Von der UCC-Vision in die gelebte Praxis

Wie fast immer in der IT steckt der Teufel im Detail. Es gibt viele altbewährte Netzwerk- und IT-Infrastrukturen, deren Ablösung riskant und teuer wäre. Es gibt noch mehr innovative Kommunikations-Plattformen und -Tools, deren Einbindung eine Überlegung wert ist. Und es gibt auch das Erbe von Legacy-Systemen wie zum Beispiel Faxgeräten, die vielleicht nur noch für die Kommunikation mit einem einzigen, aber wichtigen Großkunden benötigt werden.

All das soll UCC unter einen Hut bringen. Das ist nicht nur technisch anspruchsvoll, sondern zieht auch organisatorisch einige Herausforderungen nach sich. Denn eine UCC-Infrastruktur will auch intelligent genutzt sein, damit die Prozesse tatsächlich auch nachhaltig effizienter werden. Selbst wenn UCC rein technisch betrachtet ohne Haken und Ösen funktioniert, kann ein UCC-Projekt wegen der Unkenntnis von Anwendern oder wegen mangelnder Akzeptanz ins Schlingern kommen oder sogar gänzlich scheitern.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 9-10/2022. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Nicht alle Beschäftigten sind mit ihrer Ausstattung am digitalen Arbeitsplatz zufrieden. Viele vermissen Funktionen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Bei der hybriden Arbeit ist dieses Manko oft noch gravierender, zum Beispiel weil sich die UCC-Lösung nicht problemlos und in gleicher Qualität im Homeoffice und im Büro einsetzen lässt. 

Zu den UCC-Pionieren zählt die deutsche Ferrari Electronic AG. Nach der Ankündigung von Office Master 8.0 befragten wir CEO Stephan Leschke zu seiner Vision moderner Arbeits-, ­Planungs- und Kommunikationsprozesse. „Wir sehen Unified Communications und Smart Business als Schlüssel für den Workflow der Zukunft“, sagt Leschke. Erklärtes Ziel sei es, „dass unsere Kunden ihre Ressourcen und ihre Arbeitskraft optimal und ohne Reibungsverluste einsetzen können“.   

Herr Leschke, worauf kommt es bei der Technik an, wenn Anwendungen für den Dokumentenaustausch individuell und nach den Bedürfnissen des Kunden umgesetzt werden sollen?

Stephan Leschke: Bevor ich die Frage beantworten kann, müssen wir uns die Bedeutung des Wortes „individuell“ etwas genauer ansehen. Jede Lösung ist natürlich eine individuelle, aber beruht sie auch auf Standards? In den letzten Jahren sind immer mehr sogenannte Insellösungen auf den Markt gekommen, mit denen Dokumente ausgetauscht werden, die aber leider nicht auf einem gemeinsamen Standard beruhen. Was ist das Problem mit so einer Lösung? Sie ist oftmals für bestimmte Berufsgruppen konzipiert, schließt aber die Kommunikation mit anderen aus. 

Wie kommt dann aber das Dokument z. B. vom Anwalt zum Gutachter einer Versicherung? Per Brief, per Fax, per Boten? Was wir brauchen, ist ein universeller Standard zum Dokumentenaustausch, der aufgrund seiner technischen Parameter sicher und DSGVO-konform ist. Diese Parameter sind unter anderem eine direkte Ende-zu-Ende-Verbindung vom Sender zum Empfänger und die Verschlüsselung und Manipulationssicherheit eines Dokuments bei der Übertragung. Unsere Office-Master-Suite basiert auf den aktuellen, internationalen ITU-Standards – also auf einem globalen Standard, der es erlaubt, unsere Lösung weltweit und branchenübergreifend einzusetzen.

Wenn unterschiedlichste Kommunikationswege unter einen Hut gebracht werden, ist oft von „Unified Communications“ die Rede. Was genau ist darunter zu verstehen?

Leschke: Unified Communications (UC) ist im Grunde genommen ein Sammelbegriff für die Bündelung und Integration mehrerer Kommunikationsdienste im Unternehmen – wie Voice-Mail, Videokonferenzen, Instant Messaging (IM), Präsenz, Dokumententransfer, Fax usw. – in einer einzigen, optimierten Schnittstelle mit dem Ziel, die Kollaboration, Benutzerfreundlichkeit und Produktivität zu verbessern.

Mit Office Master bietet Ferrari Electronic solch ein System an. Worin sehen Sie dessen Stärken und Besonderheiten?

Leschke: Wir integrieren unsere Software tief in die beim Kunden bereits existierenden Systeme. Die Belegschaft weiß ganz oft nicht, welche Technologie dahintersteckt, weil sie Dokumente oder Voicemail-Nachrichten wie gewohnt aus ihrer Groupware oder ihrem E-Mail-System empfängt und versendet. Die eigene Belegschaft auf die Reise der Digitalisierung mitzunehmen, war und ist Motor all unserer Entwicklungen. Denn ist die Bedienung für die Belegschaft zu kompliziert, dann findet sie sich nicht in ihren Arbeitsabläufen zurecht – und die Akzeptanz, neue Technologien anzuwenden, schwindet ganz schnell.

