nacherfassung archivierter Belege und dann über die Einführung von Workflows mit Freigabeprozessen bis zur automatischen Weiterleitung an zuständige Sachbearbeiter. Früher oder später kommen dann noch mobile Komponenten hinzu, sei es für den Außendienst oder angeschlossene Kunden und Partner.

Ehrne: Von der technischen Seite her treffen wir bei mittelständischen Unternehmen oft auf IT-Infrastrukturen, die – wie bereits angesprochen – über die Jahre gewachsen und damit oft ­speziell auf bestimmte Anforderungen zu­geschnitten sind. Uns kommt es an dieser Stelle zugute, dass wir zwar keine Branchenlösungen anbieten, sich unsere auf IBM i, .Net und Java basierende Schnittstellenarchitektur aber mit den Branchenlösungen des Kunden verbinden lässt. Sollte keine passende Schnittstelle vorhanden sein, programmieren wir diese einfach selber und übernehmen sie gegebenenfalls in den LDOX-Standard.

Apropos Standards: diese spielen im Dokumentenmanagement seit jeher eine zentrale Rolle, sei es JPEG oder TIFF, sei es PDF. Jetzt kommt mit Zugferd ein weiterer Standard speziell für den Rechnungsaustausch hinzu. Wie „praxisreif“ ist dieser neue Standard – und wie beurteilen seine Akzeptanz?
Ehrne: Zugferd bietet einen interessanten Ansatz, weil es als Hybrid-Format angelegt ist: Es besteht aus einem für Menschen lesbaren PDF/A-3 und enthält zudem maschinenlesbare XML-Daten. Das vereinfacht den Rechnungsaustausch besonders für diejenigen, die wenige Rechnungen erhalten oder versenden bzw. diese mit öffentlichen Verwaltungen (Business-to-Government, B2G) austauschen. Mit Zugferd verwenden sie automatisch die richtige Variante, egal ob es um Unternehmen aus der Energiebranche geht, die mehr vom PDF-Format profitieren, oder andere aus der Industrie, bei denen der Austausch via EDI im Vordergrund steht.

LDOX hat seine Wurzeln ja in der klassi-schen AS/400-Welt, rund um Comarch ECM iS, früher Infostore genannt. Bei welchen Kunden und Interessenten ist dieses Know-how heute noch wichtig, gerade wenn man an Trends wie Plattformunabhängigkeit und Cloud Computing denkt – und warum?
Schwendinger: Grundsätzlich ist dieses Wissen bei vielen Kunden und Interessenten gefragt. Denn in der über 25-jährigen Erfahrung unseres Teams spiegelt sich auch die Entwicklung der IT in diesem Zeitraum wider. Wichtig ist in diesem Zusammenhang: Die AS/400-Welt war kommunikationstechnisch nie eine Insel, allenfalls – im positiven Sinne – von der Sicherheit her. Als die eks Informatik 2004 von uns dreien gegründet wurde, haben wir mit Eigenprogrammierung und unseren Lösungen Brücken zu anderen Systemen geschlagen.
Als Premiumpartner von Comarch und Kendox können wir alle Anforderungen hinsichtlich einer Plattformunabhängigkeit erfüllen. Und dank unseres offenen Schnittstellenkonzepts können wir auch neueste Technologien integrieren, wie etwa unsere eigene iOS-App für iPad und iPhone oder über die Partnerschaft mit Netfira auch SAP-Anwendungen.

Wie plattformunabhängig oder plattformabhängig ist LDOX selbst? Und wie adressieren Sie mit LDOX das Thema Cloud?
Krinner: Unser LDOX.Client basiert auf .Net-Technologie. Das macht ihn kompatibel zu allen aktuellen Windows-Betriebssystemen. Für einen Anwender ändert sich dadurch nichts, wenn er von einem Windows7-Rechner auf einen mit Windows10 umzieht – sobald der Client lokal, im Netzwerk oder via Citrix zur Verfügung gestellt und sein Benutzerprofil geladen ist, kann er weiterarbeiten. Für diesen Vorgang ist übrigens kein Eingreifen unsererseits erforderlich. Das kann der Kunde, etwa beim Ausfall bzw. Austausch eines Rechners oder bei wechselnden Arbeitsplätzen, in Eigenregie erledigen.

Ehrne: Was das Thema Cloud angeht, greifen wir hier auf bereits in der Praxis bewährte Angebote von Partnern zurück. Der „Kendox Infoshare Cloud Archive Service“ etwa ist eine Archivierungsplattform, die eine revisions­sichere, gesetzeskonforme Ablage in einem zertifizierten Rechenzentrum erlaubt. Wir stellen die Connectivity zu bestehenden Geschäftsprozessen und Fachanwendungen her und ermöglichen den Zugriff über Browser, Tablet oder Smartphone.
Mit dem Produkt Smart Invoice Cloud von Insiders Technologies decken wir insbesondere den für viele Unternehmen interessanten Teilaspekt der automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung ab. Die Belege werden dazu in die Cloud hochgeladen, die relevanten Inhalte erfasst, validiert, gebucht und über Workflows an Sachbearbeiter bzw. Anwendungen weitergeleitet.

