Interview mit Thomas Grethe, Vorstand der Francotyp-Postalia Holding AG

Wann kommt der Durchbruch für De-Mail?

„Der Durchbruch der De-Mail – nur eine Frage der Zeit“, ist sich Thomas Grethe, Vorstand Geschäftsentwicklung, Produktmanagement, Vertrieb, Marketing und Corporate Communications der Francotyp-Postalia Holding AG sicher.

Bereits zur Cebit 2012 erhielt Mentana-Claimsoft, eine Tochter der Francotyp-Postalia, als erster De-Mail-Provider die offizielle Akkreditierung. Heute sind in Deutschland zwei weitere De-Mail-Provider am Start: die Deutsche Telekom sowie 1&1. Doch vor allem im Mittelstand scheint der Mail-Dienst bislang noch nicht so richtig „zum Fliegen“ zu kommen, auch wenn es bereits spezielle Angebote wie Gateways in die firmeneigene IT-Infrastruktur gibt. Das kann an Sicherheitsfragen liegen, an der vorrangig nationalen Ausrichtung oder auch an der konkreten Ausgestaltung von Angeboten und Preisen.

Laut Gesetzgeber soll die De-Mail der „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunikation im Internet dienen. Dabei lässt sie sich im Unternehmensumfeld für verschiedene Zwecke nutzen, so Jürgen Vogler vom Bitkom-Arbeitskreis E-Mail-Management: „Es eignen sich alle Szenarien, bei denen sowohl Empfänger als auch Absender eindeutig nachweisbar sein müssen.“ Weiterhin sei die De-Mail das Mittel der Wahl, wenn der Nachweis des Versandes bzw. Eingangs wichtig ist oder die Versendung von einer Frist abhängt. „Dies kann von der Gehaltsabrechnung über Rechnungen und Mahnungen bis hin zum Schriftwechsel mit Zulieferbetrieben reichen“, so Vogler.

Dazu kommen z.B. das Einreichen von Anträgen, die Weiterleitung von Bescheiden, der Versand von Vertragsunterlagen sowie Kündigungen – salopp gesagt: alles, was bislang per Einschreiben versendet wurde. Dabei gilt, dass die Registrierung in mittelständischen Unternehmen beispielsweise der Geschäftsführer stellvertretend für alle Mitarbeiter mit einem Handelsregisterauszug erledigen kann. Ein weiteres Anwendungsfeld könnte dank des Anfang August 2013 in Kraft getretenen E-Government-Gesetzes künftig eine wichtige Rolle spielen. Denn jeder Unternehmer muss einer Reihe regelmäßiger Mitteilungen nachkommen – sei es an die Finanzverwaltung, die Rentenversicherung oder die IHK. Zudem könnten Gewerbeanmeldungen oder Kfz-Zulassungen beschleunigt werden.

Speziell für Unternehmen bieten alle Provider verschiedene Pakete an. So offeriert etwa die Telekom abhängig von der Firmengröße bzw. dem monatlichen De-Mail-Aufkommen Gateway-Lösungen oder „Business De-Mail 50“. Dabei greifen die Firmen über ein Webportal auf ihr De-Mail-Postfach zu. Im Interview mit DV-Dialog erläutert Thomas Grethe, Vorstand Geschäftsentwicklung,  Produktmanagement,  Vertrieb,  Marketing und Corporate Communications der Francotyp-Postalia Holding AG, die neuen Möglichkeiten.

Im Frühjahr 2011 wurde das De-Mail-Gesetz verabschiedet, Ihr Tochterunternehmen Mentana-Claimsoft war zur Cebit 2012 als erster De-Mail-Provider akkreditiert. Wie steht es um die aktuelle Akzeptanz dieses rechtssicheren Kommunikationskanals? Wie viele Bürger und Unternehmen nutzen ihn bereits?
Thomas Grethe:
Wir nehmen ein wachsendes Interesse an De-Mail wahr, insbesondere nachdem im Sommer dieses Jahres das E-Government- und das E-Justice-Gesetz verabschiedet worden sind. Zusätzlich nehmen Unternehmen und Behörden das Thema sichere Kommunikation mehr und mehr in den Fokus ihrer Überlegungen.
Insofern haben schon eine Reihe von Unternehmen, Behörden oder kommunalen IT-Dienstleistern ihre Prozesse De-Mail-fähig gemacht. In einzelnen Bereichen, wie etwa von Amtsapothekern, werden De-Mails schon täglich verschickt. Auch die Deutsche Rentenversicherung beginnt jetzt, ihre Versicherten anzubinden. Das heißt aber noch nicht, dass De-Mail tatsächlich schon massenhaft genutzt wird. Der Briefmarkt ist ein konservativer Markt. Neue Entwicklungen setzen sich durch, davon sind wir überzeugt. Sie brauchen aber ihre Zeit.