Darüber hinaus bieten wir diverse Schnittstellen in Drittsysteme, wie Microsoft Dynamics 365, SAP oder Azure Marketplace. Die Administratoren der Unternehmen schätzen unsere Lösung sehr, weil sie einfach zu installieren ist und wenig Wartungsaufwand besteht. Sollte es dennoch zu einem Problem kommen, bietet unser Professional-Services-Team schnelle Hilfe. 

Welche Vorteile bietet es, das vorhandene E-Mail-System so über verschiedene Kommunikationswege wie „Next Generation Document Exchange“ (NGDX), SMS oder Voicemail zu einer intelligenten und sicheren UC-Lösung auszubauen? 

Leschke: Die Nutzung einer UC-Lösung ist im Grunde eine strategische Entscheidung, um den Anforderungen der Unternehmen an eine reibungslose Kommunikation – wie in unserem Fall mit Fokus auf sicheren Dokumentenaustausch – Rechnung zu tragen.

Da alle Anwendungen der UC-Lösung auf einer Plattform integriert sind und von allen im Unternehmen gleichermaßen genutzt werden, steigert dies die Akzeptanz der Dienste. Sie wurden beispielsweise in den E-Mail-Client bzw. in Groupware integriert, bieten also eine vertraute Oberfläche, die aufgrund der Integration unserer Software aber um weitere Kommunikationsformen erweitert wurde.

Das steigert die Produktivität der Mitarbeiter und vereinfacht die Prozesse, harmonisiert diese gewissermaßen. Darüber hinaus erlaubt die Integration der Belegschaft ein flexibles Arbeiten, egal ob im Unternehmen oder remote. Dokumente und Voicemail-Nachrichten lassen sich von allen Devices aus abrufen und weiterverarbeiten – ein großes Plus für standortunabhängiges Arbeiten. 

Die Bedürfnisse der Kunden können sehr unterschiedliche Prioritäten haben, z.B. mit Blick auf Bedienbarkeit, Performance, Sicherheit, Datenschutz, Integrationsfähigkeit, Kosten oder Zuverlässigkeit der UC-Lösung. Wie lässt sich dennoch eine UC-Lösung aufbauen, ohne dass Komplexität und/oder Kosten explodieren? 

Leschke: Einfache Bedienbarkeit, Sicherheit, Compliance, Integrationsfähigkeit… – all diese Punkte sollten für Unternehmen von hoher Priorität sein. 

Der Kostenaspekt ist natürlich auch immer wichtig. Wir haben unsere Suite deshalb modular aufgebaut. Außerdem gibt es eine preisliche Staffelung nach Anzahl der Nutzer. Kommen im Laufe der Zeit neue Nutzer hinzu, kann nachlizenziert werden. Das schafft für Unternehmen Transparenz über die Investitionen.

Ein weiterer Vorteil unserer Lösung ist die Funktion DirectSIP. Damit gehen wir direkt über den SIP-Trunk der Unternehmen; also muss keine weitere Hard- oder Middleware angeschafft werden. Auf diese Weise lassen sich die Anschaffungskosten, der Schulungsaufwand für die Administratoren und natürlich auch die Wartungskosten reduzieren. 

Ferrari Electronic verspricht einen manipulationssicheren Dokumentenaustausch, der auch datenschutzkonform abgewickelt wird. Wie stellen Sie das technisch sicher?

Leschke: Unser Motto ist: Kompliziert wird automatisiert. Deshalb ist in die Software asynchrone und synchrone Verschlüsselung direkt integriert. Das bedeutet, dass das Dokument und der Transportweg kodiert sind, ohne dass Schlüssel ausgetauscht werden müssen. Die Manipulationssicherheit des Dokuments gewährleisten wir durch integrierte Hashes, heißt: Sind die Hashes für ein Dokument beim Versender und Empfänger identisch, ist sichergestellt, dass das Dokument auf dem Versandweg nicht manipuliert wurde.

Und ein ganz neues Feature der Suite Office Master möchte ich hier noch erwähnen, dass den Dokumententransfer gerade von großen Dokumenten noch schneller und sicherer macht. Eine zusätzliche NGDX-Betriebsart erlaubt den Filetransfer über ein durch die Ferrari Electronic AG betriebenes Cloud-Relay. Dabei werden die Dokumente in Stücke – sogenannte Shards – zerlegt und auf Cloud-Drives hinterlegt. Diese Shards sind einzeln verschlüsselt und der Schlüsselaustausch mit dem Empfänger erfolgt auf der Telefoniestrecke wiederum verschlüsselt. Mit der Implementierung einer 2-Faktor-Authentifizierung ähnlichen Methode bieten wir eine der sichersten Übertragungsmöglichkeiten.

