Turbo für die Transportbearbeitung

Auch das Auftragserfassungssystem der Spedition mit Sitz in Sehnde vor den Toren von Hannover konnte zum damaligen Zeitpunkt lediglich Aufkleber für manuell erfasste Aufträge ausgeben. Einzelne Kunden von Köster & Hapke beauftragen über 100 Sendungen pro Tag, was einen enormen manuellen Erfassungsaufwand bedeutet.

Hohes Sendungsaufkommen

Um das hohe Sendungsaufkommen bewältigen zu können, wurde vom IT-Dienstleister Active Logistics eine neue Web-basierte Auftragserfassungssoftware entwickelt. Sie sollte auch den File-basierten Datenimport und anschließenden Label-Druck beherrschen. Damit ist es möglich:

• Auftragsdaten ohne Schnittstelle elektronisch zu verarbeiten

• Labels individuell und selbständig zu drucken

• Packstücke vor der Abholung auszuzeichnen.

So beschleunigen sich die Abläufe in der Transportbearbeitung für die Spedition und ihre Kunden. Über die gesamte Prozesskette hinweg ergibt sich laut Vertriebsleiterin Sabine Fügner eine Zeitersparnis von ca. 25 Prozent, denn mit Active Weborder sei ein durchgängig transparenter Prozess geschaffen worden, der von der Auftragserfassung bis zur Übermittlung des Ablieferbelegs reicht.

Mit der Software, die an das selbst entwickelte Transport-Managementsystem der Spedition auf der AS/400 angeschlossen ist, können Versender ihre Auftragsdaten per csv-Datei in die Anwendung importieren. Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, Vorlagen für individuelle Transportlabels zu erstellen und dabei beispielsweise ihr eigenes Logo einzubinden – ohne dass dafür Programmierarbeiten erforderlich sind. Darüber hinaus können sie auch die Codeliste für ihre Aufträge selbst bearbeiten und so die Zusammenarbeit mit der Spedition flexibel weiterentwickeln.

Die Kunden erhalten zudem Optionen für das Transport-Monitoring. Dazu gehören Übersichten zum aktuellen Stand der Transportaufträge und Sendungen sowie ein Recherche-Portal und Schnittstellen für die Einbindung in Shop-Systeme. Zudem lassen sich auch die Ablieferbelege (POD) erfassen, archivieren und zum Download bereitstellen.

Über diese Services hinaus hat Active Logistics für Köster & Hapke eine Validierungsfunktion für Frankaturen sowie viele weitere Informationen aus dem Auftrag implementiert. Diese erkennt widersprüchliche Servicekombinationen und verhindert ihre Buchung. Zum Beispiel fällt nun rechtzeitig auf, wenn ein Kunde für den „Next Day“-Transport auch eine Avisierung buchen will. Das steigert die Datenqualität erheblich und vermeidet unnötige Rückfragen beim Kunden.

Mit diesen Möglichkeiten sparen sich die Spedition und ihre Kunden durch die schnellere Datenerfassung und die Vermeidung von Fehlern jeweils rund eine Stunde Bearbeitungszeit im Büro und in der Umschlaghalle. „Obwohl wir nur eine Lösung für den Einzelfall gesucht hatten, sind wir von Active Weborder so überzeugt, dass wir es nun für alle unsere Kunden einsetzen, weil es einen so viel besseren Kundenservice ermöglicht“, berichtet Sebastian Streibel, Projektleiter und Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst von Köster & Hapke.

Über Köster & Hapke

Als inhabergeführtes Unternehmen mit über 180 Mitarbeitern erfüllt die Carl Köster & Louis Hapke GmbH im mittleren Niedersachsen alle Aufgaben einer Stückgutspedition. Das Rückgrat dabeim ist ein modernes EDV-System auf Basis von IBM i mit eigener unabhängiger Programmierung. Es erlaubt den elektronischen Datenaustausch mit Kunden und Partnern, scannergesteuerte Packstückinformationen und die Sendungsverfolgung via Internet.

Bildquelle: Köster & Hapke