Von der Datensenke zum Information Hub

„Wegarchivieren“ sagte man früher etwas geringschätzig. Ein Dokument war am Ende seines Lebenszyklus angelangt, hieß das übersetzt. Gemeint war die finale Ablage von Dokumenten (deren Bearbeitung abgeschlossen war) im Archiv, weil man sie eben irgendwo aufbewahren musste war – eine Aufgabe, die häufig den Auszubildenden übertragen wurde. Laut HGB, Abgabenordnung und anderen Gesetzen gibt es verschieden lange Aufbewahrungszeiten: Bestimmte Geschäftspost ist für sechs Jahre aufzuheben, Rechnungen für zehn und wieder andere Dokumente, wie etwa manche technische Spezifikationen, gar für 30 Jahre.

Ausbund dessen waren lange Regale im Keller, voller Aktenordner mit eingestaubten Papierdokumenten. Dass die Unterlagen noch mal genutzt wurden, war eher selten der Fall. Eigentlich nur, wenn der Wirtschaftsprüfer oder die Steuerbehörde mal ein ganz bestimmtes Dokument sehen wollte.

Seit längerem schon verblasst allerdings dieses Bild, genauer gesagt, seitdem es elektronische Archive gibt. Sie sparen viel Platz und durch die Verschlagwortung und das Anbringen von Metadaten sind alte Dokumente am Bildschirm per Mausklick aufrufbar. Direkt aus der führenden Anwendung heraus, sei es SAP, Salesforce oder ein Portal, werden die Schriftstücke nun elektronisch archiviert. Der eigentliche Sinn dahinter ist jedoch oft noch derselbe. Nach wie vor geht es um das Ablegen aus Pflichterfüllung und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, beim digitalen Archiv ebenso wie bei seinem papiernen Pedant. In diesem Kontext entstand auch der Begriff des „ersetzenden Scannens“. Er bringt es auf den Punkt: Das digitale Dokument ist nichts weiter als ein Ersatz für das Papierdokument und wird ansonsten exakt genauso behandelt.

Wertvolles Unternehmenswissen

Leider verschenkt man mit diesem Ansatz sehr viel von dem, was noch in den „alten“ Dokumenten steckt. Dabei handelt es sich nicht selten um wertvolles Unternehmenswissen, das es zu nutzen gilt. Das meiste Wissen einer Firma, der größte Teil der Informationen liegt in Dokumenten verborgen, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften archiviert werden, um die man aber sonst eher einen Bogen macht. Mit der digitalen Archivierung haben sich für die Nutzung dieses Wissens nun ganz neue Möglichkeiten eröffnet. So schließt sich eine Lücke im Lebenszyklus von Dokumenten, die bislang an dessen Ende klaffte.

Was digital ist, ist auch auswertbar. Hier setzt das Archiv an, wenn man es als Information Hub versteht. Einer seiner schlagenden Vorteile gegenüber Papierarchiven sind der vollständige Überblick und die Suchfunktionen. Natürlich sind auch im Papierarchiv die Aktenordner beschriftet und es gibt einen Index zum Nachschlagen. Ein digitales Archiv aber lässt sich viel einfacher durchsuchen. In einer Maske (am Arbeitsplatz-PC, auf dem Tablet oder im Smartphone) gibt man den Suchbegriff ein – und prompt wird alles angezeigt, was zu dem Begriff im Archiv existiert. Man muss also nicht mehr ganz genau wissen, wo man etwas sucht, sondern nur was man sucht. So werden auch Informationen und Dokumente angezeigt, von denen man gar nicht wusste, dass sie existieren. Wobei ein gutes Archiv sogar noch mehr kann: Mit einer Funktion „Meinten Sie…“ – ähnlich wie bei geläufigen Suchmaschinen – erhält man ähnliche Treffer angezeigt. Zum Beispiel, wenn man einen Tippfehler gemacht hat. Oder wenn man nicht weiß, ob das Dokument mit der Firmierung (wie „GmbH“) abgelegt wurde oder ohne. „Unscharfe Suche“ heißt diese Funktion.

