20% effizientere Projektabrechnung durch Low-Code-ERP

Die Abrechnung im Projektgeschäft ist komplex und zeitaufwendig. Kundenprojekte werden entweder nach Aufwand oder Festpreisvereinbarungen oder mit monatlichen Abschlagszahlungen nach Abschluss von Projektmeilensteinen abgerechnet. Dieses Modell „Zeit gegen Geld“ erzeugt intern einen hohen Aufwand für die Erfassung und Zuordnung von Projektzeiten, Zwischen- und Endabrechnung. Oft haben die Kunden sogar unterschiedliche Stunden- und Tagessätze. Kommen beispielsweise noch Reisezeiten oder andere projektbezogene Zusatzkosten dazu, wird es noch komplexer.
Selbst, wenn Projekte mit einem Festpreis abgerechnet werden, bedeutet das nicht unbedingt weniger Zeitaufwand für die Kontrolle und Abrechnung: Freigaben von Abrechnungen und Projektberichten, Kontrolle und Auszahlung von Reisekosten und Budgetüberwachung gehören zum Alltag der Buchhaltung und Projektleitung eines Software- oder Systemhauses.
Klassische ERP-Systeme, die solche Prozesse automatisieren könnten, gibt es für das Projektgeschäft kaum. Die üblichen ERP-Lösungen konzentrieren sich auf die klassischen Anforderungen der Materialwirtschaft mit Artikeln und Lagerbeständen. Für Dienstleistungsunternehmen wie Software- und Systemhäuser ist die wichtigste Ressource jedoch die Menschen im Unternehmen bzw. deren Arbeitszeiten. Andere Ressourcen existieren quasi nicht. Entwicklerstunden können weder ins Lager gelegt noch daraus entnommen werden. Die Ressource Mensch in den Mittelpunkt zu stellen und alle anderen Ressourcen faktisch auszublenden, obliegt den klassischen ERP-Lösungen nicht.

Komplex, komplexer, planemos

Auch die planemos GmbH stand vor diesem Problem. Das 2012 gegründete Unternehmen aus Erlangen ist Spezialist in der Auto¬matisierung von rezepturgesteuerten Lebens¬mittel-prozessen und liefert weltweit Automatisierungssoftware für Brauereien, Mälzereien, Molkereien und Käsereien und andere Unternehmen der Getränke- und Nahrungsmittelindustrie.  
„Projektgeschäft ist sehr individuell. Jedes Softwareprojekt ist anders, jeder Kunde ist anders. Wir entwickeln Lösungen für eine Vielzahl von unterschiedlichen Unternehmen in unterschiedlichen Branchen. Die einen wünschen einen Fixpreis, die anderen zahlen nach Zeitaufwand. Manche wünschen monatliche Abschläge oder Zwischenrechnungen, andere ganz individuelle Zahlungsmodalitäten“, berichtet Thomas Bux, Geschäftsführer von planemos. „Für die Abrechnung müssen nicht nur die Zeitaufwände erfasst und zugeordnet werden, es müssen Kosten von externen Dienstleistern, Reisekosten der Mitarbeiter usw. berücksichtigt werden. Einige Kunden wünschen monatliche Projektberichte, andere Stundenaufstellungen. Oft müssen die Abrechnungen vor dem Versand kontrolliert und freigegeben werden. Dies sind einige der speziellen Fälle, die wir tagein tagaus anpacken müssen. Bisher wurden das meiste manuell erledigt, was viel Zeit kostet und fehleranfällig ist.“.
Um den manuellen Aufwand zu reduzieren, hatte planemos immer wieder neue Programme angeschafft. So entstand mit der Zeit ein Durcheinander an Insellösungen, die sich um die kaufmännische Softwarelösung aus dem Hause Lexware herum gruppierten und untereinander „irgendwie“ über Schnittstellen Daten tauschten. Das ganze System wurde immer komplexer, wartungsintensiver und fehleranfälliger.
Es gab keine standardisierten Workflows und schon gar keine per Software automatisierten Workflows. Dadurch war die Zahl der manuell auszuführenden Prozesse beispielweise bei der Rechnungsstellung oder beim Projektcontrolling enorm.