Mit der Verbreitung von Standards wie Zugferd oder X-Rechnung wird der „hybride Dokumentenversand“ immer wichtiger – also der Versand von Dokumenten, die auf Empfängerseite sowohl vom Menschen als auch vom Computer weiterverarbeitet werden können. Worauf ist technisch zu achten, damit das auch wirklich reibungslos klappt?

Leschke: Lassen Sie mich plakativ antworten: Nutzen Sie Office Master und Sie müssen sich weder Gedanken darum machen, wie Sie eine X- oder Zugferd-Rechnung erstellen, noch wie Sie diese einreichen. Alle Funktionen sind in die Software integriert. Je höher der Automatisierungsgrad dieser Prozesse ist, desto geringer ist der Fehlerfaktor, wie er zum Beispiel durch manuelle Eingaben dann doch vorkommen kann. 

Damit nehmen wir gerade dem deutschen Mittelstand einige Sorgen, denn seit dem 27. November 2020 dürfen Auftraggeber des Bundes keine Rechnungen mehr annehmen, die nicht den europäischen Vorgaben (KoSIT 2.0.0 bzw. EN-16931-1) entsprechen. Die Landes- und Kommunalebene sollte bis zum 18. April 2020 die Voraussetzungen schaffen. Damit ist im Bereich „Business to Government“ (B2G) die X-Rechnung, die kein hybrides, sondern ein rein maschinenlesbares XML-Format ist, gesetzlich geforderter Standard geworden. 

Im Bereich B2B – Business to Business – sieht das etwas anders aus. Hier bietet ein hybrides Format wie Zugferd Vorteile. Es handelt sich ja um eine PDF-Rechnung, die eine X-Rechnung als zusätzlichen XML-Inhalt enthält. Falls der Rechnungsempfänger noch keine automatische Verarbeitung elektronischer Rechnungen unterstützt, funktioniert der bisherige Prozess auf Basis der PDF-Datei. Für diejenigen Empfänger, die elektronische Rechnungen automatisiert verarbeiten können, ist die entsprechende XML-Datei verfügbar.

Die Übertragung der elektronischen Rechnungen erfolgt im Bereich B2G über das Peppol-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine). Aber auch ein Versand per E-Mail oder Upload auf Webseiten, beispielsweise der Bundesdruckerei, ist möglich. 

Die Zugferd-Rechnung punktet überall dort, wo es nicht nur einen technisch vorbereiteten Empfänger gibt, sondern viele Empfänger mit unterschiedlich weit entwickelten Fähigkeiten zum digitalen Rechnungsempfang adressiert werden. Hier ist das hybride Format klar von Vorteil. Für Unternehmen bedeutet dies, dass für die öffentliche Hand die X-Rechnung erstellt und idealerweise per Peppol-Netzwerk versandt werden muss. Für andere Rechnungsempfänger ist es sinnvoll, diese X-Rechnung auch in die meist bereits vorhandene PDF-Rechnung einzubetten und damit ein hybrides Zugferd-Dokument zu erstellen. 

Falls ERP- oder CRM-Systeme diese Funktionen nicht enthalten, kann Office Master auch Teile dieser Aufgaben übernehmen: Eine X-Rechnung aus JSON erzeugen, die X-Rechnung an einen Peppol-Provider für den Versand übergeben, ein Zugferd-Dokument aus PDF-Datei und X-Rechnung erstellen bzw. eine X-Rechnung aus dem Zugferd-Dokument extrahieren, ein Zugferd-Dokument per Fax versenden oder per Web-API bereitstellen.

Wie sorgen Sie dafür, dass ein Empfänger wirklich alle erhaltenen Dokumente direkt weiterverarbeiten kann?

Leschke: Mit NGDX gehen Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End als PDF direkt im E-Mail-Postfach des Empfängers ein. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Diese Dokumente sind verschlagwortet und werden mit Metadaten übertragen, was die weitere Bearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen ermöglicht. Rechnungsdaten können ausgelesen und Freigabeprozesse initiiert werden. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder -Applikationen, über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden, sind hingegen von der Übertragung ausgeschlossen.

Erklären Sie uns doch bitte einmal am konkreten Beispiel, wie sich das gute alte Fax in den hybriden Dokumentenversand einbeziehen lässt.

Leschke: Unsere Software ist in der Lage auch schwarzweiße, mit 200 dpi gepixelte Faxdateien mit OCR auslesbar zu machen – ich nenne das gerne die Veredelung eines herkömmlichen Faxes zum Dokument, das durchsuchbar ist und vieles mehr. Aus dem Faxformat wird also automatisch ein digitales PDF mit Textlayer erzeugt. Somit werden in den ERP- oder BPM-Systemen keine Bilder oder Scans hinterlegt, sondern digitale Dokumente, mit denen man arbeiten kann, die wiedergefunden werden und die archivierbar sind.

Herr Leschke, vielen Dank für das Interview!