Informationen vollständig aufzufinden, ohne von deren Existenz oder gar Aufbewahrungsort zu wissen, ist besonders wichtig im Zusammenhang mit der DSGVO. Wer einer Person Auskunft darüber geben muss, welche personenbezogenen Daten man über sie gespeichert hat, hat bei reinen Papierarchiven ein Problem. Millionen von Papierdokumenten durchlesen, nur um auszuschließen, dass irgendwo „Max Mustermann“ vorkommt? Ein schieres Ding der Unmöglichkeit.

Zusammenhänge darstellen

Wer elektronisch archiviert, kann auch logische Zusammenhänge zwischen einzelnen Dokumenten herstellen. Bei einer Bestellung, Bestellbestätigung, Rechnung und dem dazugehörigen Lieferschein dürfte es die Bestellnummer sein, die alle Dokumente verbindet. Man springt dann einfach von einem zum nächsten Treffer. Wer hingegen sein Papierarchiv nach Rechnungen durchsucht, weiß noch lange nicht, ob es eine zur Rechnung gehörende Bestellung, einen Lieferschein oder einen Vertrag gibt, geschweige denn, wo diese liegen.

Ein digitales Archiv bringt an dieser Stelle auch Mehrwerte, selbst wenn man bereits digital arbeitet und die Dokumente somit schon elektronisch vorliegen. Werden die Dokumente in den jeweiligen führenden Anwendungen verwaltet, kann ein zentrales Archiv eine Verknüpfung erstellen, sodass auch Daten und Dokumente aus verschiedenen Quellen angezeigt werden. So kann man zentral suchen und erhält dadurch das wirklich vollständige Bild. Das Archiv wird damit veredelt, von der reinen Datensenke hin zum Information Hub.

Auswertung von Dokumenten und Prognosen

Die Möglichkeiten, Dokumente eines Papierarchivs auszuwerten, sind naturgemäß begrenzt. Ganz anders in elektronischer Form: Dort lässt sich sehr leicht ermitteln, wie viele Dokumente welchen Typs in welchem Zeitraum abgelegt wurden, wie viele anschließend noch einmal verändert wurden und wenn ja, wie häufig. Daraus lassen sich Rückschlüsse darauf ziehen, welcher Arbeitsaufwand jeweils dahintersteckt. Zusätzlich kann man an dieser Stelle Künstliche Intelligenz einsetzen, um Vorhersagen etwa darüber zu treffen, wie hoch das Dokumentenaufkommen (also der Arbeitsaufwand) voraussichtlich in Monat x oder Quartal y sein wird. Solche Prognosen lassen sich konkret nutzen, um Ressourcen, Personal oder Urlaubszeiten besser zu planen.

Über die Dokumentenebene hinaus gehen die Auswertungsmöglichkeiten aber tiefer, bis auf die inhaltliche Ebene der Dokumente. Hier ergeben sich noch einmal weitaus vielfältigere Formen der Anwendung von Künstlicher Intelligenz. Aus archivierten Rechnungsdaten ließe sich z.B. der beste Zeitpunkt zum Anbieten einer bestimmten Ware oder Dienstleistung vorhersagen, der beste Preis oder Lieferant.

Die Nutzungsmöglichkeiten eines digitalen Archivs sind also viel größer, als gemeinhin bekannt und praktiziert. Insbesondere detaillierten Auswertungen unter Einsatz von KI gehört die Zukunft. Ein Archiv ist und kann viel mehr, als bloßes Datengrab zu sein, in dem Dokumente zwar abgelegt, aber anschließend nicht mehr genutzt werden. Wer den gedanklichen Move vollzieht und sein elektronisches Archiv als „Information Hub“ auffasst, wird auf eine wahre Goldgrube an Wissen stoßen, die sich im Interesse des Unternehmens bestens nutzen lässt.

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