Output-Management: Alt bewährt und doch innovativ

Unter einen Hut gebracht

Wenn der Begriff „Output-Management“ fällt, wird oft an Drucken und Druckermanagement gedacht. Das ist Output-Management auch – es ist jedoch noch viel mehr.

  • Martin Graeber:„Output-Management ist eine Managementdisziplin!“

  • Steffen Haffner: „Historisch gewachsene Systeme sind für die IT Sicherheit eines Unternehmens ein nicht zu unterschätzendes Problem.“

„Output-Management ist eine Managementdisziplin“, sagt Martin Graeber, Geschäftsführer der Kamaste.it GmbH aus Göllheim. Ziel sei es, die Prozesse und Anforderungen im Unternehmen aus verschiedenen Bereichen zusammenzuführen und Qualität, Zuverlässigkeit, „Corporate Identity“ sowie Governance über klar geregelte Dokumentenprozesse sicherzustellen.

Dazu gehört auch die zentrale Kon­trolle über die erstellten und versendeten Dokumente im Unternehmen. „Ganz ausdrücklich eben nicht nur die gedruckten, sondern auch die per Mail, Fax oder Brief versendeten Dokumente“, betont Graeber. Gemeint seien alle „Systeme, Tools und Prozesse, mit denen der Output im Unternehmen gesteuert und nachgehalten wird“. Schnittstellen zu Archivsystemen seien dabei Pflicht, damit gedruckte und ausgehende Dokumente zentral archiviert werden können.

Dynamische Dokumente

Ein gutes Output-Managementsystem (OMS) kann sich heute flexibel an die Anforderungen anpassen und über gängige Datenschnittstellen angedockt werden. Deshalb gibt es Bestrebungen, die verschiedenen OMS-Systeme im Unternehmen zu zentralisieren, die Schnittstellen zu vereinheitlichen und dabei trotzdem die Individualität des Unternehmens zu wahren. Zentrale OMS-Plattformen liefern dynamische Dokumente, die sich an die Anforderungen anpassen – die Folge ist ein dynamisches Unternehmen, in dem einmal definierte Dokumentenprozesse zentral nachvollziehbar ablaufen und der Output archiviert werden kann.

Einsparpotenziale eröffnet ein OMS wie MM-print/400 bei der Zustellung von Dokumenten, denn die manuelle Abwicklung von Briefpost, aber auch der manuelle Versand von Email und Fax-Dokumenten verursacht hohe Kosten. Nach den Erfahrungen von Steffen Haffner, Geschäftsführer der Kamaste.it GmbH, ist das OMS in der Praxis allerdings nur selten zentral und allzu oft „sehr zerstückelt“. Die Folge laut Haffner: „Zu viele Tools und unübersichtlich viele Arbeitsstationen generieren, konvertieren, speichern und liefern Dokumente an ebenso viele, oft gar nicht nachvollziehbare Orte. Diese ‚historisch gewachsenen‘ OMS-Systeme sind für die IT Sicherheit eines Unternehmens ein nicht zu unterschätzendes Problem.“

Auch beim Drucken selbst sind Anforderungen an die Transformation und Verteilung der Dokumente häufig nur mit großem Aufwand umsetzbar. Dabei gibt es beim Druck durchaus sehr hohe Einsparpotentiale, etwa im Bereich der Logistik mit RFID und Barcode.

Das ideale OMS

Das ideale OMS kann laut Haffner unterschiedlichste Dokumente em­pfangen, transformieren und weiterleiten. Beim ersten Schritt, dem Input, sorgt eine möglichst große Vielfalt der Schnittstellen für Flexibilität. Bei der Transformation werden die Dokumente dann anhand der Inhalte und Meta-Daten identifiziert, einer Kategorie wie Rechnung oder Lieferschein zugeordnet und dann umgewandelt. Mit dem letzten Schritt, der Verteilung, erhalten die Empfänger ihre Dokumente – die somit an ein oder mehrere Systeme verteilt werden. „Auch die Verteilung erfolgt anhand der Inhalte“, erklärt Graeber. „Sind die Dokumente versendet, kann der Prozess über eine Rückmeldung an das sendende System für den User transparent bleiben.“

Dieses ideale OMS ist aber noch die absolute Ausnahme, beobachtet Steffen Haffner. „In vielen Unternehmen findet man eine Vielzahl von Konvertierungs- und Distributions-Tools, von denen manchmal selbst die IT-Abteilungen keine ausreichende Dokumentation besitzen. Die neue innovative Methode des Datenhandlings muss nachvollziehbar, dokumentiert und zentralisiert sein.“ Das spare Zeit und Aufwand (vor allem Dokumentations- und Support-Aufwand) – und so auch Nerven und Geld. „Deshalb haben wir aus den Stärken und Schwächen der altbewährten Tools gelernt und mittels Abstraktion den neuen Docuwasher als zentrale OMS-Plattform zur individuellen Datenverteilung geschaffen“, erläutert Haffner.

Er führt als Beispiel EDI an, den elektronischen Datenaustausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen zwischen Unternehmen. Auch hier beobachtet er ein Umdenken, denn Insel­lösungen erhöhen den Support- und Anpassungsaufwand, sobald neue Partner andere Lösungen erfordern. EDI mit einzubinden war daher ebenso Ziel der Docuwasher-Entwicklung wie Integration der übrigen in den Unternehmen vorhandenen Software und die Möglichkeit der grafischen Gestaltung des Outputs. Innovativ ist laut Haffner aber vor allem der automatische Datenaustausch: „Dokumentiert und nachvollziehbar durch Protokollierung, aber ohne manuelles Eingreifen. So werden Prozesse vereinfacht und gleichzeitig langfristig nachvollziehbar!“

Vom Programmieren zum Konfigurieren

Das Output-Management muss nach Haffners Ansicht „den Sprung vom Programmieren zum Konfigurieren“ schaffen, so dass eine neue Art der Ausgabe nicht länger neue Tools bedingt. Das OMS müsse daher von Hause aus die Verarbeitung verschiedenster Datenstrukturen und Dokumenten­typen ermöglichen. Zusätzlich werden über offene APIs die im Unternehmens vorhandenen Softwaresysteme und firmen­eigene Tools in die Prozess­kommunikation mit einbezogen. ­

Bildquelle: Tinkstock/iStock, Kamaste.it

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