xFlow Mailroom, der erste Cloud-Service von WMD

Digitaler Posteingang

Für die neue xSuite365, mit der die Ahrensburger WMD GmbH zukünftig klassische, lokal installierte (On-Premises-)Lösungen um neue Services in der Cloud ergänzen will, gibt es jetzt als erstes Modul xFlow Mailroom. Es übernimmt die automatische Inhaltsklassifizierung der Eingangspost und kann in verschiedenen Szenarien zum Einsatz kommen: bedarfsgerecht als On-Premises-Lösung, als Cloud-Service oder in hybriden Umgebungen.

Die digitale Posteingangslösung dient als Datendrehscheibe, die Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen aufnimmt, diese je nach Bedarf automatisch oder auch manuell verarbeitet und anschließend an die Zielsysteme direkt und ohne Medienbruch übergibt. Dabei haben die Anwender stets direkten Zugriff auf alle wichtigen Informationen für die jeweiligen Prozessschritte, ob aus dem Mailsystem, dem ERP-System oder dem Unternehmens-CRM.

Für eine zentrale prozessorientierte Digitalisierung des Posteingangs sind alle Dokumente interessant, hinter denen strukturierte Arbeitsabläufe stehen, die also eine Bedeutung in den jeweiligen Kernprozessen des Unternehmens haben.

Bei der Klassifikation mit xFlow Mailroom kommen diverse Technologien zum Einsatz. Die Dokumentklassen basieren auf einer inhaltlichen Analyse und werden durch automatisches Nachtrainieren im laufenden Betrieb weiter optimiert. Das Anlegen von Dokumentklassen ist für den Anwender einfach per Klick möglich, wobei neue Dokumentklassen, bereits gelernte Klassen nicht nachträglich negativ beeinflussen können.

Dabei werden unterschiedlichste Input-Szenarien unterstützt. Neben dem typischen Massen-Scannen ermöglicht ein Web-Scan-Client dezentralen Fachabteilungen ebenfalls eine einfache Erfassung ohne Installation. Strukturierte und unstrukturierte Dokumente oder auch Zugferd-kompatible PDFs können direkt aus der Office-Umgebung oder per Web-Service angebunden werden.

Anschließend besteht die Möglichkeit, automatisch weitere Schritte zu starten: das Auslesen der Dokumentinhalte oder auch einfache Workflowschritte mit Hilfe entsprechender Komponenten. Mit den jetzigen Modulen werden so zum Beispiel Rechnungen ausgelesen und die relevanten Informationen erkannt und plausibilisiert.

Da Geschäftsdokumente in der Regel immer einen Kontext haben und auf bereits bestehende Informationen treffen, die sich in den unterschiedlichsten IT-Systemen wie ERP, CRM, Mail u.a. befinden, kann auch eine Enterprise-Search-Funktionalität ergänzt werden. Damit erfolgt direkt aus der Oberfläche von xFlow Mailroom heraus in diversen Unternehmenskontexten die Suche nach (oder im jeweiligen Prozessschritt die automatische Anzeige von) Informationen zu dem eingegangenen Geschäftsdokument. Die intelligente Indizierung sorgt hierbei für eine nahezu vollautomatische Zuordnung von Dokument und zugehöriger Information. Mit der Anbindung an diverse ECM-Systeme oder auch an ein mitgeliefertes Archiv wird die revisionssichere Ablage der Dokumente zu beliebigen Zeitpunkten sichergestellt.

www.wmd.de

Bildquelle: iStockphoto / Scibak

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