03.07.2018 Agile Projektmethodik brachte schnellen Erfolg

Tüv Süd digitalisiert Rechnungswesen

Von: Klaus Lechner

Die Tüv Süd AG, ein Dienstleister für technische Prüfung und Zertifizierung mit über 24.000 Mitarbeitern an 1.000 Standorten in rund 50 Ländern weltweit, ist in einem großen Digitalisierungsprojekt von 100 Prozent Papier auf die elektronische Rechnung umgestiegen.

Der Tüv Süd hatte bis vor kurzem alle Rechnungen auf Papier verschickt. Um Kosten zu sparen, planten die Verantwortlichen den Umstieg auf digitale Rechnung. Man habe sich dann für Comarch entschieden, da uns dieser Partner die Gelegenheit bot, […] E-Invoicing mit agiler Methodik einzuführen“, sagte Alexander Jelinek, Leiter Sonderprojekte bei der Tüv Süd AG. Bewusst habe man auch auf einen globalen Dienstleister gesetzt, „der über eine ähnlich große Anzahl an internationalen Standorten verfügt und die Märkte sehr gut kennt.“

Portal für ausgehende Rechnungen

Im Projekt wurde mit Einsatz der agilen Projektmethodik ein Portal für ausgehende Rechnungen aufgebaut. Im Vordergrund standen dabei auch das Etablieren von Kommunikationswegen zur Zustellung von elektronischen Rechnungen sowie das Debitoren-Onbording. Zudem wurde der Output des Tüv-Süd-eigenen Systems an die Rechnungs-Plattform übertragen und anhand definierter Indikatoren entsprechend gesteuert.

Dabei wird auch automatisch geprüft, welcher Empfänger, welches Ausgangsformat und welcher Kommunikationskanal hinterlegt sind. In einer kurzen Umsetzungszeit von deutlich weniger als sechs Monaten wurde das Projekt zügig und erfolgreich umgesetzt. Damit steht die E-Invoicing-Lösung zur globalen Nutzung durch die Tochtergesellschaften und Debitoren vollumfänglich bereit.

Umstieg von Papier spart Kosten

„Mussten wir vor der Einführung den ganzen Rechnungsversand noch mühsam per Hand auf Papier ausdrucken und mit allen Folgeprozessen manuell erledigen, so laufen diese Prozesse heute voll elektronisch“, ist Jelinek froh über die Einsparungen im Rechnungsversand (Ressourcen und Kosten) und die Vereinfachung des gesamten Prozesses rund um ausgehende Rechnungen und die Debitorenbuchhaltung. Für die Zukunft ist das Onboarding weiterer Debitoren sowie die Aufschaltung anderer Tüv-Süd-Gesellschaften und von deren Debitoren geplant.

Comarch E-Invoicing ist eine Lösung zum schnellen und sicheren Austausch von elektronischen Belegen, die sich bei großen Kunden wie Rewe oder Metro bewährt hat. Eine schnelle und sichere Übertragung qualitativ höherwertiger Daten ist die Grundlage für effizientere Entscheidungsfindung, verbesserte Kontrolle des Warenflusses (Nachverfolgbarkeit) und Kostensenkung. Comarch E-Invoicing bietet dafür schnelles und zuverlässiges Onboarding aller Partner und Lieferanten sowie Full-Service-Betreuung auch für internationale Projekte sowie einen weltweit rechtskonformen Rechnungsversand.

Bildquelle: Tüv Süd AG