Mit welcher weiteren Entwicklung bei der Akzeptanz rechnen Sie, auch im Vergleich zu Alternativen wie E-Post oder Portalen?
Grethe:
De-Mail ist ein gesetzlich festgelegter Standard, mit dem Nachrichten verschlüsselt, geschützt und nachweisbar verschickt werden können. Der Anwendungsbereich der De-Mail ist also ein anderer als bei einem Portal.
Aus unserer Sicht hat De-Mail großes Potential. Nicht kurzfristig, aber mittel- und langfristig. Es gilt jetzt, die Prozesse in den Unternehmen und Behörden zu definieren. Für viele Prozesse eignet sich De-Mail hervorragend, da viele Arbeitsvorgänge deutlich einfacher und schneller gehen. Neben den Prozesskosten spart die De-Mail auch direkte Kosten im Vergleich zum herkömmlichen Briefversand. Damit können Unternehmen und Behörden also doppelt sparen.
Entscheidende Kriterien für die De-Mail sind die Fristigkeiten von Nachrichten, die Wichtigkeit und die Vertraulichkeit. Bei einer De-Mail lassen sich Versand und Empfang einer Nachricht genau dokumentieren – und bei Dokumenten wie etwa Versicherungspolicen kommt es eben gerade darauf an, Fristen genau einzuhalten.

Ein Hauptkritikpunkt ist ja die umständliche Registrierung und Identifikation. Was tun Sie dagegen?
Grethe:
Dieses Verfahren ist gesetzlich festgeschrieben und hat seinen Sinn. Es soll ja sichergestellt sein, dass tatsächlich der Absender auch der Absender und der Empfänger auch der Empfänger sind. Insofern muss diese Identifikation einmal stattfinden und dann auch klar sein, dass nur die identifizierte Person das De-Mail-Konto aktiviert. Es wäre natürlich begrüßenswert, wenn Sicherheit leicht zu haben wäre. Aber die jüngste Diskussion zum Thema E-Mail-Sicherheit zeigt, dass dies ein Trugschluss ist.
Wir konzentrieren uns allerdings eher auf Unternehmen und Behörden – und hier ist das Registrierungs- und Identifizierungsverfahren deutlich einfacher als bei der Nutzung des De-Mail-Portals. Im Falle von Unternehmen und Behörden können wir die Registrierung und Identifizierung direkt vor Ort vornehmen.

Große Kritik gibt es auch an der fehlenden Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die ja eine Abhör-Hintertür für Geheimdienste eröffnet. Der Chaos Computer Club hatte bereits 2011 – vor Bekanntwerden des NSA-Skandals – der De-Mail in puncto Sicherheit ein katastrophales Zeugnis ausgestellt. Wie entkräften Sie Sicherheitsbedenken mittelständischer Unternehmer?
Grethe:
Hier kommt eine Reihe von Dingen zusammen, die so nicht zusammengehören. Der Gesetzgeber hat sich im Zuge der Entwicklung von De-Mail bewusst gegen die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung entschieden. Aus einem einfachen Grund: Nur so kann der Dienstleister gewährleisten, dass in der versandten De-Mail keine Viren, Trojaner oder andere unliebsame Zusatzprogramme mitgeschickt werden.
Das Fehlen einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung innerhalb des De-Mail-Netzes heißt nicht, und das gilt es zu betonen, dass eine De-Mail so ohne weiteres abgehört oder mitgelesen werden kann. Und hier können wir sagen: Es ist ein erheblicher Aufwand notwendig, in das De-Mail-Netz einzudringen. Denn dieses ist einerseits kryptografisch geschützt. Zum anderen müssten in den Rechenzentren selbst verschiedene Anlaufstellen dazu gebracht werden, das System zu öffnen. Unseres Erachtens ein mehr als unwahrscheinlicher Fall.
Dennoch, wenn ein Absender seine Nachricht innerhalb des De-Mail-Netzes zusätzlich Ende-zu-Ende-verschlüsseln möchte, so steht ihm diese Option frei. Wir bieten das unseren Gateway-Kunden an.

Gibt es Zahlen zur Verbreitung von De-Mail in Unternehmen, speziell im Mittelstand?
Grethe:
Das Interesse an De-Mail ist hoch. Und die jüngste Sicherheitsdebatte sorgt für zusätzliche Impulse – insbesondere im Mittelstand. Unser Fokus in der täglichen Arbeit besteht zunächst darin, gemeinsam mit den Unternehmen die Prozesse zu definieren. Die Zahl der verschickten De-Mails ist noch überschaubar, aber immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile dieser Kommunikationsform. Es wird sicher noch eine Weile dauern, aber das mittelfristige De-Mail-Marktpotential liegt nach unserer Schätzung bei über 500 Millionen De-Mails pro Jahr. Und wir streben einen Marktanteil von etwa zehn Prozent an.

