Flexible Zeitwirtschaft vereinfacht die Koordination der Mitarbeitenden

Zeiten sicher erfasst – auch im Homeoffice

Vollen Einsatz fürs Unternehmen bringen, aber von zuhause arbeiten: Bei vielen Beschäftigten steht das Homeoffice ganz oben auf der beruflichen Wunschliste. Und immer mehr Unternehmen sind gerne bereit, flexibel zu agieren und ihren Mitarbeitenden diesen Wunsch zu erfüllen.

  • Mit einer modernen Zeiterfassung schaffen Unternehmen Workflows, die Zeit und Kosten sparen.

  • Ganz entspannt Zeiten erfassen und abrechnen – überall, auch mobil.

Allerdings bergen Hybridkonzepte aus Präsenz im Büro und Arbeitszeit zu Hause bei der Zeiterfassung eine gewisse Gefahr. Die – womöglich noch analoge – Übertragung der Erfassungsdaten ist fehleranfällig und mühsam, und das gerade dann, wenn es wichtig ist, Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen und Arbeitszeiten korrekt nachzuweisen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 7-8/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

HR-Software, die sowohl Zeiterfassungs- als auch Zeitwirtschafts-­Prozesse übernimmt, bahnt einen Ausweg aus diesem Dilemma: Digitale Prozesse und entsprechende Softwarekonzepte sorgen für Vertrauen, reduzieren Fehler und stärken die Identifikation der Belegschaft mit dem Unternehmen. Ein Beispiel ist die Lösung IF-6040 Zeit der Interflex Datensysteme GmbH. Sie bildet Bedürfnisse der Zeitwirtschaft digital ab – von der Dokumentation der Arbeitszeit über die zeitwirtschaftliche Bewertung bis zur Weitergabe an nachgelagerte Systeme.

Einloggen von überall

„Die Idee ist, dass jedes Endgerät auf unser System zugreifen kann. Ob es ein iPhone oder ein Android-Gerät ist, ein Desktop oder ein Laptop – alles, was einen aktuellen Browser hat, kann als Zugriffspunkt verwendet werden“, erklärt Produktmanager Manuel Förster. Per Web oder App können die Beschäftigten im „Employee Service“ auf ihre Daten zugreifen. Einmal eingeloggt, können sie auch Zeiterfassungsfragen in Echtzeit klären: „Urlaubsanträge buchen, Zuschläge beantragen, Zeitkonten oder Auswertungen anschauen: das geht von überall.“

Der Blick über den Resturlaub ist ebenso möglich wie die Kontrolle darüber, ob die Zeiten korrekt gebucht wurden. Der Klassiker: das vergessene ‚Ausstempeln‘ nach der Arbeit – da schlägt das System direkt Alarm! „Wenn eine Regel verletzt wurde, um die man sich kümmern muss, gibt es einen Hinweis. Und man kann mit hoher ‚Usability‘ schnell korrigieren, ohne lange durchs System zu navigieren“, beschreibt Förster die Anwendungsweise.

Auch Vorgesetzte profitieren von der Lösung: Sie haben genauen Überblick, etwa darüber, ob Mitarbeitende im Limit der maximalen Zahl von Überstunden bleiben. So lassen sich Einzelne und Teams auf dem Firmengelände und anderen Einsatzorten erfassen und koordinieren – und das gesetzeskonform und nach betriebsspezifischen Regeln: Tarifverträge und eigene Vereinbarungen können hinterlegt werden, was den Aufwand für nachgelagerte Abteilungen deutlich reduziert.

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Für Unternehmen, die Arbeitszeiten noch mit Excel oder gar auf Papier erfassen, bietet die Software große Vorteile: „Das System berechnet alles automatisch und kann die Daten auf Knopfdruck übergeben. So werden die Fachabteilungen entlastet“, weiß Förster. Personalverantwortliche gewinnen Zeit für andere Aufgaben, die Abrechnungssicherheit für unterschiedliche Vertragsmodelle erhöht sich, egal ob Vollzeit- oder Teilzeitkräfte oder auch geringfügig Beschäftigte. Nützlich ist auch, dass sich die Arbeitszeiten gezielt Projekten oder Tätigkeitsfeldern zuweisen und abrechnen lassen.

Mit ergänzenden Funk­tionen für das Workforce-Management lässt sich das System über die Themen Zeiterfassung und Zeitwirtschaft hinaus ausbauen. Je nach Bedarf können zu IF-6040 Zeit einzelne Module hinzugebucht werden, mit denen sich Personalthemen abbilden lassen. Die Personaleinsatzplanung PEP etwa holt die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit an den richtigen Ort, erstellt Schichten und Pausen, beachtet Mindestruhezeiten und bildet Tauschvorgänge ab. Zusätzlich lassen sich über das Modul Zutritt Lösungen zur Besucherverwaltung und Zutrittskontrolle anbinden, so Förster: „Das modular aufgebaute System ist wie ein Zug, in den der Kunde hinten oder vorne einsteigen und komplett durchgehen kann.“

Größter Vorteil des Systems: die Bedienfreundlichkeit. „Niemand macht Zeiterfassung und Zeitwirtschaft aus Spaß“, weiß Produktmanager Manuel Förster. „Da ist es wichtig, die Hemmschwelle für die Benutzer niedrig zu halten. Wir haben im Self-Service einen starken Fokus auf das Thema ‚User Experience‘ gelegt und möchten Hürden für die Verwendung des Systems ausschalten.“

Egal, ob Beschäftigte, HR-Abteilung, Zeitbeauftragte oder Vorgesetzte: die Anwendung soll einfach sein. „Genau dieser Punkt ist es, der bei den Kunden, ob 25-Personen-Betrieb oder 2500-Köpfe-Unternehmen, gut ankommt“, sagt Förster. „Unsere Systeme sind so einfach zu bedienen wie eine App – das ist das Feedback, das wir immer wieder bekommen.“

Bildquelle: Interflex

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