Comarch mit Leitfaden zur Einführung der elektronischen Rechnung

Wege zum E-Invoicing

Im Zeitalter der Digitalisierung und angesichts des zunehmenden Einsatzes für den Umweltschutz entscheiden sich immer mehr Manager für elektronische Rechnungen. „E-Invoicing“ ist präzise, zeitsparend und kostengünstiger als die traditionelle Papierrechnung. Um diese Vorteile aber ausschöpfen zu können, müssen diverse Anforderungen erfüllt und Herausforderungen gemeistert werden.

Die vielen Wege elektronischer Rechnungen in und zwischen den Unternehmen.

Da E-Invoicing sehr komplex ist, empfiehlt es sich für Unternehmen, die diesen Weg beschreiten wollen, die Erfahrungen eines Dienstleisters zu nutzen. Mögliche Wege zeigt der IT-Konzern Comarch, der seit dem Kauf von SoftM 2008 auch stark im deutschen Midrange-Markt vertreten ist, in einem aktuellen Whitepaper auf.

Die besten E-Invoicing-Lösungen ermöglichen die kostengünstige Abwicklung der kompletten rechnungsbezogenen Abläufe, sowohl elektronisch als auch papierbasiert, in einer integrierten Suite. Ein mehrsprachiger Helpdesk und Interoperabilität mit Anbietern weltweit gewährleisten die elektronische Kommunikation mit allen Lieferanten/ Kunden von einem zentralen Punkt aus.

Rechnungsinhalte prüfen

Darüber hinaus sollte sichergestellt sein, dass der Rechnungsinhalt geprüft und korrekt formatiert wird, die Übertragung sicher ist und Zugriff auf den Status der Rechnungen mit detaillierten Informationen besteht. Auch der Eingangsrechnungsprozess lässt sich optimieren und automatisieren. Eine Workflow-Engine übernimmt Steuerung und Überwachung.

Zusätzliche Vorteile bringt die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses bei Integration weiterer Unternehmensprozesse. Im Rahmen eines ganzheitlichen Ansatzes wie Order-to-Cash oder Procure-to-Pay lassen sich auch andere Prozesse in der Lieferkette automatisieren und mit der Rechnungsstellung verknüpfen.

Ein umfassendes Konzept für die interne und externe Kommunikation mit allen Partnern (Lieferanten, Kunden, Logistikunternehmen, Finanzinstitutionen), einschließlich des Austauschs der Produkt-, Handels-, Logistik- oder Finanzdaten, liefert die besten Ergebnisse. Die Unternehmen erhalten schnellen und sicheren Zugriff auf zuverlässige Daten, können ihre Abläufe optimieren und die Kosten für die Verarbeitung von Dokumenten senken.

Komplexe Prozesse

Der komplexe Prozess des E-Invoicing sollte so realisiert werden, dass sich die Erstellung, Übermittlung, Lieferung und Verwaltung von Dokumenten voll automatisieren lässt und die Verarbeitung von Rechnungen einfacher und effizienter macht. Dabei sind zahlreiche Standards bzw. Normen zu berücksichtigen; außerdem haben die Geschäftspartner oftmals unterschiedliche Erwartungen hinsichtlich der Möglichkeiten und Formate für Versand und Empfang von Rechnungen. Eine bewährte Lösung deckt die Umsetzung des Datenaustauschs mit beliebigen Geschäftspartnern ab, unabhängig von technologischem Reifegrad und geografischem Gebiet.

Die Erkenntnis, dass E-Invoicing sich durchsetzen wird, wurde zuletzt auch im Billentis-Report veröffentlicht. Diese Studie wurde von einem unabhängigen und international erfahrenen Berater und Analysten von Billentis verfasst. Sie basiert unter anderem auf öffentlich zugänglichen Informationen, Marktumfragen durch Dritte, Erfahrungen aus Kundenprojekten und Gesprächen mit Anwendern und Anbietern von Lösungen. Die Billentis-Studie wurde von Comarch unterstützt. Die Billentis-Studie finden Sie hier zum kostenfreien Download.

Unternehmen wie Rewe oder Metro setzen auf Comarch E-Invoicing zum Versand ihrer digitalen Rechnungen, das laut Pressesprecher Klaus Lechner ein schnelles und zuverlässiges Onboarding aller Partner und Lieferanten sowie Full-Service-Betreuung auch für internationale Projekte sowie einen weltweit rechtskonformen Rechnungsversand ermöglicht. Anwender profitieren demnach von bis zu 60 Prozent Kostenersparnis für die Dokumentenbearbeitung im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsverfahren und der Verringerung der Fehleranfälligkeit von Rechnungen.

Bildquelle: Comarch

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