Wie sollte ein Mittelständler vorgehen, der eine rechtssichere elektronische Kommunikation im Unternehmen einführen will?
Grethe:
Die Vorgehensweise ist unabhängig von der Größe des Unternehmens. Für den erfolgreichen Einsatz der De-Mail in einem Unternehmen oder auch in einer Behörde sind folgende Schritte zu empfehlen:
An erster Stelle steht die Festlegung passender Anwendungen. Jeder sollte sich überlegen, in welchem Bereich De-Mails Anwendung finden und welchen Zweck sie erfüllen sollen. Hier sind die schon genannten Kriterien Fristigkeit, Wichtigkeit und Vertraulichkeit wesentlich.
Zweitens ist die Anpassung von Prozessen wichtig. Viele Dokumente liegen zwar elektronisch vor, sind aber nicht zur elektronischen Weiterverarbeitung oder Weiterleitung geeignet.
Der dritte Punkt ist die Integration und Erweiterung der bestehenden Infrastruktur. Dabei ist der einfachste Weg sicherlich die Nutzung eines Webaccounts, der über das De-Mail-Portal erreichbar ist und keinen Eingriff in die Infrastruktur erfordert. Der sinnvolle Weg jedoch ist die Integration des Gateways in die bestehende (Mail-)Infrastruktur.
Das Versenden von Post per E-Mail hat bereits eine große Akzeptanz in der Bevölkerung gefunden, weil es ein gewohnter und bequemer Kommunikationsprozess ist. Selbst Hackerangriffe, Spam oder Trojaner konnten das Vertrauen bisher nicht erschüttern. Aber je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto größer wird der Bedarf nach sicher und vertraulich versendbaren digitalen Verträgen, Auszügen, Urkunden und vielem mehr, die dann gegebenenfalls auch vor Gericht verwendbar sind. Die De-Mail ist hierfür die maßgeschneiderte Lösung.

Mit welchen Investitionen müssen mittelständische Unternehmer rechnen, die De-Mail einführen wollen?
Grethe:
Das hängt maßgeblich davon ab, wie stark der Grad der Integration der De-Mail in das Unternehmen sein soll. Im einfachsten Falle verwendet ein Unternehmen nur einen De-Mail-Webaccount. Dieser ist kostenlos. Kosten fallen dann immer nur beim Versand von De-Mails an. Besser ist die Integration eines Gateways in das Unternehmen. So kann vom bekannten Mailclient, z.B. Outlook oder Lotus Notes, aus gearbeitet werden. Dann fallen monatlich 99 Euro an, zzgl. der Gebühr für die jeweils versendeten De-Mails. Die Integration des Gateways in die Kundeninfrastruktur ist natürlich individuell zu betrachten und wird gemeinsam mit dem Kunden geplant und vereinbart.

Gibt es Brücken zu den vorhandenen IT-Systemen – etwa im Finanz- und im Personalwesen – und erfahrene Systemhäuser, die solche Brücken auch schlagen können?
Grethe:
Ja. Diese Brücken entstehen allein dadurch, dass das Gateway von FP mit leicht erweiterbaren Schnittstellen ausgestattet ist und die Nutzung dieser Schnittstellen oder auch Webservices eine einfache Integration in bestehende CRM-, ERP- oder ECM-, also Enterprise-Content-Management-Systeme ermöglicht. Dies bietet FP mit der eigenen Consulting-Abteilung den Kunden an. Daneben gibt es auch diverse erfahrene Systemhäuser, die diesen Service anbieten können.

Wie viel Aufwand kommt bei Einführung und Betrieb von De-Mail auf die IT-Abteilung zu? Worauf ist zu achten, um diesen Aufwand möglichst gering zu halten?
Grethe:
Das Gateway wird einmalig in die Mail-Infrastruktur integriert und bietet komfortabel mit einer Installation die Möglichkeit, zukünftig nicht nur E-Mails, sondern auch De-Mails zu versenden und in einer weiteren Ausbaustufe über das Gateway Signaturservices oder Druckauslagerung zu nutzen und eine Langzeitspeicherung von De-Mails zu ermöglichen. Das Gateway verfügt zudem über die Möglichkeit, sehr einfach weitere elektronische Fachverfahren einzubinden. Zu nennen ist hier z.B. das sogenannte „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP). So wird das ursprünglich einfache E-Mail-Konto zum multifunktionalen Postfach für elektronische und hybride Kommunikation, das sich je nach definiertem Prozess bis zum Dokumentenmanagementsystem ausbauen lässt. 

