Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

Wie EgeTrans Eingangsrechnungen digital verarbeitet

Logistiker haben meist eines gemeinsam – Unmengen von Papier, das für Prozesse und Abläufe benötigt wird. Nicht so die EgeTrans Internationale Spedition: Der mittelständische Logistikdienstleister aus Marbach am Neckar hat in den letzten Jahren durch diverse Maßnahmen den Papierverbrauch drastisch reduziert und kommt so dem Ziel vom papierlosen Büro immer näher. Hierfür war die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung elementar.

  • Ein Hingucker am Neckarufer: Die Ege-Trans-Zentrale in Marbach.

  • EgeTrans, ein Experte für Beschaffungs- und Distributionslogistik per See- und Lufttransport

Dank digitaler Eingangsrechnungsverarbeitung kann ausgeschlossen werden, dass Rechnungen verloren gehen, liegen bleiben oder beim falschen Empfänger landen. Auch das Eintippen von Daten, die auf Papier stehen, entfällt größtenteils. Das Papierarchiv wird überflüssig – und der Geschäftsprozess erheblich beschleunigt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 11-12/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Realisierung des digitalen ­Dokumenten-Workflows übernahm der langjährige DMS-Partner eks Informatik. Aktuell werden über den Workflow mehr als 2.700 Rechnungen pro Monat durch das Unternehmen geleitet und automatisch im DMS abgelegt.

Bewährte Systemumgebung

Bei EgeTrans ist ein individuell programmiertes ERP-System im Einsatz. Ergänzend hinzukommen das Buchhaltungssystem MAS90 von Infor und das Archivsystem LDOX Comarch ECM iS, früher als Infostore bekannt. Die heterogene Serverlandschaft – bestehend aus Power8-Systemen sowie Intel-Servern (mit dem Bare-Metal-Hypervisor ESXi virtualisiert) – werden mit den Betriebssystemen IBM i, Windows und Linux betrieben.

Mit Hilfe von LDOX Document Manager werden Ausgangsrechnungen, Zollanmeldung und andere Zolldokumente, Handelsrechnungen und Packlisten auf verschiedene Fileserver exportiert. Per LDOX Domino erfolgt zudem die automatische Archivierung der Postfächer für die Eingangsrechnungen – und ein individuell programmierter Mail-Monitor automatisiert den Mailversand archivierter Dokumente aus dem ERP-System.

Der jetzt eingeführte digitale Dokumenten-Workflow stellt die papierlose Bearbeitung der Rechnungen über zwei Wege sicher. Die Speditionsrechnungen werden mit Anbindung an das ERP-System verarbeitet. Für die Verbuchung der normalen Gemeinkostenrechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware MAS90 sorgt der Freigabe- und Genehmigungsprozess. Alle Rechnungen werden mithilfe des digitalen Workflows automatisch durch das Unternehmen geleitet und ebenfalls automatisch im Archiv abgelegt.

Das Digitalisierungsprojekt

Aufgesetzt werden konnte das neue Digitalisierungsprojekt auf die bereits zur Verfügung stehende Standard­anwendung zur Eingangsrechnungsverarbeitung im LDOX-Portfolio von eks, die auch deutsche Bilanzierungsvorgaben erfüllen kann. Ein weiterer Aspekt war die bewährte Zusammenarbeit mit dem DMS-Spezialisten aus dem Dreiländer-Eck in Götzis (Österreich) in den vergangenen 16 Jahren.

Die digitalen Rechnungen werden nun automatisch zur Prüfung bzw. Freigabe an die Zuständigen in den Abteilungen weitergeleitet. „Durch die Automatisierung des Rechnungseingangs­prozesses und die Integration in ERP- und Buchhaltungssystem konnten wir den Geschäftsprozess drastisch beschleunigen“, so Martin Boor, IT-Leiter bei EgeTrans. Mithilfe von Annotationen werden die Kontierungen direkt auf dem digitalen Dokument angegeben. Den Überblick über die Prüf- und Freigabeprozesse sichert der hinterlegte Workflow, die Archivierung in Comarch ECM iS erfolgt automatisiert. Und: Die Einführung von LDOX Smart Invoice mit OCR-Schrift­erkennung eliminiert Tippfehler.

Um den Geschäftsprozess weiter zu beschleunigen, hat EgeTrans auch Anpassungen am ERP-System vorgenommen. So werden inzwischen Rechnungsdaten automatisch vom LDOX-Workflow an das ERP-System übermittelt. Diese Anbindung erspart zusätzlich viel Zeit, da die Daten nicht mehr erneut erfasst werden müssen. Auch eine automatische Verbuchung im Buchhaltungssystem MAS90 wurde in diesem Zuge realisiert. Alle Belege sind in der Buchhaltung nun per Tasten­druck aufrufbar.

Fünf Monate Projektlaufzeit

Ein großes Augenmerk lag auf der Schulung der zahlreichen Anwender. Mit Hilfe von Workshops konnte ihnen die Unsicherheit mit dem neuen digitalen Prozess genommen und ­dessen Vorteile dargestellt werden. Nach nur knapp fünf Monaten Projektlaufzeit wurde die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung per
1. Januar 2020 erfolgreich in den Produktivbetrieb genommen.

„Bei einer komplexen Rechnung können bis zu zehn Minuten eingespart werden“, sagt Melanie Stürmer, kaufmännische Leiterin und Prokuristin. „Auch der Wegfall der händischen Ablage von 2.700 Rechnungen pro Monat erspart viel Zeit. Zudem wurde die Transparenz durch den Einsatz des Workflows erhöht. Alles in allem ein Projekt, das sich zu hundert Prozent gelohnt hat.“

Diese Neuerung optimiert nicht nur die internen Prozesse, sondern ­reduziert auch den Stauraum, da eine Aufbewahrung von Rechnungen in Papierform überflüssig wird. Die digitalisierten Rechnungsprozesse flexibilisieren Arbeitsabläufe, schaffen Transparenz und steigern die ­administrative ­Qualität. Damit erreicht EgeTrans Ziele, die nicht erst aufgrund des zertifizierten Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2015 verfolgt werden. Ein schöner Nebeneffekt der Digitalisierung: Ressourcen wie Papier und Verpackung werden geschont.

Auch deshalb sind folgende Erweiterungen bereits geplant: Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bei den Tochtergesellschaften in Mexiko und den USA und die Erweiterung der Workflow-Lösung durch eine Budget-Prüfung. Dann sind bei der Rechnungsfreigabe die aktuell zur Verfügung stehenden Geldmittel sofort sichtbar.

Über EgeTrans

Das mittelständische, international tätige Unternehmen im Besitz der Familie Steinmüller bietet seit über 25 Jahren maßgeschneiderte Speditions- und Logistikdienstleistungen. Die Kernkompetenz des Unternehmens liegt in der Beschaffungs- und Distributionslogistik im Bereich See- und Lufttransporte. EgeTrans positioniert sich als moderner, mittelständischer Premium-Logistikdienstleister, der für einen reibungslosen Warentransport mit persönlicher Note steht. Rund 175 Mitarbeiter in Marbach am Neckar, Chicago und San­tiago de Querétaro (Mexiko) erwirtschaften einen Jahresumsatz von mehr als 70 Mio. Euro.

Bildquelle: EgeTrans, Adobe Stock

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