5 Tipps zum mobilen Drucken im Arbeitsalltag

Für den Anwender kann mobiles Drucken ein spürbaren Komfortplus mit sich bringen. Unternehmen sehen sich bei diesem Thema jedoch mit einer Vielzahl an Fragen konfrontiert, die vor der Einführung eines Mobile-Printing-Konzepts beantwortet werden sollten.

Den Anfang bildet die Überlegung, welche mobilen Geräte überhaupt angebunden werden sollen. Gestatten Unternehmen ihren Mitarbeitern z.B. im Rahmen von Bring-Your-Own-Device-Arbeitsmodellen (BYOD), persönliche Geräte beruflich zu nutzen, bedeutet dies in der Regel viele zusätzliche Gerätetypen und unterschiedliche Betriebssysteme. Eine entsprechende wachsende Geräteheterogenität im Unternehmen belegt die Studie „Arbeitswelt 3.0“ des deutschen IT- und Telekommunikationsbranchen-Verbandes Bitkom.

Demzufolge setzen drei Viertel der deutschen Arbeitnehmer mobile Lösungen ein – und verwenden dafür auch ihre privaten Geräte. An erster Stelle steht das eigene Notebook – 35 Prozent der Befragten gaben an, dieses Endgerät auch beruflich zu nutzen, gefolgt vom stationären Computer (32 Prozent) sowie vom Handy (31 Prozent). Private Mobilgeräte sind in erster Linie jedoch auf die Bedürfnisse von Privatanwendern ausgelegt und nicht auf die Anforderungen von Unternehmen. Bei der Entwicklung vieler Betriebssysteme für Tablets und Smartphones wurde zudem die Möglichkeit zum Drucken noch gar nicht berücksichtigt. Daher kann es schwierig sein, beim Drucken vom Mobilgerät die gleiche Anwenderfreundlichkeit zu gewährleisten wie vom Arbeitsplatzdrucker aus.

Es gibt im Grunde genommen zwei Wege, um vom mobilen Endgerät drucken zu können: entweder über spezielle Lösungen wie Airprint bzw. Google Cloud Print oder über eine Druck-App. Für den Einsatz von Cloud Print sind cloud-fähige Drucker die unerlässliche Basis – Airprint kann wiederum nur mit ausgewählten Betriebssystemen verwendet werden. Bei speziell für das mobile Drucken entwickelten Apps bestehen die Einschränkungen nicht und der Auftrag kann – direkt vom Smartphone aus – über eine Cloud wie etwa Dropbox an den Drucker geschickt werden.

Automatische Digitalisierung

Für den direkten Ausdruck vor Ort sollten sich Drucker und mobile Devices im gleichen WLAN befinden. Allerdings kann im Einzelfall das Druckergebnis von dem abweichen, was der Anwender auf seinem Smartphone-Bildschirm sieht. Liegt eine heterogene Drucker- und Systemlandschaft vor, empfiehlt es sich ohnehin, zunächst die Output-Landschaft und mit ihr zusammenhängende Prozesse im Rahmen eines Managed-Print-Services-Projekts (MPS) zu konsolidieren und zu optimieren. Nur so lassen sich mobile Druck-Apps wirklich effektiv einsetzen, da sie in der Regel für spezielle Geräte, Anbieter oder Betriebssysteme entwickelt wurden. Durch die Optimierung der Druckerlandschaft können Unternehmen den administrativen Aufwand für Output-Prozesse reduzieren und Kosten sparen. Außerdem lassen sich Mobile-Capture-Lösungen für die dezentrale und automatische Digitalisierung und Verarbeitung von Papierunterlagen mit einbeziehen.

Unternehmen, die von den Vorteilen des mobilen Druckens profitieren wollen, tun gut daran, eine eigene Policy zu entwickeln, die sie in ihre Mobility-Strategie einbauen. Dazu zählen verbindliche Festlegungen – ­neben der Auswahl der jeweils für den Gerätetyp geeigneten Lösung für den mobilen Druckauftrag sollte auch der Übertragungsweg der Daten geprüft und per Verschlüsselungstechnologie gesichert werden. So ist dann etwa auch der Ausdruck sensibler Firmendaten vom ungesicherten Flughafen-WLAN aus möglich.

Zudem empfiehlt sich die Entwicklung individueller Strategien für die unterschiedlichen Mitarbeitergruppen – neben den Mitarbeitern mit einem hohen Anteil an Reisetätigkeit gilt es z. B. auch, die wachsende Anzahl an Home-Office-Mitarbeitern in das mobile Druckkonzept einzubinden. Dazu sollten die verschiedenen Branchenbedürfnisse beachtet werden. Im Gesundheitswesen wird z. B. mit hochsensiblen Patientendaten gearbeitet. Das Bankgeschäft ist hingegen sehr papierintensiv. Hier müssen verschiedene Dokumente gesammelt und von den Filialen effizient und sicher in ein zentrales Verarbeitungssystem übertragen werden. Um umfassende Datensicherheit zu garantieren, sollten Unternehmen also auch den Aspekt der Dokumentenausgabe am Drucker bedenken.

So bieten sich beim Ausdruck vertraulicher Dokumente spezielle Druckfreigabelösungen an. Die Druckaufträge werden dabei so lange auf der lokalen Festplatte der Clients gespeichert, bis sich der Anwender am gewünschten Multifunktionsgerät etwa per Radio Frequency Identification (RFID) authentifiziert und den Druckjob freigibt. Die Druckaufträge werden während des kompletten Prozesses verschlüsselt und damit vor unerlaubten Zugriffen geschützt. Wer allerdings Sicherheitslücken zwischen mobilen Geräten und Druckern verlässlich schließen möchte, sollte auch die Mitarbeiter im Hinblick auf Risiken mobiler Ausdrucke und den Umgang mit vertraulichen Dokumenten sensibilisieren.


Fünf Punkte, …
… die Unternehmen bei der Einführung von mobilen Druckkonzepten beachten sollten:
1. Welche mobilen Geräte dürfen für das mobile Drucken verwendet werden?
2. Welche Apps bzw. Drucklösungen können den Mitarbeitern auf Basis der bestehenden Systemumgebung empfohlen werden, stehen cloud-fähige Drucker an allen dafür vorgesehenen Orten zur Verfügung?
3. Welche Mobile-Capture-Lösungen für die dezentrale und automatische Digitalisierung und Verarbeitung von Papierunterlagen können/sollen ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden?
4. Liegt eine heterogene Drucker- und Systemlandschaft im Unternehmen vor?
5. Wie sollen sensible und sicherheitskritische Informationen im Rahmen von Mobile Printing behandelt werden?

Quelle: Lexmark Deutschland GmbH


Bildquelle: Thinkstock/iStock