Können Sie die Vorteile der „Modernisierung von IBM i-Anwendungen“ mit LDOX bitte einmal am Beispiel deutlich machen?
Ehrne: In Anknüpfung an das Thema Cloud bieten wir beispielsweise für unsere eigene iPad-App einen Offline-Cache, den ein Außendienstmitarbeiter vor dem Besuch seines Kunden mit allen relevanten Daten aus dem Dokumentenmanagement-System der IBM i füttert.
Ohne sich Sorgen um die Verbindungs­qualität und -sicherheit machen zu müssen, kann er damit unterwegs arbeiten und die Daten beim nächsten Aufenthalt im Unternehmen wieder mit dem Server synchronisieren. Das ist quasi ein „DMS to go“ oder die „Cloud für die Tasche“. Der Zugriff auf das DMS ist natürlich auch direkt möglich und erfolgt dann über ge­sicherte Verbindungen. Unser Anwender Gesiba, eine Wohnungsbaugesellschaft, setzt das ein, wenn die Außendienstmitarbeiter in Gebäuden mit schlechter Netzabdeckung unterwegs sind.

Krinner: Mit unserer neuen Web-Integration bieten wir in LDOX 4 etwas an, was es bislang in dieser Form nicht gab: Den Zugriff auf Inhalte im DMS ohne einen dedizierten Client oder die iOS-App. Unternehmen können ihren Anwendern oder Kunden einen Link zur Verfügung stellen, über den diese dann mit einem beliebigen Browser auf Einzeldokumente oder Ordner im Archiv zugreifen. Neben einer Anzeige-, Such- und Sortierfunktion lassen sich die Belege dann auch herunterladen. Aus Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitsgründen können die Zugriffe zudem protokolliert werden.
Schwendinger: Generell unterstützen wir die Anwender bei der gewohnten „Papierbearbeitung“ in elektronischer Form in allen Facetten, wie etwa Unterschrift, Stempel, handschriftliche Notizen, Marker usw. Nach wie vor ein Dauerbrenner sind bei unseren Kunden Workflow-­Projekte, wie die automatische Rechnungseingangsbearbeitung und Weiterleitung an zuständige Sachbearbeiter. Dabei bilden wir den kompletten Freigabeprozess im Unternehmen individuell und digital ab, inklusive qualifizierter Signatur selbst bei mehrstufigen Genehmigungen sowie international verteilten Standorten.

Da eks kein Großkonzern ist, stellt sich die Frage: Was machen Sie selbst – und in welchen Bereichen setzen Sie auf Technologien, Know-how und Manpower von Partnern?
Schwendinger: Sämtliche Programmierarbeiten, etwa in den Sprachen .Net, Objective-C/Swift, PHP, Java/Javascript, ILE RPG oder Lotus Script, erledigen wir selber. Darüber hinaus pflegen wir intensive Partnerschaften, etwa mit Comarch, Kendox, Insiders, Fast LTA und Grau Data sowie seit Anfang des Jahres im SAP-Bereich mit Netfira.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass wir bei Drittanbieterlösungen gegenüber unseren Kunden nicht als reiner Handelspartner auftreten. Wenn diese Anwendungen zum Einsatz kommen, dann bieten wir ‚alles aus einer Hand‘ – angefangen von der Beratung über die Implementierung bis zum zertifizierten Support.

Um es in der Fußballersprache zu sagen: Nach dem Launch ist vor dem Launch! Welche Pläne zur Weiterentwicklung von LDOX gibt es?
Krinner: LDOX 4 ist ein Meilenstein auf dem Weg zur logischen Weiterentwicklung unserer Lösungen: 2019 folgt LDOX#next. Damit stellen wir die Kompatibilität unserer LDOX-Lösungen mit Windows-basierten DMS her.
In erster Linie profitieren davon vor allem IBM-i-Anwender, die bereits Comarch ECM iS in Verbindung mit LDOX einsetzen. Diesen bieten wir einen deutlichen Investitionsschutz, falls sie sich aufgrund strategischer Entscheidungen zu einem Plattformwechsel entschließen sollten. Denn mit LDOX#next lässt sich der DMS-Server im Backend austauschen und die bestehende lokale, dezentrale und mobile Client-Infrastruktur weiterverwenden.
Dabei ist es ganz gleich, welches DMS im Hinter­grund tätig ist: Die Anwender können in derselben Benutzeroberfläche und mit allen Funktionen weiterarbeiten, ohne dass große Investitionen oder Aufwände für Schulungen sowie separaten Support anfallen.

Vielen Dank für das Interview!

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