Abschied von der ERP-Handarbeit

Ein Nasdaq-notierter Mutterkonzern in den USA, Standorte in Deutschland und Frankreich sowie rund 150 Vertriebspartner weltweit – ein komplexes Umfeld für eine grundlegende Konsolidierung der IT. Dennoch startete Martin Yale International das Projekt, mit einer Komplettlösung für Enterprise Resource Planning (ERP) seine Geschäfts- und Produktionsprozesse weltweit zu vereinheitlichen. „Das internationale Berichtswesen erforderte zu viele manuelle Abläufe, die Abstimmung der Produktions- und Logistikprozesse war aufgrund der unterschiedlichen Systeme kaum möglich“, erklärt Marko Dietenberger, Vice President Operations bei Martin Yale und verantwortlich für die ERP-Implementierung in Deutschland. „Für eine übergreifende Unternehmenssteuerung war die Ablösung der bestehenden Inselsysteme der einzig vernünftige Weg.“

Der Anwender begann zunächst in der US-amerikanischen Zentrale mit der Konsolidierung seiner Unternehmensprozesse. Nach unzureichenden Ergebnissen mit IBM- und Oracle-Plattformen fiel die Entscheidung, Epicor ERP einzuführen. Ein Kriterium dafür war, dass über die im ERP-System integrierten Funktionen für Finanz- und Berichtswesen auch ein transparentes, automatisiertes Daten- und Informationsmanagement ermöglicht wurde, das die Reportinganforderungen des in den USA börsennotierten Mutterunternehmens erfüllt.

Fehlerfreie Datenkonvertierung

Anfang 2011 startete das Projekt in Deutschland. Dabei wurden alle bestehenden Einzelanwendungen abgelöst, die für das exportorientierte Fertigungsunternehmen wesentlich sind: Engineering-Lösungen und Produktionsmanagement, Einkauf und Zulieferermanagement, Produkt-Lifecycle-Management, Bestellwesen, Auftragsabwicklung und Logistik sowie Forecasting und Absatzplanung bis hin zu Kundenmanagement und Reporting.

Ein zentrales Stammdatenmanagement sollte dafür sorgen, dass Martin Yale sein Finanz- und Berichtswesen über alle Standorte konsolidieren kann. „Die dafür nötige Datenbereinigung und -konvertierung war eine der wichtigsten Projektphasen“, erzählt Marko Dietenberger. „Es gibt einige kritische Auswahlkriterien für Managementlösungen. Dazu zählt aus unserer Erfahrung eindeutig, inwiefern die Tools und Templates des Anbieters dabei unterstützen, die Unternehmensdaten zu bereinigen und fehlerfrei zu überführen.“

„Ein großes Thema bei der ERP-Auswahl waren zudem die Funktionen für Business Process Management“, erklärt Dietenberger. „Schnell auf Leistungskennzahlen zugreifen zu können, Managementberichte ad hoc zu erstellen und über rollenbasierte Dashboards den Überblick zu behalten ist für eine vorausschauende Unternehmenssteuerung entscheidend. Sind die Oberflächen intuitiv zu bedienen, finden sich auch Geschäftsanwender schnell zurecht.“ Für das internationale Geschäft wurde das ERP-System auch für mobile Endgeräte bereitgestellt. VPN-Verbindungen sowie eine transparente Rechtevergabe für Einzelne oder Gruppen garantierten die nötige Sicherheit.

Anbindung der Zollabwicklung

„Im Produktionsmanagement und der Liefertermintreue zeigt sich plakativ der Unterschied zwischen modernen, aktiven Systemen und veralteten passiven Lösungen“, erläutert Dietenberger. „Heute erkennen wir anhand individuell definierter Kennzahlen automatisch Engpässe oder Ausnahmen – beispielsweise aus dem Materiallager, der Fertigung oder von den Zulieferern. Dadurch können die Mitarbeiter sofort agieren und Alternativlösungen entwickeln. Zuvor musste man aufwendig manuell Suchen, um zu wissen, ob entlang der Prozesskette alles reibungslos abläuft.“

Zudem war für das Anwenderunternehmen eine service-orientierte Softwarearchitektur (SOA) wichtig, um Drittanwendungen sowie Dienstleister einfacher zu integrieren. „Wir mussten in Deutschland beispielweise das Zollabwicklungssystem Atlas und Intrastat für die Meldepflicht zu Warenbewegungen in der EU integrieren“, berichtet Dietenberger. „Unser neues ERP-System bietet dafür vorgefertigte Schnittstellen, die es erlauben, ohne Code-Änderungen externe Softwarelösungen in die ERP-Prozesse einzubinden.“ Auf dem gleichen Weg hat Martin Yale seinen externen Dienstleister für Kommissionierung und Lagerung von Fertigwaren direkt in seine Workflows eingebunden. Dadurch können die Prozesse mit dem Logistikdienstleister jederzeit rein durch Konfiguration geändert und angepasst werden.

Dien Einführung des ERP-Systems erfolgte nach dem Big-Bang-Ansatz. „Das sorgte zunächst im Management für Spannungen“, erklärt Dietenberger. „Jedoch wäre ein Parallelbetrieb des alten Systems mit dem neuen ERP für die IT-Abteilung und die Anwender extrem belastend gewesen und hätte schnell zu inkonsistenten Daten geführt. Zumal ein Parallelbetrieb auch nicht garantiert, dass die Umstellung am Ende fehlerfrei gelingt. Der harte Wechsel zur neuen Lösung von einem Tag auf den anderen gelingt, wenn das externe IT-Team mit der internen IT und den Fachabteilungen Hand in Hand zusammenarbeitet und offen kommuniziert. Wir haben mit dem Big-Bang-Ansatz gute Erfahrungen gemacht – der Übergang verlief reibungslos ohne auch nur einen Tag Produktionsausfall oder Störungen im Betrieb.“

Über Martin Yale International:
Der Spezialist für datenschutzgerechte Entsorgung und Print Finishing ist Teil der Martin-Yale-Gruppe und zuständig für den Bereich “Bürogeräte und graphische Produkte” innerhalb des Mutterkonzerns Escalade Inc. Die Gruppe ist Nasdaq-gelistet und hat ihr Hauptquartier in Evansville, Indiana/USA. Martin Yale International unterhält seinen Sitz im badischen Markdorf. An diesem Standort und den sieben Tochterunternehmen sind insgesamt 159 Mitarbeiter beschäftigt.

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