Vertriebsbelege freigeben mit nur einem Mausklick

Bei den Vertriebsbelegen aus den SAP-Modul „Sales & Distribution“ (SD) handelt es sich um Auftragsbestätigungen (AB), die sich auf die SAP-Objekte „Kundenauftrag“ und „Lieferplan“ beziehen. Vor der Pandemie wurden diese bei dem weltweit aktiven Produzenten von Großwälzlagern auf Papier ausgedruckt, manuell unterschrieben und an den Kunden versandt.

2021 entstand wegen Corona eine Zwischenlösung: In SAP wurde ein PDF ausgedruckt, auf einem Netzwerk-Ordner abgelegt und dann manuell in eine Webanwendung hochgeladen. Dort wurden, abhängig von Wertgrenzen, die jeweils für die Freigabe zuständigen Empfänger ausgewählt. Nach deren Bestätigung wurde die AB manuell an den Kunden verschickt.

Im Vertrieb sind bei Thyssenkrupp Rothe Erde Germany 70 Mitarbeiter in diesen Freigabe-Workflow eingebunden. Für jeden von ihnen waren aufgrund des umständlichen Verfahrens ziemlich viele Mausklicks erforderlich, bis die AB endlich an den Kunden gehen konnte. Deshalb wurde dieser Workaround im Juli 2022 durch das SAP-Add-on Mailcenter der Munich Enterprise Software GmbH ersetzt, lassen sich vertriebliche Freigabevorgänge nun integriert in SAP durchführen.

Drei Vorgänge auf einmal abgedeckt

Bevor es losgehen konnte, schuf der in in Gröbenzell bei München ansässige Software-Hersteller die Rahmenbedingungen, um die bestehenden Verfahrensanweisungen in der Software zu hinterlegen. „Für die Mitarbeitenden im Vertrieb ist es nun denkbar einfach“, sagt Christian Köppen, SAP-SD-Betreuer in der Organisationsabteilung bei dem Dortmunder Maschinenbauer. „Sie setzen bei Eingabe des Kundenauftrags lediglich ein Kennzeichen, wann der Beleg zur Freigabe gestartet werden soll.“ Alles Weitere geschehe automatisch, entsprechend der internen Verfahrensanweisung für Vertriebsfreigaben, die im System hinterlegt wurde: Welche Freigabestrategie findet das System? Wer soll den Beleg erhalten?

Der Versand der AB an den Kunden erfolgt dann nach dem festgelegtem Zeitplan. Danach wird der Beleg noch automatisch im elektronischen Archiv abgelegt. So lässt sich auch später noch nachzuvollziehen, wann welche AB an den Kunden gegangen ist. So deckt die neue Lösung gleich drei Vorgänge auf einmal ab: interne Freigabe, Versand an den Kunden und Ablage. Die Vorgaben dafür sind in enger Zusammenarbeit mit dem Software-Hersteller, der sich auf Lösungen zur Verbesserung der Effizienz von Geschäftsprozessen im Mittelstand spezialisiert hat, entwickelt worden.

Aufträge schneller bestätigen

Das System arbeitet genau so wie der Vertrieb in der Praxis. „Schon in den ersten drei Monaten haben wir knapp 2.000 Belege über die Software freigegeben“, sagt Tobias Schulte-Bisping, Hauptabteilungsleiter im Vertrieb. „Die Auftragsbestätigungen sind jetzt schneller beim Kunden – und der gesamte Vorgang ist sauber dokumentiert.“

Nicht zu vernachlässigen sind die wegfallenden Kosten, da die Webanwendung heute nicht mehr benötigt wird. Auch die Portokosten sind ein nicht zu unterschätzender Punkt, denn sie summierten doch, weil ein Umschlag mitunter mehrere Belege enthalten hat. Die Ersparnis ist beträchtlich: ein vierstelliger Betrag pro Monat. Auf Basis der bisherigen Erfahrungen soll nun als dritte große Dokumentenart auch die Streckenbestellung über diese Software versendet und auch der der Einkauf zusätzlich damit ausgestattet werden.

Über Thyssenkrupp Rothe Erde

Der weltweit aktive Maschinenbauer ist spezialisiert auf die Entwicklung und Produktion von Wälzlagern und nahtlos gewalzten Ringen. In enger Zusammenarbeit mit den Kunden werden individuelle Lösungen entwickelt, die einzigartig sind – im Hinblick auf die Bauweise, die Materialbeschaffenheit und/oder die Performance. Mehr als 6.000 Mitarbeiter veredeln jeden Monat 15.000 Tonnen Stahl um, um den kundenspezifischen Anforderungen weltweit gerecht zu werden.

Bildquelle: Thyssenkrupp Rothe Erde