Eine neue, zentrale ERP-Lösung wurde gesucht

Das sollte sich ändern. Gesucht wurde eine ganzheitliche ERP-Lösung, die alle Prozesse im Unternehmen abdeckt und sämtliche Unternehmensdaten in einer Software zusammenführt und zentralisiert. Wichtig war zudem, dass die Lösung schnell an neue Prozesse und Anforderungen anzupassen und zu skalieren ist und das Projektmanagement unterstützt.
Kurzum: Das neue System sollte zu einer deutlich höheren Transparenz im Unternehmen, zu mehr Sicherheit in Prozessen, zu sinkender Fehleranfälligkeit und mehr Effizienz und Kosteneinsparungen durch Automatisierung führen.
Ein Anbietervergleich machte deutlich, dass es für das sehr individuelle Projektgeschäft, so wie es planemos anbietet, kein passendes Standardprodukt auf dem Markt gibt, welches alle geforderten Funktionen und Eigenschaften erfüllt.
„Die am Markt verfügbaren ERP-Systeme beherrschen Waren- und Produktionsströme, aber nicht komplexe Projektabrechnungen“, erzählt Thomas Bux weiter. „Wir waren lange vergeblich auf der Suche nach einer Softwarelösung für eine interne Prozessautomatisierung. Die Projektabrechnung, die uns täglich viel Zeit kostet, sollte möglichst vollständig automatisiert und effizienter gestaltet werden. Ich war frustriert, denn keine am Markt erhältliche Software passte“.

Low-Code bietet die notwendige Flexibilität

Über eine Empfehlung fand Bux die Aachener GEBRA-IT GmbH, die mit ihrer eigenen Low-Code-Plattform GEBRA-Suite maßgeschneiderte ERP-Lösungen für Branchen wie Dienstleistung, Handel, Logistik und Produktion entwickelt. Sie konnte schließlich alle Anforderungen und Wünsche von planemos umsetzen.
„Die GEBRA-IT ist in der gleichen Situation wie wir. Projektgeschäft, Abrechnung nach Stunden, Zwischenabrechnung. Milestone-Zahlungen usw. gibt es auch dort. Die verstanden unser Geschäft und unser Problem von Anfang an. Das hat mich überrascht. Und weil das Team von GEBRA-IT uns verstanden hat, konnten die Berater ihr vorhandenes Basis-Template, das bereits viele der geforderten Funktionen im Baukasten hatte, zu 100 Prozent auf die Prozesse und Bedürfnisse von planemos anpassen. Hier spielt die GEBRA-Suite mit der Flexibilität der Low-Code-Plattform ihre Stärken aus“, fährt Thomas Bux fort.
Im Juni 2023 ist die neue Low-Code-ERP-Lösung in den Live-Betrieb gegangen. Sie erledigt alles, wirklich alles, auf Knopfdruck. Alle Prozessschritte sind in der neuen Cloud-Lösung fest verzahnt und zu einem durchgehenden Gesamtworkflow verknüpft. Viele sind komplett automatisiert.

GEBRA-Suite: Eine Software für alles

Man könnte den Projekterfolg in einem Satz beschreiben: planemos bekam eine ganzheitliche ERP-Lösung, die alle Prozesse im Unternehmen abdeckt, viele davon automatisiert und die Daten in einer Software vereint.
Jeder Prozess wurde genau nach den Anforderungen und Wünschen des Kunden umgesetzt. Hier kommt das Prozesswissen und die Erfahrung der GEBRA-IT-Experten zum Tragen, die gemeinsam mit planemos die optimalen Prozesse erarbeitet haben. Jeder automatisierbare Prozess wurde erfolgreich automatisiert, was eine Schlüsselanforderung im Pflichtenheft darstellte.
Die zusätzlichen Anforderungen an das neue ERP-System, darunter eine umfassende Prozesstransparenz, Anpassungsfähigkeit sowie die Minimierung manueller Prozesse und Fehler, wurden ebenfalls erfolgreich umgesetzt.
„Heute haben wir eine Zeitersparnis von mindestens 20 % durch die Automatisierung von Prozessen. Durch die Komplexität und die Sonderfälle in unseren Projekten war die Rechnungsstellung immer sehr zeitaufwendig. Heute reicht ein Knopfdruck und die Software verrichtet zuverlässig ihre Arbeit. Die Effizienzsteigerung ist spürbar“.
Ein wesentlicher Vorteil der ERP-Lösung auf Low-Code-Basis ist die eigenständige Anpassungs- und Erweiterungsfähigkeit der Software an neue Anforderungen und Prozesse. Dank Low-Code sind die Mitarbeitenden von planemos ohne Programmierkenntnisse in der Lage, selbst Prozesse und Funktionenanzulegen, zu ergänzen oder zu verändern.

Zitat Thomas Bux, Geschäftsführer der planemos GmbH
„Die GEBRA-IT war das einzige Unternehmen, das nicht nur selbst die Herausforderungen des Software-Projektgeschäfts kennt und verstanden hat, sondern auch in der Lage waren, uns eine maßgeschneiderte ERP-Lösung zu liefern. Der Low-Code-Technologie hat hier natürlich sehr geholfen. Dank derer können wir sogar inhouse ohne Programmierkenntnisse selbst Anpassungen und Ergänzungen vornehmen. Wo gibt es das denn sonst bei einer ERP-Software?“

Bildquelle: GEBRA-IT