Weit verzweigtes EDI-Netzwerk im SHK-Markt

Vaillant Deutschland war bereits vor 2002, als die E-Integration GmbH noch Teil des Post-Konzerns war, Kunde für Belegerfassung im Auftragseingang. Nach dem Management-Buy-Out im Jahr 2002 war Vaillant Deutschland dann einer der ersten Kunden von E-Integration im Bereich „Digital Documents“. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit diesem Full-Service für die Belegerfassung im Auftragseingang entschloss man sich im Jahr 2004, auch wesentliche Teile des EDI-Betriebs zur E-Integration GmbH zu migrieren, die dann 2017 von Esker übernommen wurde, einem französischen Anbieter für die Automation von Dokumentenprozessen.

Heute nutzt das Remscheider Unternehmen Eskers EDI-Services für den laufenden EDI-Betrieb. Neben Vaillant Deutschland sind auch weitere Tochterunternehmen der Vaillant Group in Frankreich, Österreich, Holland, Belgien und Polen an dieses EDI-Netzwerk angeschlossen.

Im EDI-Betrieb werden sowohl eingehende als auch ausgehende Daten durch die EDI-Cloudlösung verarbeitet. Dabei werden hauptsächlich die Formate Editec (für die Kommunikation mit dem Großhandel) und Eancom (eine Untermenge des Edifact-Standards für die Verwendung in der Konsumgüterindustrie) gesendet und empfangen. Vaillant nutzt dabei eine große Bandbreite von Nachrichtenarten, um einen möglichst hohen Grad der Automatisierung zu erreichen. Neben Bestellungen und Bestellbestätigungen werden auch Rechnungen, Verkaufs- und Lagerberichte sowie Lieferscheine und Zahlungsavise elektronisch ausgetauscht. Die Anbindung an Vaillants SAP-Systeme erfolgt dabei via „Secure FTP“ (SFTP).

„Digital Documents“ als Full-Service

Für den Hauptsitz in Remscheid werden zudem die nicht per EDI eingehenden Aufträge im Full-Service erfasst („Digital Documents“). Als E-Mail-Anhang oder noch per Fax eingehende Bestellungen werden durch das Digital-Documents-Team erfasst, validiert und über die EDI-Schnittstelle nach Remscheid geschickt. Zeitkritische Bestellungen werden durch eine automatisierte Regel priorisiert, um die rechtzeitige Verarbeitung – und damit einen pünktlichen Versand der bestellten Waren an den Kunden – zu gewährleisten. Vaillant erreicht dank der schnelleren und effizienteren Prozesse eine hohe Kundenzufriedenheit

„Im Laufe der langen Partnerschaft konnten wir einen äußerst zuverlässigen EDI-Betrieb und ein weitreichendes Netzwerk mit unseren Kunden aufbauen“, sagt Peter Freund, Leiter eBusiness und Vertriebsinnendienst bei Vaillant Deutschland. „Mit der Kombination aus Eskers EDI Services und ‚Digital Documents‘ konnten wir unseren Auftragseingang nahezu vollständig digitalisieren.“ Stand April 2019 wurden mit 329 Partnern monatlich per EDI durchschnittlich 120.000 Nachrichten mit einem Datenvolumen von ca. 1,1 GB ausgetauscht, wobei die Nachrichtenarten ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC, INVRPT, SLSRPT und REMADV genutzt werden.

Quantifizierbare Vorteile der Digitalisierung

Über den Service „Digital Documents“ werden ergänzend dazu knapp 400 Bestellungen im Monat verarbeitet; vor vier Jahren waren es noch knapp 2.000. Auch diese Zahlen machen den Fortschritt beim Ausbau des EDI-Netzes deutlich. „Digital Documents“ bringt eine Kostenersparnis 83,4 Prozent in der Auftragsverarbeitung; statt 10 € kostet die Verarbeitung eines Auftrags jetzt nur noch 1,66 €. Dabei liegt die Fehlerquote unter 0,2 Prozent – und die Verarbeitungszeit im Durchschnitt bei unter 15 Minuten.

Die Vorteile der im Laufe der Jahre erreichten Automation des Dokumentenaustausches können sich sehen lassen. Über die einheitliche EDI-Schnittstelle für eingehende Nachrichten im Auftragseingang können heute alle per EDI erhaltenen Bestellungen bei Vaillant automatisiert verarbeitet werden. Dank der schrittweisen Anbindung weiterer Kunden steigt der Automatisierungsgrad im Auftragseingang kontinuierlich; inzwischen wird durch die Kombination von EDI und „Digital Documents“ eine EDI- Quote von nahezu 100 Prozent erreicht.

Weil das Digital-Documents-Team im Laufe der Jahre eine profunde Kenntnis des SHK-Marktes erworben hat, kann es auch Ausnahmebehandlungen bei eingehenden Bestellungen durchführen. Und weil es sich um eine Cloud-Lösung handelt, nutzt Vaillant Eskers bestehende, moderne EDI-Infrastruktur ohne Investitionen in eigene Hard- und Software sowie Wartung und Updates.

Der elektronische Datenaustausch in der EDI-Cloud, an die 600 Kunden und über 5.000 Partner in 24 Ländern angeschlossen sind, ersetzt manuelle, langwierige Abläufe durch digitale, standardisierte Verfahren. Die E-Integration GmbH als der EDI-Spezialist des Esker-Konzerns und verbessert mit ihren Services auch die alltäglichen Prozesse zwischen den Geschäftspartnern nachhaltig. So werden nicht wertschöpfende Aufwände reduziert und die Abläufe im Kerngeschäft beschleunigt.

Die EDI-Services ergänzen das Esker-Portfolio professioneller Automatisierungslösungen für Dokumentenprozesse, zu denen auch KI-gestützte Cloud-Lösungen für Finanzwesen, Vertrieb und Supply Chain gehören. Auf dieser Basis können Unternehmen selbst den Grad der Prozessautomatisierung und die Geschwindigkeit ihrer digitalen Transformation bestimmen; sie profitieren dabei von mehr als 30 Jahren Erfahrung der E-Integration GmbH in vielen Branchen. Deshalb sind die Produkte funktional, schnell eingerichtet und leistungsfähig. Auch die bisher erreichten EDI-Quoten lassen sich so steigern.

Über Vaillant

Die Vaillant Group ist ein international tätiges Familienunternehmen mit Sitz in Remscheid, Nordrhein-Westfalen. Im Jahr 2015 wurde das Unternehmen mit dem Deutschen Nachhaltigkeitspreis als nachhaltigstes Großunternehmen Deutschlands ausgezeichnet. Eine besondere Ehrung für die weltweit rund 14.000 Mitarbeiter, die sich jeden Tag für den Klimaschutz einsetzen – viele von ihnen in einem internationalen Netzwerk von Produktions- und Entwicklungsstandorten in vielen europäischen Ländern und China. Darüber hinaus steht die Vaillant Group für eine offene Unternehmenskultur und einen respektvollen und fairen Umgang miteinander. Als starke Gemeinschaft, auf der Grundlage der Werte Unternehmertum, Vertrauen, Integrität und Leidenschaft.

Bildquelle: Vaillant Group