Zeiterfassung im Projekt-Controlling

Doch je schneller das Projektvolumen steigt und je mehr Beteiligte - interne wie externe - an den Projekten mitarbeiten, desto schwieriger wird es, die Zeiterfassung über die „guten, alten“ Excel-Listen abzuwickeln. In der Regel ergeben sich nämlich die folgenden drei Herausforderungen:

1. Fehlende Effizienz: Wann habe ich was für wen gearbeitet? Diese Frage stellt sich jedem Projektbeteiligten spätestens dann, wenn die Projekt- und/oder Geschäftsleitung dazu auffordert, die Projektzeitpläne zu ergänzen bzw. zu aktualisieren. In der Regel geschieht dies spätestens zum Monatswechsel, damit die geleisteten Projektzeiten auch abgerechnet werden können. Urlaubs- und Fehlzeiten müssen dann ebenso angegeben werden wie mit den einzelnen Projekten verbundene Ausgaben und Reisekosten. Bei einem Projekt und einem Projektteam in der Regel kein Problem, bei vielen Projekten und vielen Projektteams eine Sisyphusarbeit, die keiner gerne macht.
2. Fehlende Präzision: Wenn wie eben beschrieben Projektzeiten erst nachträglich in Tabellen eingetragen werden, ist der „Fehlerteufel“ quasi vorprogrammiert. Projektzeiten werden falsch oder gar nicht erfasst, ein Nachweis – sowohl intern als auch extern gegenüber dem Projektauftraggeber – wird immer schwieriger. Gerade wenn Mitarbeiter parallel für verschiedene Projekte und/oder Auftraggeber tätig werden, wird es immer schwieriger, die für eine ordentliche Zeiterfassung erforderliche Präzision zu erreichen. Darüber hinaus wird auch das Projekt-Controlling immer komplexer. Projektleitung und/oder Geschäftsleitung müssen sich durch unterschiedlichste Excel-Tabellen „wühlen“, wenn sie sich einen Überblick über den aktuellen Projektstatus, die geleisteten Arbeiten, das bereits verbrauchte Projektbudget, die Auslastung, u.v.m. verschaffen möchten. Und selbst wenn sie diesen Aufwand betreiben, gilt: Je unpräziser die Tabellen, desto unpräziser das Controlling.
3. Fehlender Umsatz: Mal die ein oder andere Stunde vergessen oder dem falschen Projekt zugeordnet oder ein etwas diffuser Überblick über die Personalplanung – kann ja alles mal passieren. Schon möglich, aber riskant. Denn am Ende bedeutet diese Vorgehensweise, dass der Nachweis geleisteter Projektarbeitszeiten fehlerhaft ist und damit auch die Abrechnung - was sich direkt auf den unternehmerischen Erfolg auswirkt. Werden Projektarbeitszeiten nicht erfasst, können sie auch nicht abgerechnet werden. Der Umsatz ist weg. Kommt es dann auch noch beim manuellen Übertrag der in Excel-Tabellen aufgeführten Projektzeiten in die Faktura-/Abrechnungslösung zu Fehlern, steigt das Risiko von Umsatzeinbußen zusätzlich. 

Genau für diese Thematik wurde die Software ZEP - Zeit-Erfassung für Projekte entwickelt, und zwar speziell für Unternehmen in projektorientierten Branchen unabhängig von ihrer Firmengröße. Und so gehören 1-Personen-Betriebe heute genauso zu den Anwendern wie international tätige Großunternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern in internationalen Projekten. Die intuitive Eingabe der Projektzeiten über eine webbasierte Benutzeroberfläche oder mobile Apps, Reisekostenabrechnung sowie Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung und ein Projekt-Controlling – das alles können manuell erstellte Tabellen nicht bieten. 

Bildquelle: Provantis IT Solutions GmbH