Ultradent digitalisiert mit DMS-Hilfe

Bereits seit 2009 digitalisiert und archiviert das Familienunternehmen aus München Dokumente mit dem DMS von Proxess – seit der Einführung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ Ende 2014 auch GoBD-konform.

Begonnen wurde mit der Archivierung eines Teilbereichs, weil seinerzeit die Fax-Software bei der Speicherung der Bestellbelege an ihre Kapazitätsgrenze stieß. „Da es schnell gehen musste, setzten wir Proxess zunächst mit einer kleinen Lizenz singulär zur Archivierung unserer Fax-Kundenbestellungen ein“, erinnert sich Geschäftsführer Ludwig J. Ostner.

Digitalisierungsprozesse „step-by-step“ optimiert

Kurz darauf kamen dann sukzessive weitere Belegarten und Unternehmensprozesse hinzu. So gibt es heute auch Schnittstellen zum eingesetzten Qualitätsmanagement-System E@sy Process und zur AS/400-basierten Warenwirtschaft. Alle Ausgangsdokumente beider Systeme werden automatisch in das Proxess-Archiv übertragen. Ebenso kann der Zugriff auf das Archiv direkt aus den beiden Systeme erfolgen.

Wo früher also Wände voller Aktenordner standen, werden heute nicht nur Druckkosten und Platz eingespart. Auch der Suchaufwand für die Mitarbeitenden in der Produktion und dem Kundenservice hat sich maßgeblich reduziert. Nicht zuletzt vereinfachen die digitale Ablage und der orts- wie zeitunabhängige Zugriff auf das DMS via Web-Client die hybride Arbeitsweise im Unternehmen. Die sorgte während des Lockdowns dafür, dass der Betrieb nahezu eins zu eins weiterlaufen konnte.

Transparenz und automatisierte Abläufe

Für die medizintechnische Manufaktur spielen neben der Digitalisierung von kaufmännischen Belegen inzwischen auch die Archivierung und Versionierung der produktionstechnischen Dokumente und Verfahrensanweisungen eine herausragende Rolle. Denn wenn im Rahmen der Herstellung eine Verfahrensanweisung oder Produktbeschreibung gesucht wird, recherchiert der Mitarbeitende am Bildschirm über das QMS E@sy Process nach der Objekt- oder Vorgangsnummer.

Über eine Schnittstelle werden von dort aus über einen direkten Link mit dem Web-Client des DMS die passenden Arbeits- und Verfahrensanweisungen aus dem Archiv aufgerufen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch das integrierte Änderungs-Tracking: Bearbeitete und geänderte Anweisungen sowie Dokumentationen werden im Archiv automatisch versioniert. So ist es jederzeit möglich, auch ältere Versionen anzuzeigen.

Dank DMS sind die notwendigen Qualitätsmanagement-Unterlagen also nicht nur schneller zu finden – es werden zudem automatisch die gesetzlichen Vorgaben zu deren Aufbewahrung erfüllt. Da das DMS gebündelt alle Informationen zu einem Auftrag per Tastendruck liefert, optimiert es nicht nur das Qualitätsmanagement, sondern führt auch zu einer noch stärkeren Kundenorientierung – und beschleunigt darüber hinaus noch die Verfahren. „Man kann sich die Bestellung eines neuen Zahnarztbehandlungsstuhls inklusive der technischen Ausstattung wie die Konfiguration eines Neuwagens vorstellen. Am Ende gleicht kein Stuhl dem anderen“, erklärt IT-Administrator Tobias Reichardt. Alle kaufmännischen Belege würden jetzt unter einer zentralen Klammer, der Auftragsnummer, abgelegt und archiviert.

Die vollständige Auftragsdokumentation ist in zweierlei Hinsicht entscheidend: Zum einen müssen aus kaufmännischer Sicht alle Dokumente eines Auftrags schnell zur Hand sein, damit der Kundendienst sofort nachvollziehen kann, welche Teile genau in diesem Behandlungsstuhl verbaut wurden. Zum anderen fällt bei den technisch anspruchsvollen Behandlungseinheiten im Rahmen der Produktion eine umfangreiche technische Dokumentation an. Daher werden alle technischen Beschreibungen dem entsprechenden Auftrag zugeordnet bzw. mit ihm verknüpft. So sind die technischen Beschreibungen der Bauteile in der Produktion und im nachgelagerten Kundendienst schnell über den Auftrag abrufbar.

Eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten

Neben der Schnittstelle zu E@sy Process ist auch ein Interface zur Warenwirtschaft vorhanden, denn Ultradent setzt auch bei der Eingangsrechnungsbearbeitung auf einen komplett digitalisierten Ablauf. Die rund zehn bis zwanzig pro Tag eingehenden Rechnungen laufen in einem E-Mail-Postfach zusammen. Von dort aus werden sie automatisiert in einen digitalen DMS-Eingangskorb übergeben und mit einem virtuellen Barcode ausgestattet. Damit sind die Eingangsdokumente bereits sicher und rechtskonform abgelegt und keine Rechnung geht mehr verloren.

Nach der Erfassung und Bearbeitung in der eigenen AS/400-Warenwirtschaft werden die Rechnungen über einen automatischen Indexlauf mit den Beleg-Metadaten wie Lieferantennummer, Belegnummer, Datum etc. versehen und endgültig verschlagwortet. Anschließend erfolgt die Freigabe der Eingangsrechnungen durch die Geschäftsleitung per digitalem Freigabestempel über den Web-Client des DMS und die abschließende Buchung sowie Zahlung durch die Buchhaltung.

Resümierend ist sich Ludwig J. Ostner sicher: „Ohne Proxess würden wir uns im Informations- und Dokumentationsdschungel verirren, müssten viel länger suchen und wären bei weitem nicht so kundenorientiert aufgestellt, wie wir das heute sind“.

Über Ultradent

1924 von Hans Ostner in München gegründet, fertigt das mittelständisches Familienunternehmen Behandlungsplätze, die bei Zahnärzten, Kieferorthopäden, Kieferchirurgen und in der Prophylaxe zum Einsatz kommen. Ostner wollte seinerzeit technische Errungenschaften auf Basis von Tradition und Erfahrung mit dynamischem Erfindergeist auf ein immer neues Innovationsniveau zu bringen. Diesem Leitgedanken fühlt sich das Unternehmen nach wie vor verpflichtet – und bekennt sich auch heute noch zu den Vorteilen der Manufaktur-Herstellung. Mit Ludwig Ostner, dem Neffen des Gründers, und seinem Sohn Ludwig Johann Ostner, stehen heute zwei Geschäftsführer-Generationen an der Spitze, die das Beste aus handwerklicher Herstellung mit modernster Hightech-Kompetenz verbinden wollen.

Bildquelle: Ultradent GmbH