Was halten Sie von der Entscheidung des Gesetzgebers, beim E-Government auf De-Mail als verbindlichen Standard für die digitale Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden zu setzen?
Grethe:
Das war ein logischer Schritt im Sinne der E-Government-Strategie der Bundesregierung. Das E-Government-Gesetz ist kein ergänzendes De-Mail-Gesetz. Vielmehr wird es zum Zwecke der Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften erlassen. Die Regelungen zum Thema De-Mail sind also nur ein kleiner Bestandteil und legen fest, wie Behörden zukünftig rechtsverbindlich elektronisch erreichbar sein müssen.
Diese elektronische Erreichbarkeit wurde in Deutschland mittels der De-Mail-Standards gelöst. De-Mail wiederum basiert auf einer EU-Dienstleistungsrichtlinie, die den EU-Ländern das Angebot einer sicheren, gesetzeskonformen Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern vorschreibt – ganz im Sinne einer guten E-Government-Strategie.
Hier wurde in Deutschland über einen langen Zeitraum überlegt, wie Kommunikation einfacher gestaltet werden kann. Nun ist De-Mail als neuer verbindlicher Standard festgelegt. De-Mail wurde also entwickelt, um rechtsverbindlich, sicher und vertraulich elektronisch kommunizieren zu können – wenn der Bürger es denn möchte. Im E-Government-Gesetz ist zudem geregelt worden, dass die Schriftformerfordernis – inklusive Unterschrift – elektronisch mit dem Versand einer De-Mail erfüllt werden kann, ohne dass eine qualifizierte, elektronische Signatur (geS) verwendet werden muss. Diese existiert ja schon lange, hat sich aber in der Breite nicht durchsetzen können. Insofern hat der Gesetzgeber hier einen wesentlichen Schritt in Richtung der Förderung der elektronischen Verwaltung getan, die uns Bürgern die Kommunikation mit Behörden und Unternehmen deutlich erleichtern kann und umgekehrt natürlich.

De-Mail wird ergänzt durch eine vertrauenswürdige Dokumentenablage (De-Safe) und einen zuverlässigen Identitätsnachweis (De-Ident). Bieten Sie bereits einen De-Safe für Mittelständler an – oder ist dieser Service eher für Privatkunden gedacht?
Grethe:
Im ersten Schritt wurden die Versanddienste der De-Mail umgesetzt. Das De-Ident-Verfahren befindet sich bereits in der Release-Planung. Der De-Safe ist aktuell ein Angebot des Webportals für Privatkunden. Für unsere Kunden aus dem Mittelstand, die unser Gateway nutzen, haben wir bereits eine TR-ESOR-konforme Lösung zur Langzeitspeicherung automatisch aus dem Gateway heraus im Angebot.

Was tun die wenigen Provider insgesamt und speziell Francotyp-Postalia mit Mentana-Claimsoft als Tochtergesellschaft, um De-Mail zum Durchbruch zu verhelfen? Letztlich hängt der Erfolg eines Mediums ja davon ab, dass ein Sender darüber möglichst viele Empfänger erreichen kann ...
Grethe:
Gemeinsam mit unseren Kunden ermitteln wir Geschäftsprozesse und Geschäftsvorfälle, die mit einem hohen Briefaufkommen verbunden sind, bei denen es auf Fristen und/oder die Nachweisbarkeit der Kommunikationspartner ankommt. Das fängt bei bestimmten Kündigungs- und Beantragungsszenarien an, geht über Firmen-interne Prozesse, ich denke hier an Gehaltsabrechnungen oder andere wichtige Geschäftsinformationen, über Meldepflichten bis hin zu branchenspezifischen Prozessen, die bisher aufgrund ihrer Sensibilität schriftlich, also per Brief oder Einschreiben, durchgeführt werden mussten und nun via De-Mail abgebildet werden können. Ein gutes Beispiel ist hier die Deutsche Rentenversicherung, die nun auch aktiv die Nutzung von De-Mail bewirbt.
Wir ermitteln in unseren Projekten nicht nur die Möglichkeit, theoretisch De-Mail einsetzen zu können, sondern praktisch auch die Kommunikationspartner und die Prozesse, die künftig mit De-Mail abgebildet werden. Darüber hinaus arbeiten wir mit Multiplikatoren in den Regionen zusammen und bauen dafür unseren Fachhandelspartnerbereich kontinuierlich aus, um auch regional stärker der Ansprechpartner für Unternehmen und Behörden zu sein.
Wie gesagt, De-Mail hat sich noch nicht zu einem Massenkommunikationsmedium entwickelt. Das ist nur eine Frage der Zeit. Es sprechen zu viele Faktoren für diese Art der vollelektronischen verschlüsselten, geschützten und nachweisbaren Kommunikationsform. 

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